Team-Meeting: Wie Sie effiziente Meetings planen und durchführen
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Das perfekte Team-Meeting
«Zu viele Besprechungen sind ein deutliches Zeichen für eine schlechte Organisation.» (Cyril Northcote Parkinson)
In der von Alex Osborn gegründeten Werbeagentur BDO ging die schlechte Qualität der Meetings dem Chef gehörig auf die Nerven. Es gab zig Meetings, die alles andere als inspirierend waren. Sie dauerten ewig, ermüdeten und hemmten jede Form der Kreativität. Sie waren der GAU für ein Unternehmen, das sein Geld damit verdient, kreativ zu sein. Osborn war sich der Bedrohung bewusst und erinnerte sich an die mehr als 400 Jahre alte indische Kreativitätstechnik des Prai-Barshana. Aus deren Mantra – using the brain to storm a problem – leitete er das heutige Brainstorming ab.
Die Zeit eines Meetings geht von der Zeit für die zu erledigenden Aufgaben ab. Grundsätzlich ist in den letzten Jahren die Anzahl an Meetings gestiegen. Zudem können sich weitere Aufgaben aus dem Meeting ergeben.
50 Prozent Ihrer Zeit in einem Team-Meeting?
Als Leader verbringen Sie teilweise mehr als 50 Prozent Ihrer Zeit in Meetings. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, diese Zeit effektiv zu nutzen. Der Erfolg Ihres Meetings liegt in der richtigen Vorbereitung und Organisation sowie in der professionellen Durchführung.
Ein Team-Meeting kostet wertvolle Arbeitszeit. Deshalb ist es für Sie wichtig, dass Sie grundsätzlich darauf achten, dass mit diesem wichtigen Arbeitsinstrument in der verwandten Zeit konkrete Ergebnisse erzielt werden. Es gilt für Meetings der Grundsatz: so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Dazu sollten diese auch so gut vorbereitet und so professionell durchgeführt werden wie möglich. Ihre wichtigste Reflexionsfrage nach jedem Team-Meeting muss lauten: War die Zeit sinnvoll investiert und kommen Ihr Team und Sie einen Schritt weiter?
«Besprechungen mit vielen Teilnehmern lösen selten ein Problem, sondern verschwenden viel wertvolle Zeit.» (Cyril Northcote Parkinson)
Sie sollten sich bei Meetings prinzipiell die Frage stellen, ob die Durchführung eines Meetings wirklich notwendig ist. Ihre Mitarbeiter und Sie müssen zusammenkommen, um Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen, zu planen, zu diskutieren, etwas zu erörtern, einen Streit aus dem Weg zu räumen, zu feiern und vieles mehr. Meetings können ausserdem zu einer Verbesserung der Motivation und Produktivität beitragen.
Wann ist ein Team-Meeting sinnvoll und wann nicht?
Wann ist es sinnvoll, ein Team-Meeting zu veranstalten, und wann nicht? Die Entscheidung, ein Meeting zu veranstalten, erfordert gründliche Überlegungen, da dies immer mit Kosten, sowohl direkten als auch indirekten, verbunden ist. Die direkten Kosten umfassen Reiseaufwendungen, Verpflegung, die Miete für den Veranstaltungsort sowie eine eventuelle Unterkunft bei länger andauernden Meetings. Zu den indirekten Kosten zählen die Arbeitszeit und Produktivitätsverluste der Teilnehmer. Deshalb müssen Sie sich fragen, wie notwendig dieses Treffen ist und ob es nicht andere Möglichkeiten wie den Austausch über E-Mails, Infos oder Memos gibt. Brechen Sie mit der Gewohnheit, ein Team-Meeting durchzuführen, nur weil das «schon immer» am Montag um 10.00 Uhr stattgefunden hat. Entscheiden Sie, ob das Meeting unbedingt notwendig ist, ob es weiter sinnvoll ist, dieses durchzuführen, oder ob es eigentlich auch ohne Team-Meeting geht. Ergreifen Sie die Initiative, werfen Sie die Frage auf und reduzieren Sie Ihre Meetingzeit auf sinnvolle Weise.
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Was macht ein Team-Meeting erfolgreich?
Die Redensart «Ohne einen Plan plant man automatisch den Misserfolg» trifft häufig auf Meetings zu. Der Schlüssel zum Erfolg Ihres Meetings liegt darin, dass Ihre Mitarbeiter und Sie sich über Zweck, Ziel und Endergebnis von Anfang an im Klaren sind. Erstellen Sie im Vorfeld eine kurze Tagesordnung und bitten Sie um Inhalte der Teilnehmer, die in eine Liste mit Prioritäten münden und dementsprechend nacheinander bearbeitet werden – das Wichtigste zuerst, das Unwichtigste zuletzt.
Ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor ist die Entscheidung, wen Sie zum Team-Meeting einladen und wen nicht. Bei Routinemeetings bzw. bei einem Jour fixe ist der Teilnehmerkreis klar. In anderen Fällen bestimmen die Zielsetzung und die Tagesordnungspunkte darüber, wer eingeladen wird. Laden Sie nicht zu viele Teilnehmer ein, denn für ein erfolgreiches Team-Meeting gilt: Je weniger Teilnehmer beteiligt sind, umso besser. Bei einer überschaubaren Anzahl an Teilnehmern fällt es Ihnen leichter, den roten Faden beizubehalten. Es ist auch möglich, bestimmte Teilnehmer gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten einzuladen.
Nie mehr als zehn Personen
An Ihren generellen Meetings sollten nicht mehr als zehn Personen teilnehmen. Um Entscheidungen zu treffen und Konzepte zu erarbeiten, gelten fünf bis acht Teilnehmer als ideal. Stellen Sie sich die einfache Frage: Wenn Sie nur drei Personen zu diesem Entscheidungsmeeting einladen könnten, welche wären das? Die Antwort auf diese Frage lässt Sie bei der Planung sicherlich rationeller vorgehen.
Meist sind kürzere Meetings produktiver als längere. Es gibt aber auch Themen, bei denen es sinnvoll ist, dass diese länger durchgeführt werden, da sie dann ergiebiger sind. Sie könnten beispielsweise überlegen, ob Sie ein längeres Meeting pro Quartal abhalten, anstatt kürzere wöchentliche oder monatliche zu organisieren. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Team-Meeting zum Zeitkiller wird, sondern seien Sie Vorbild bei der Führung; fordern Sie auch von Ihren Mitarbeitern einen effektiven Umgang mit der Zeit ein.
Ein Team-Meeting ohne Protokoll ist wertlos
Kein Meeting ohne ein Protokoll: Ein Ergebnisprotokoll, das idealerweise während des Meetings verfasst und gleich im Nachgang zur Veranstaltung per E-Mail verschickt wird, fasst kurz zusammen, wer anwesend war, welche Massnahmen vereinbart wurden, und dient Ihnen als Arbeitsnachweis für den produktiven Umgang mit der Besprechungszeit.
Das Rücksprachesystem
Richten Sie neben den grossen Meetingrunden mit mehreren Gesprächspartnern auch ein System für individuelle Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern ein. Dieses Rücksprachesystem dient Ihnen einerseits zur Information, zur Besprechung von Einschätzungen und sachlichen Aspekten, aber auch zur zielgerichteten Kommunikation mit Ihren einzelnen Mitarbeitern, über persönliche Aspekte wie Befindlichkeit, Motivation und Stimmung. In einem Vieraugengespräch fällt es Ihrem Mitarbeiter leichter, gewisse Punkte anzusprechen und sich für eine andere Sichtweise zu öffnen. Es geht bei den Zweiermeetings auch um die Reflexion von individuellen Fragen, die Vorbereitung und Abstimmung von Gesprächsrunden im grösseren Kreis und um den Vertrauensaufbau. Sinnvollerweise sollte es mindestens einmal im Monat die Gelegenheit geben, dass Ihre Mitarbeiter Sie auch zu einer individuellen Rücksprache, einem Zweiermeeting, treffen können.
Checkliste Produktivitätsräuber Team-Meeting
Halten Sie ein Meeting ab, sollten Sie die möglichen Fallstricke erkennen, die zu Produktivitätsräubern werden können. Zu diesen gehören:
- unpünktlicher Beginn,
- zeitlich zu überziehen,
- keinen Besprechungsleiter festlegen,
- sich mehr Zeit lassen als nötig,
- einen Teilnehmer das Meeting teilweise dominieren lassen,
- das Team-Meeting zu einem einseitigen Dialog verkommen lassen,
- für die besprochenen Dinge keinen Fertigstellungstermin oder To-dos festlegen,
- Diskussionsthemen ansprechen, zu denen die Anwesenden keinen Beitrag leisten können,
- zu viele Teilnehmer einladen und so die Leistungsfähigkeit des gesamten Meetings beeinträchtigen.
