Besprechung: So gestalten Sie lebhafte Meetings
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Diskussionen in einer Besprechung: Fluch oder Segen?!
To meet up. Eigentlich eine gute Idee. Sich zusammensetzen. Projekte besprechen. Aufgaben klären. Ideen freisetzen. Probleme sichten. Und ganz nebenbei, das Soziale im Team ein wenig stärken.
So der gute Vorsatz. Die Realität sieht jedoch oftmals ganz anders aus. Zwar sitzen alle zusammen, ob nun vor Ort im Konferenzraum oder virtuell zugeschaltet, aber der Rest hat seine Schwächen, um es „freundlich“ auszudrücken. Meist liegt die Ursache in der Kommunikation:
- Es wird zu viel geredet.
- Es reden meist immer die Gleichen.
- Punkte, die eigentlich längst geklärt waren, müssen erneut besprochen werden.
- Mancher Teamkollege schweigt.
- Der eine oder die andere redet wieder und wieder und fast ohne Unterlass.
- Andere sagen nur sehr wenig.
- Es wird unterbrochen.
- Beiträge „ufern aus“, d.h. es wird vom Thema abgeschweift.
- Anliegen geraten aus dem Fokus der Diskussion.
- Das eine oder andere bleibt ungeklärt – und muss vertagt werden.
- undundund…
Die Unzufriedenheit entsprechend hoch. Der Frust über die „verlorene Zeit“ noch mehr. Als Moderator teilen Sie beides. Gleichzeitig stecken Sie allerdings auch in einem Dilemma. Sie sind als Moderator für das Moderieren des Meetings verantwortlich, besser gesagt „mit-verantwortlich“, da es natürlich auch immer an den Teilnehmern liegt, wie ein Meeting verläuft.
Nicht machtlos bleiben – dank dem Stellen von Fragen
Allerdings – und dies ist ganz wichtig – haben Sie etliche Optionen das Meeting zu steuern. Eine dieser Optionen ist das Stellen von Fragen. Denn…
Fragen lenken den Fokus aller
- Woran ist für Sie das Problem erkennbar?
- Wie würde ein Mitarbeiter einer anderen Abteilung/ein Kunde das Problem beschreiben?
- Wie ist es uns gelungen, die Aufgabe so schnell zu erledigen? Wer hat was dafür wann getan?
Fragen fordern zum Nachdenken auf
- Was ist begehrenswert an der Arbeitsweise im Team?
- Was muss durch unsere aktuelle Arbeitsweise nicht beachtet und bedacht werden?
- Wem ist sie nützlich?
- Wie würde es sich auswirken, wenn sie wie vorgeschlagen geändert würde?
- Wie würde es sich auswirken, wenn die Arbeitsweise beibehalten würde?
Fragen motivieren zum Reden
- Was kann das Team tun, damit das Problem noch schlimmer wird?
- Was möchte das Team in dieser Situation am liebsten erreichen?
- Wann hat das Team innerhalb des Projektverlaufs gut zusammengearbeitet?
- Was benötigt das Team für eine gute Zusammenarbeit?
Allein das Lesen dieser Beispiel-Fragen löst etwas in Ihnen aus. Zweifelsfrei spüren Sie die mentale Bewegung, die aktiviert wird. Halten Sie dieses Gefühl für einen Moment „fest“.
Denn Sie haben ja einen Wunsch, gar ein Ziel: Sie möchten eine rege Beteiligung im Meeting erzielen – und zwar von und mit allen Beteiligten. Oder anders beschrieben: Sie möchten solch ein Gefühl, das Sie gerade empfunden haben und noch „festhalten“, initiieren und eine mentale Bewegung bei allen erreichen.
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Rege Beteiligung aller in einer Besprechung: Blitzlichtfragen im Fokus
Fragen bieten Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, gezielt einzelne Teammitglieder anzusprechen. So können Sie geschickt die Redezeit der Teilnehmer beeinflussen. Eine Frageform eignet sich ganz besonders dafür: Die Blitzlichtfragen.
Nomen est Omen, auch bei den Blitzlichtfragen, die wie ein Blitzlicht den Fokus aller auf einen Aspekt lenken. So können Blitzlichtfragen im Meeting zu unterschiedlichen Zeiten eingesetzt werden:
Beginn
- Wie beurteilen Sie die aktuelle Situation in unserem Projekt?
- Welche Probleme sind seit dem letzten Treffen aufgetreten?
