Jahresgespräche führen: So führen Sie effektive Gespräche
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
Jahresgespräche führen – Die Grundlagen
Das Mitarbeiterjahresgespräch vereint meist mehrere Aspekte in einem Gespräch. Die vier wichtigsten Aspekte bilden dabei die...
- Standortbestimmung (Arbeitssituation, Aufgaben, Befindlichkeit)
- Mitarbeiterbeurteilung (Zielerreichung, Arbeits- und Leistungsverhalten)
- Zielvereinbarung für die nächste Periode,
- Förder- und Entwicklungsplanung.
Daher ist im Zusammenhang mit dem Jahresgespräch manchmal auch vom Beurteilungs-, Zielvereinbarungs-, Qualifikations- oder Förderungsgespräch die Rede.
Das Mitarbeiterjahresgespräch ist für den Vorgesetzten ein wesentliches Instrument der Mitarbeiterführung und -entwicklung. Es ermöglicht dem Mitarbeitenden, seine Arbeitssituation und seine berufliche Entwicklung aktiv mitzugestalten. Im Jahresgespräch werden beide Seiten, der Vorgesetzte und der Mitarbeitende, dazu veranlasst, verbindliche Vereinbarungen zu treffen.
Was ist ein Jahresgespräch, und was nicht?
Das Jahresgespräch ist weder eine «Beichte» noch ein Einwegbeurteilungssystem oder ein Kaffee-Plausch. Der Sinn des Jahresgesprächs wäre verfehlt, wenn das Gespräch in einer «Befehlsausgabe» endet, Gehalts- und Aufstiegsverhandlungen geführt werden oder gegenseitige Schuldzuweisungen und Abwertungen erfolgen.
Das Mitarbeiterjahresgespräch ist vielmehr eine...
- periodisch stattfindende «Auszeit» aus dem Alltagsgeschehen,
- Begegnung zwischen Partnern auf einer persönlichen Ebene,
- Chance für eine Veränderung der Arbeitsbeziehung,
- Investition in die Vorgesetzten-Mitarbeitenden-Beziehung,
- Korrekturchance für aufgebaute Spannungen und Probleme,
- Investition in die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden und in ein vertrauensvolles Arbeitsklima.
Im optimalen Fall...
- klärt, vertieft und verbessert das Gespräch die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetztem
- macht es die Einordnung der persönlichen Aufgaben innerhalb übergeordneter Ziele deutlich
- ist es ein Beitrag zur einheitlichen, regelmässigen und möglichst gerechten Beurteilung aller Mitarbeitenden
- schafft es Klarheit, Verbindlichkeit und zeugt von Wertschätzung.
Jahresgespräche führen – Der Ablauf
Sie und Ihr Mitarbeiter bereiten sich auf das Gespräch vor
Jahresgespräche sind ein zentrales Instrument der Führung. Nur wenn der Dialog zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden funktioniert, können Aufgaben gemeinsam angepackt werden. Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Jahresgespräch ist eine sorgfältige Vorbereitung.
Bei der Vorbereitung wird zwischen organisatorischer, inhaltlicher und mentaler Vorbereitung unterschieden.
Organisatorische Vorbereitung
Die organisatorische Vorbereitung geht von Ihnen als Führungskraft aus:
- Informieren Sie Ihren Mitarbeiter frühzeitig über den Gesprächstermin, die ungefähre Dauer und den Inhalt bzw. die Ziele.
- Planen Sie ausreichend Zeit ein und stellen Sie sicher, dass Sie sich ungestört unterhalten können.
- Sorgen Sie für eine entspannte, ungestörte «Gesprächsatmosphäre» und verschieben Sie ggf. das Gespräch, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder das Gefühl haben, sich aus anderen Gründen nicht 100%ig auf das Gespräch einlassen zu können.
Inhaltliche Vorbereitung
Bereiten Sie die Fakten vor und holen Sie, falls erforderlich, Informationen ein.
