Delegieren: Vermeiden Sie 3 typische Fehler im Delegationsgespräch
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Delegieren als zentrale Führungsaufgabe
Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren, ist für Sie eine der zentralen Führungsaufgaben. Zum einen wollen Sie sich dadurch gezielt entlasten. Zum anderen wollen Sie natürlich die Fähigkeiten Ihres Mitarbeiters, als auch dessen Verantwortungsbereich ausbauen, um ihn so an neue, herausfordernde Aufgaben heranzuführen. Und obwohl Sie schon im Delegieren routiniert sind, sind Sie mit den Arbeitsergebnissen oftmals nicht zufrieden.
Immer wieder erleben Sie es sogar, dass der Mitarbeiter die Aufgabe an Sie zurückdelegiert, d. h. diese landet halbfertig oder komplett unerledigt wieder auf Ihrem Schreibtisch. Statt einer Entlastung erfahren Sie bloss eine Belastung.
In solchen Momenten stellen Sie nicht allein den Sinn des Delegierens in Frage, sondern suchen natürlich auch die Ursachen für diese Misere. Oftmals kommen Sie dann zu dem Schluss, dass der Mitarbeiter schuld sei, weil er...
- ...unwillig ist.
- ...sich drücken wollte.
- ...doch nicht so kompetent ist, wie Sie dachten.
- ...es sich einfach machen wollte.
- ...bei jeder kleinsten Schwierigkeit gleich aufgibt.
Vielleicht mag die eine oder andere Folgerung, die Sie gezogen haben, stimmen. Fakt ist jedoch: Sie haben an der Misere eine Mitverantwortung. Oft genug tragen Sie durch Ihr Verhalten innerhalb des Delegationsgespräches (unbewusst) dazu bei, dass es zu unzufrieden stellenden Ergebnissen und Rückdelegationen kommt. Denn Sie werden einen oder mehrere typische Fehler begehen, die dafür verantwortlich sind.
Delegation erfolgreich meistern: Unterlassen Sie 3 typische Fehler
Die Zeiten, in denen die Führungskraft mit Worten wie «Machen Sie dies jetzt so und so…» Aufgaben an den Mitarbeiter übertragen haben, sind längst vorüber. Vielmehr hat sich das Delegationsgespräch von der kommunikativen Einbahnstrasse zu einem Austausch gewandelt, in dem der Mitarbeiter Gelegenheit erhält, sich zu der Aufgabe, die ihm übertragen wird, zu äussern. Doch genau diese kommunikative Interaktion birgt so manche Hürde, die dann zu typischen Fehlern beim Delegieren führen kann.
Tipp: Wägen Sie nach jedem Delegationsgespräch ab, ob Ihnen keinen der folgenden Fehler unterlaufen ist. Überlegen Sie anschliessend, mit welchen Massnahmen Sie zukünftig, diesen Fehler vermeiden können.
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Fehler 1: Einwände des Mitarbeiters ignorieren
Es ist schnell geschehen: Sie reagieren auf die Einwände Ihres Mitarbeiters mit pauschalen Kommentaren wie «Stellen Sie sich nicht so an. Sie schaffen dies schon.» Im schlimmsten Falle missachten Sie seine Bedenken und gehen zum nächsten Punkt im Delegationsgespräch. Vielleicht sind Sie in Eile. Vielleicht können Sie aber auch die Bedenken Ihres Mitarbeiters nicht nachvollziehen und möchten sich deshalb nicht länger mit ihnen befassen.
Ihr Verhalten demotiviert jedoch Ihren Mitarbeiter nachhaltig. Denn er fühlt sich zu Recht in diesem Moment nicht von Ihnen ernst genommen. Sein Interesse an der Aufgabe schwindet, weil er erkennt, dass Sie ihm keine Unterstützung bieten werden. All dies birgt das Risiko für ein schlechtes Arbeitsergebnis oder eine Rückdelegation.
Deshalb ändern Sie bei Einwänden seitens Ihres Mitarbeiters Ihre Strategie:
- Wiederholen: Greifen Sie seinen Einwand auf. «Sie sagen, in solch kurzer Zeit wäre dies nicht zu schaffen. Welcher Zeitraum wäre angemessen?»
- Spiegeln: «Sie erscheinen mir zwiespältig auf die Aufgabe zu reagieren. Was stärkt Ihr Interesse? Was ruft Zweifel hervor?»
- Hinterfragen: «Können Sie bitte Ihren Einwand konkretisieren? Was bereitet Ihnen jetzt Unsicherheit?»
- Lösungen suchen: «Was müsste geschehen, damit Ihr Einwand sich auflösen könnte?»
Fehler 2: Zusätzlichen Druck erzeugen
Worte haben grossen Einfluss. Denn Worte können Motivation erzeugen oder Druck aufbauen. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Sie Aussagen formulieren, die den Mitarbeiter bestärken – und keinen Druck erzeugen. Wandeln Sie deshalb typische druckerzeugende Aussagen um:
Statt «Ich habe eine Herausforderung für Sie.» sagen Sie lieber «Ich möchte folgende interessante Aufgabe an Sie delegieren.»
Statt «Es ist von entscheidender Bedeutung.» sagen Sie lieber «Die Aufgabe ist ohne Zweifel wichtig für unser Unternehmen. Deshalb habe ich Sie ausgewählt, weil Sie sie mit Ihren Fähigkeiten meistern können.»
Statt «Es brennt. Dies muss sofort erledigt werden.» sagen Sie lieber „Die Aufgabe eilt. Lassen Sie uns deshalb in Ruhe klären, welche neuen Prioritäten wir bei Ihren jetzigen Aufgaben setzen.»
Fehler 3: Zu wenig Wertschätzung zeigen
Zeigen Sie auf diese Weise Ihre Wertschätzung. Dadurch motivieren Sie ihn nicht allein. Sie stärken auch gleichzeitig sein Selbstvertrauen die neue, vielleicht herausfordernde Aufgabe bewältigen zu können.
