Jahresgespräch: Vorbereitung, Aufgaben und Ziele

Ziel eines Beurteilungssystems

Das grundsätzliche Ziel eines jeden Beurteilungssystems ist es, den systematischen Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern über den aktuellen Leistungsstand, über Leistungsstandards, Stärken und Schwächen sowie über mögliche und nötige Unterstützung zu fördern oder überhaupt erst zu ermöglichen.

Je nach Perspektive können sich die Ziele von Beurteilungsverfahren recht unterschiedlich darstellen. Es gibt jedoch auch Überschneidungen, wie die folgende Auflistung zeigt:

Ziele aus Sicht der Geschäftsleitung

• Optimaler Einsatz der Mitarbeiter
• Grundlage für eine leistungsbezogene Bezahlung
• Gezielte Fort- und Weiterbildung/ gezielte Personalentwicklung
• Verbesserung der Atmosphäre durch Transparenz und Offenheit
• Vermeidung von «Hochloben» und «Herunterdrücken» durch schriftliche Beurteilungen
• Information auch über die Qualität der Beurteiler (Vorgesetztenneignung)

Ziele aus Sicht der Führungskräfte

• Erkennen und gezieltes Fördern von Mitarbeiterpotenzialen
• Verbesserung der Atmosphäre durch Transparenz und Offenheit
• Verbesserung der Zusammenarbeit und der Kommunikation
• Erhöhte Mitarbeiter-Motivation
• Erhöhte Leistungsbereitschaft und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

Ziele aus Sicht der Mitarbeitenden

• Rückmeldung und Anerkennung
• Verbesserte, direkte Kommunikation mit dem Vorgesetzten
• Fairness, Offenheit, Transparenz
• Aufzeigen von Entwicklungsmöglichkeiten und gezielte Förderung

Die Aufgaben der Führungskraft im Jahresgespräch

Eine Führungskraft hat folglich im Gespräch die Aufgabe, für eine offene, vertrauensvolle und produktive Atmosphäre zu sorgen, kompetent Feedback über die vergangene Periode einzuholen und zu geben, Einschätzungen, Vorschläge und Wünsche des Mitarbeiters zu erfragen und dem Mitarbeiter aktiv zuzuhören. Dabei muss sie die eigenen Beobachtungen, Einschätzungen und Entscheidungen nachvollziehbar offenlegen, Unstimmigkeiten und kritische Themen offensiv ansprechen und klären, Perspektiven für die Zukunft aufzeigen und diskutieren und ggf. Ziele für die weitere Zusammenarbeit vereinbaren.

Vorbereitung auf ein Jahresgespräch

Im Laufe eines Arbeitsjahres sammeln sich vielfältige Beobachtungen und Erfahrungen, die Einfluss auf das Bild nehmen, das man voneinander hat. Wichtig ist, diese Eindrücke nachvollziehbar festzuhalten. Im  Jahresgespräch sind dann besonders die Entwicklungen interessant, die Höhen und Tiefen, besondere Leistungen oder Fehlleistungen, gemeisterte Krisen usw. Machen Sie deutlich, dass Sie von Ihren Mitarbeitern ebenfalls Einschätzungen ihrer Arbeitsleistung erwarten. Eröffnen Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Arbeitsumfeld und die wahrgenommenen Chancen und Schwierigkeiten aus ihrer Sicht darzustellen.

Hilfreiche Fragen

• Welche Arbeitsziele sind von Ihnen vorrangig, welche nachrangig behandelt worden?
• Was war für den Erfolg Ihrer Tätigkeit förderlich?
• Was war bei Ihrer Arbeit hinderlich?
• Welche Ihrer Fähigkeiten konnten Sie voll, welche bedingt einsetzen?
• Für welche anderen Tätigkeiten glauben Sie auch oder besser geeignet zu sein?
• Welche zukünftigen Arbeitsziele/ Aufgaben halten Sie für wichtig?
• Was konnten Sie oder das Unternehmen für Ihre berufliche Weiterbildung tun?
• Welche Erwartungen und Vorstellungen haben Sie hinsichtlich Ihrer beruflichen Entwicklung?
• Was halten Sie darüber hinaus noch für wichtig?

Mitarbeiterbeurteilungsgespräche führen

Ein Jahresgespräch lässt sich in verschiedene Phasen mit jeweils unterschiedlichen Schwerpunkten und Funktionen aufteilen. Der vorgestellte mögliche Gesprächsablauf kann natürlich von Fall zu Fall variiert werden.

Eröffnung

• Mitarbeiter freundlich empfangen
• Positive, offene Atmosphäre schaffen
• Ggf. Spannungen abbauen/auflockern («small talk»)
• Kurze Erläuterung zu Zielen und Ablauf des Gesprächs
• Bereitschaft zeigen, sich den Standpunkt Ihres Gegenübers anzuhören und ggf. die eigene Sichtweise zu korrigieren

Durchführung

• Die Sicht des Mitarbeiters
• Eröffnung und Diskussion der eigenen Beobachtungsergebnisse
• Vereinbarungen für den kommenden Beurteilungszeitraum

Abschluss

• Zusammenfassen der wichtigsten Punkte
• Schriftliches Festhalten der Gesprächsergebnisse
• Positiver Ausblick

Das Beobachten, Beurteilen und Kommunizieren gehören zum alltäglichen Handwerkszeug einer jeden Führungskraft. Das Jahresgespräch ist die konsequente Weiterführung und Verdichtung dieses fortlaufenden Prozesses. Richtig angewendet, können hier entscheidende Weichen für die weitere Zusammenarbeit gestellt werden. Ein erfolgreich durchgeführtes  Jahresgespräch ebnet den Weg zu mehr Einbindung, Qualifikation, Motivation und Selbstverantwortung Ihrer Mitarbeiter.

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