Mitarbeiterjahresgespräch: Ein zentrales Führungsinstrument
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Einleitung
Das Mitarbeiterjahresgespräch dient vor allem der Förderung und der Motivation des Mitarbeiters und der Einschätzung bzw. dem Feedback zur Erreichung der vereinbarten Ziele. In manchen Unternehmen ist die Betrachtung der Leistungen und des Verhaltens des Mitarbeiters im Mitarbeiterjahresgespräch auch mit der Ausschüttung eines Jahresbonus verknüpft. Das kann in Einzelfällen praktikabel sein, es ist jedoch zu empfehlen, das Gespräch als solches inhaltlich und vom Umfang nicht zu überfrachten und dann besser ein zweites Prämiengespräch zu führen.
Vorbereitung zum Mitarbeiterjahresgespräch
Der Erfolg des Mitarbeiterjahresgesprächs hängt von einer gründlichen Vorbereitung beider Gesprächspartner ab. Da das Mitarbeitergespräch eine zentrale Führungsaufgabe darstellt, geht die Initiative dafür vom Vorgesetzten aus. Damit die Führungskraft von der Einladung bis zur Gesprächsdurchführung für den Mitarbeiter und sich selbst eine optimale Vorbereitung gewährleistet, helfen die folgenden Hinweise weiter.
Zunächst stellen beide Seiten geeignete Rahmenbedingungen sicher. Der Vorgesetzte lädt den Mitarbeiter rechtzeitig, d. h. möglichst zwei bis drei Wochen vorher, persönlich zum Gespräch ein und stimmt den Termin und den Gesprächsort mit dem Mitarbeiter verbindlich ab. Dieser sollte einen störungsfreien und ruhigen Verlauf gewährleisten.
Die eigentlichen Inhalte des Gesprächs werden auf der Grundlage eines beiden bekannten Leitfadens vorbereitet. Dieser umfasst die vorzubereitenden Fragen und eine Checkliste für das Mitarbeiterjahresgespräch. So kann sich jeder entsprechend ausführlich auf die Gesprächsinhalte vorbereiten. Der Vorgesetzte sollte zudem über das Jahr hinweg für sich regelmässige Aufzeichnungen über die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters gemacht haben, so dass er dem Mitarbeiter konkret aufzeigen kann, in welchen Bereichen dieser schon eine gute Performance erbringt bzw. in welchen Bereichen noch Entwicklungspotentiale liegen.
Vereinbaren Sie dabei ausreichend viel Zeit für das Gespräch. Das Gespräch dauert je nach Inhalt und Umfang zwischen ein und zwei Stunden.
Folgende Themenkomplexe umfassen der Leitfadens für die Vorbereitung des Mitarbeiterjahresgesprächs:
- Rückblick auf die Ziele des Vorjahres (Was war positiv, was war negativ)
- Standortbestimmung des Mitarbeiters mit Abgleich des Fremd- und Eigenbildes
- Der Arbeitsplatz (Arbeitsorganisation, -gestaltung, -mittel, Informationsfluss, Arbeitsbelastung und Arbeitszeitmanagement)
- Reflexion der gegenseitig Erwartungen vom Mitarbeiter und Vorgesetzten unter Berücksichtigung der betrieblichen Möglichkeiten
- Neue Ziele für das beginnende Jahr (Ziele sind unter Festlegung der Entscheidungsfreiräume genau zu definieren und zu erklären)
- Mitarbeiterentwicklung (Weiterbildungsmassnahmen, Jobrotation, etc.)
- Rückmeldung des Mitarbeiters an den Vorgesetzte über die Zusammenarbeit (Was ist positiv, was negativ, ist das persönliche Verhältnis zu verbessern?)
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Durchführung des Mitarbeiterjahresgesprächs
Um die jährlichen Mitarbeitergespräche möglichst strukturiert und einheitlich auf einer wiederkehrenden Basis durchzuführen, ist es sinnvoll diese auf eine definierte und einheitliche Art und Weise in verschiedenen aufeinander aufbauenden Schritten ablaufen zu lassen.
Das Gespräch startet im ersten Schritt mit einem gemeinsamer Rückblick zu den Zielen des Vorjahrs. Es geht darum Bilanz zu ziehen und die Zielerreichung aus Sicht des Mitarbeiters und des Vorgesetzten einzuschätzen und zu bewerten. Im nächsten Schritt geht es um eine Standortbestimmung. Diese stellt die fachlichen und methodischen Fähigkeiten sowie die Persönlichkeit des Mitarbeiters in den Vordergrund. Ziel ist es, seine Stärken zu erkennen und mögliche Handlungsfelder aufzuzeigen, bei denen es Entwicklungspotentiale gibt. Im dritten Schritt wird das Arbeitsumfeld betrachtet, insbesondere ob dieses den Anforderungen bezüglich der Arbeitsplatzgestaltung, der Arbeitsorganisation und Arbeitsmittel noch genügt.
Im nächsten Schritt geht es darum, dass der Mitarbeiter seine eigene Erwartungen zu beispielsweise Arbeitsinhalten oder der beruflicher Weiterentwicklung äussert und diese mit seinem Vorgesetzten bespricht erörtern. Im fünften Schritt führt das Mitarbeiterjahresgespräch zur Besprechung und Festlegung von zu erreichenden Zielen im kommenden Jahr. Dies legt die Basis zur Orientierung für den Mitarbeiter, was dieser zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Der sechste Schritt reflektiert dann auf der Basis der Ziele und der persönliche Standortbestimmung, welche begleitenden Personalentwicklungsmassnahmen durchzuführen sind. Das hilft dem Mitarbeiter, sich in seinem Aufgabenfeld klarer zu orientieren, denn nur konkrete Massnahmen fördern die Weiterentwicklung eines Mitarbeiters. Den Abschluss mit dem siebten Schritt, bildet die Rückmeldung des Mitarbeiters an seinen Vorgesetzten. Damit sind dann alle wesentlichen Schritte in der Durchführung eines Mitarbeiterjahresgesprächs berücksichtigt.
Nachbereitung des Mitarbeiterjahresgesprächs
Die Nachbereitung des Mitarbeiterjahresgesprächs erfolgt mit der Dokumentation des Gesprächsverlaufs auf der Grundlage eines einheitlichen, dem Gesprächsverlauf entsprechend gestalteten Formulare statt. Hier werden die besprochenen Ziele und weitere wichtige Punkte festgehalten. Beide Gesprächspartner unterschreiben die gemeinsam festgelegten Ziele und erhalten ein Exemplar des Dokuments.
Die Inhalte eines Mitarbeiterjahresgespräches sind für Vorgesetzten und Mitarbeiter vertraulich. Lediglich der nächsthöhere Vorgesetzte hat üblicherweise das Recht auf Einblicke in das Formular. Der Vorgesetzte informiert den Personalbereich dann über das stattgefundene Gespräch. Das Formular zum Mitarbeiterjahresgespräch enthält die bereits diskutierten Massnahmen, wie zum Beispiel interne Weiterbildungen.
In den Wochen nach dem Mitarbeitergespräch gilt es für den Vorgesetzten zu monitoren, das die besprochenen Ziele verfolgt und die Vereinbarungen eingehalten werden. Dies lässt sich mit sogenannten Quartalsgesprächen relativ gut realisieren. Diese geben eine Art kurze „Wasserstandsmeldung“ an den Mitarbeiter und sind dann für das anstehende Mitarbeiterjahresgespräch eine gute Gesprächsgrundlage.
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