Jahresgespräche: So übernehmen Sie gekonnt die Gesprächsführung

Ziel des Modells

Das Ziel dieses Modells ist, Jahresgespräche so zu führen, dass sich die dafür investierte Zeit auch lohnt. Nutzen Sie alle vorhandenen Möglichkeiten, so dass am Schluss beide Parteien rundum zufrieden sind.

Kernaussagen

Allgemeines

• Gespräche zu führen ist ein menschliches Bedürfnis und eine Notwendigkeit für das Zusammenleben.
• Vor allem im Berufsleben gilt es, offene Fragen zu klären, Infos auszutauschen, Diskussionen zu führen, Abläufe zu definieren etc. Ohne Kommunikation ist das nicht möglich.
• Abgesehen vom typischen Smalltalk bzw. vom Plaudern werden mit Gesprächen gewisse Ziele verfolgt.
• Ein gesprächsförderndes Klima entsteht durch Beachtung der folgenden Punkte:
  • Wertschätzung, Respekt und ein gesundes Mass an Toleranz zeigen.
  • Ehrlich und offen Positives und Negatives ansprechen.
  • Eigene Fach-, Persönlichkeits- und Sozialkompetenz einbringen.
  • Grundtechniken der Kommunikation (Bsp. Ich-Botschaften, Fragetechniken, Feedback-  Regeln, aktives Zuhören) anwenden.
  • Positive Grundhaltung gegenüber allfällig gemachten Fehlern leben.
  • Suche nach Lösungen, die von beiden Parteien getragen werden können.

Vorbereitungsaufgaben für Jahresgespräche

• Haupt- und Nebenziel setzen (konkret, realistisch, terminiert, quantifiziert, kontrollierbar).
• Organisatorische Punkte klären und erledigen (Ort, Zeit, Unterlagen, Einladung, Vorbereitungszeit einplanen, Räumlichkeiten reservieren, Telefon umleiten etc.).
• Jahresgespräch vorbereiten (roter Faden, korrektes Feedback, mögliche Lösungsansätze, Argumentarium [auch auf Einwände], einstimmen auf Gesprächspartner etc.).

Gesprächsphasen

1. Gesprächseröffnung

• Begrüssung und Dank für Gespräch.
• Gesprächsziel, Zeitrahmen bekannt geben.
• Aktuelle Wünsche von Gesprächspartner erfragen.
• Spielregeln für Gespräch bekannt geben (falls nötig).

2. Kernphase

• Situationsbeschreibung aus eigener Sicht (idealerweise nach dem Modell der GFK).
• Sicht des Gesprächspartners erfragen.
• Einwände und mögliche Lösungen diskutieren, Entscheide treffen.
• Massnahmen planen (wer macht was bis wann).
• Zwischenzusammenfassungen vornehmen, bevor nächster Punkt besprochen wird.

3. Abschlussphase

• Letzte offene Punkte, Fragen besprechen.
• Schlusszusammenfassung vornehmen.
• Nächste Fixpunkte kurz wiederholen.
• Gemeinsam reflektieren, ob Ziele erreicht wurden und wie persönliches Befinden ist.
• Gespräch wenn möglich mit etwas Positivem beenden und sich für Gespräch bedanken.

Jahresgesprächauswertung

Wichtige Fragen:

• Habe ich das Gesprächsziel erreicht? Wenn nicht: warum nicht?
• Wie zufrieden bin ich mit dem Resultat, dem Gesprächsverlauf?
• Was ist auf der emotionalen Ebene gelaufen während des Gespräches?
• Wie war mein Verhalten bzw. das meines Gesprächspartners?
• Was für nonverbale/paraverbale Signale habe ich wahrgenommen?
• Habe ich das Gespräch klar strukturiert und geleitet?
• Was kann ich zukünftig verbessern?
• Hatte ich jederzeit einen respektvollen Umgang mit meinem Gesprächspartner?

Praxislösung

Modellumsetzung

Konkrete Verbesserungsideen für den Alltag:

• Jahresgespräch detailliert vorbereiten (detaillierte, wiederverwendbare Checkliste erstellen für Vorbereitung, Ablauf, Nachbearbeitung).
• Pro Gespräch konkrete Ziele setzen auch bezüglich Gesprächsführung.
• Wichtigste Kommunikationswerkzeuge repetieren.
• Vorbereitungsaufgaben an Mitarbeiter abgeben.
• Feedbacks einholen bei Mitarbeiter zu eigenem Kommunikationsverhalten.
• Zeit nehmen für eigene Reflexion nach Gespräch, evtl. zusammen mit einem Coach.