- In unserer letzten Besprechung blieben die letzten beiden Agendapunkte aus Zeitgründen offen. Welche Fragen sind aus Ihrer Sicht noch zu klären?
- Welche Themen oder Fragen beschäftigen Sie im Moment?
- Was bringen Sie mit?
Während
- Welche Daten und Informationen liegen uns zu diesem Themenpunkt vor?
- Auf welche Bearbeitungsschritte einigen wir uns jetzt?
- Was soll bis zum nächsten Meeting bearbeitet oder geklärt werden?
- Was müssen wir auf dem Schirm behalten?
- Sind alle mit dem Zwischenergebnis zufrieden?
Ende
- Welche Schritte werden wir jetzt konkret umsetzen?
- Ich fasse kurz unsere Vereinbarungen zusammen … Stimmen alle zu?
- Sind alle Punkte geklärt?
- Gibt es noch ein Anliegen, dass wir bisher nicht besprochen haben?
- Wie fanden Sie das heutige Meeting?
Und zur gezielten Aktivierung aller Beteiligten:
- Zu Beginn möchte ich gerne von allen eine kurze Einschätzung des Problems erhalten. Einmal im Kreis herum. Wir beginnen bei Ihnen, Herr Meier. Woran ist für Sie das Problem erkennbar? (Oder: Was wird von wem als Problem bezeichnet?)
- Wir haben jetzt die Standpunkte von Guido und Emma gehört. Mich interessieren jedoch auch die Ansichten der anderen. Fangen wir bei dir, Lizzie, an und machen im Uhrzeigersinn weiter: Wie siehst du das Problem?
- Lasst uns kurz einen Rundum-Durchgang wagen, um viele Sichtweisen zu sammeln. Wir beginnen bei dir, Gernot: Wie beurteilst du die neuen Daten?
- Ich bitte am Ende darum, dass jeder noch einmal kurz seinen nächsten Arbeitsschritt nennt. Luca, wir beginnen mit dir: Was ist deine nächste Aufgabe?
Klug moderieren mit den Blitzlichtfragen: 5 Tipps
Blitzlichtfragen lenken rasch und mühelos den Fokus. So soll es sein. Jedoch bedarf es auch einiger Moderationskniffe, damit der positive Effekt nicht verpufft.
Tipp 1: Sich vorbereiten
Jedes Meeting hat seine Schwerpunkte und Themen. Als Moderator wissen Sie, welche Agendapunkte besprochen werden sollen. Nutzen Sie die Zeit der Vorbereitung auch dazu, sich einige Blitzlichtfragen auszudenken und zu notieren. So können Sie diese gezielt einsetzen.
Tipp 2: Sich für Vielredner vs. Dauerschweiger sensibilisieren
Sie kennen Ihre Teammitarbeiter bzw. Teamkollegen. Sie wissen, wer gerne und schnell das Wort ergreift. Sie wissen, wer sich eher zurückhält, gar schweigt. Überlegen Sie bei der Vorbereitung, welche Blitzlichtfrage Sie durch eine Rundabfrage zu welchem Zeitpunkt stellen möchten. Stoppen Sie so Vielredner. Aktivieren Sie dagegen Dauerschweiger.
Tipp 3: Zuhören ist angesagt
Blitzlichtfragen sollen den Fokus auf einen Aspekt lenken, aber auch alle zum Reden bewegen. Deshalb stellen Sie als Moderator eine wichtige Regel auf: Wir hören jetzt nur zu und sammeln die Meinungen. Erst nachdem sich alle geäussert haben, starten wir die Diskussion.
Tipp 4: Nicht kommentieren
Gehen Sie als gutes Beispiel voran. Kommentieren Sie keine Antwort. Lassen Sie Standpunkte und Meinungen erst einmal stehen. Notieren Sie stattdessen einige Stichworte gut sichtbar für alle auf einem Flipchartbogen oder an der Pinnwand.
Tipp 5: Keine Anschlussfragen
Manches Mal kann es sein, dass eine Äusserung auf eine Blitzlichtfrage unklar ist. Auch in diesem Moment gilt, lassen Sie den Standpunkt stehen. Unterbrechen Sie weder den Redner, noch die Blitzlichtfragen-Runde. Notieren Sie sich lieber, welche Frage zur Klärung Sie noch stellen möchten. Und fragen Sie erst dann nach, sobald die Runde abgeschlossen ist. So bleibt die Energie und Konzentration im Gesprächskreis erhalten.