- Tätigkeits- und Anforderungsanalyse
Hierbei werden Aufgaben, Kompetenzen und die Verantwortung des Mitarbeiters reflektiert. - Leistungsanalyse
Hierbei werden die vereinbarten Leistungsziele sowie die erbrachte Leistung reflektiert. - Verhaltensanalyse
Es gilt die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters zu erfassen. - Bedingungsanalyse
Erfassung des Zielerreichungsgrads, der Abweichungsursachen und der Folgen - Zukunftsanalyse
Planung konstruktiver Verbesserungen, Änderungen und Neuerungen - Potenzialanalyse
Vorüberlegungen zum Entwicklungspotenzial und zum Einsatz des Mitarbeiters
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Jahresgespräche führen leicht gemacht
Nachstehend finden Sie Fragen, die Sie in einem Frageraster für ein Mitarbeiterjahresgespräch umwandeln können. Die Fragen sollten in der Vorbereitungsphase jeweils vom Mitarbeiter und vom Vorgesetzten aus der jeweiligen Sicht bearbeitet werden – im Gespräch geht es dann um den Austausch von Übereinstimmung und Unterschieden und um das Ableiten von Massnahmen.
Arbeitssituation
- Wie geht es dem Mitarbeitenden derzeit mit seiner Arbeit?
- Welche Aufgaben hat der Mitarbeitende im vergangenen Jahr vor allem wahrgenommen? (nach Wichtigkeit reihen)
- Was an der Aufgabenverteilung ist gut? Was sollte überdacht werden?
- Welche neuen Schwerpunkte sollen in Zukunft gesetzt werden? Mit welchen Konsequenzen auf die derzeitige Aufgabenverteilung?
Beurteilung
- Welche Ziele waren beim letzten Jahresgespräch für diese Arbeitsperiode vereinbart worden?
- Welche dieser Ziele wurden (teilweise) erreicht, welche nicht?
- Gründe für das Erreichen/Nichterreichen der Ziele?
- Konsequenzen daraus?
- Was sind besondere Stärken des Mitarbeitenden?
- Was sind die wichtigsten Entwicklungsfelder/Schwächen?
Zielvereinbarung
- Was sind die wichtigsten Ziele für die kommende Arbeitsperiode? Weshalb?
- Woran wird ihre Erreichung gemessen/beurteilt?
- Welche Ziele werden konkret vereinbart? (die 5–7 wichtigsten Ziele)
- Wer oder was ist zur Zielerreichung erforderlich? Welche begleitenden Massnahmen braucht es?
Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetztem und im Team
- Was läuft derzeit gut? Was sollte beibehalten werden?
- Was läuft derzeit weniger gut und sollte verbessert/geändert werden?
- Wodurch könnte die Zusammenarbeit noch gewinnen?
Entwicklungsziele und Entwicklungsvereinbarungen
- Was sind die beruflichen und Entwicklungsziele mittel- und langfristig?
- Welche konkreten Vereinbarungen für Entwicklungsmassnahmen werden aufgrund der Beurteilung und der Zielvereinbarung getroffen? (was, wer, mit wem, bis wann)
Rahmenbedingungen der Arbeit
Was sind derzeit förderliche/hinderliche Faktoren und Rahmenbedingungen für Leistungsfähigkeit und Arbeitsfreude/Zufriedenheit? (Organisation, Gehalt, technische Ausstattung, Arbeitsmittel, Arbeitsplatz...)
Ablauf einer Mitarbeiterbeurteilung
1a. Vorqualifikation durch Vorgesetzten
1b. Vorqualifikation durch Mitarbeiter
2. Synthese der Vormeinung im Qualifikationsgespräch
3. Ausfüllen des definitiven Qualifikationsbogens
4. Festlegen der Zielsetzung für das kommende Jahr
5. Einleiten der Fördermassnahmen
6. Wurde die Zielsetzung nach einem Jahr erreicht?
- Sicht des Mitarbeiters
- Sicht des Vorgesetzten
Zusammenfassende und weitere Tipps
Wenn Sie Mitarbeiterjahresgespräche führen, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- In den meisten Fällen bedeutet das "periodische" Führen von Mitarbeitergesprächen 1–2 Mal jährlich (Jahres- und Halbjahresgespräch). «Zwischengespräche» in Anlehnung an das Gesprächsprotokoll des Jahresgespräches können in kürzeren Abschnitten stattfinden, z.B. vierteljährlich.
- Führungskraft sowie Mitarbeiter sollten sich gründlich auf das Gespräch vorbereiten. Denn: Ein Jahresgespräch ist nur so gut wie seine Vorbereitung!
- Jahresgespräche führen bedeutet nicht lediglich über Leistungen und Ziele zu sprechen. Solche Anlässe sind zudem eine gute Gelegenheit, um
– gegenseitige Fragen zu beantworten,
– reziprokes Vertrauen zu schaffen,
– den persönlichen Kontakt zu pflegen sowie
– Mitarbeitende zu loben, danken und motivieren.
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