Delegation: Was Sie beim effektiven Delegieren beachten müssen
Dr. Matthias K. Hettl
Der studierte Volks- und Betriebswirt war nach Studium und Doktorandenzeit erst Assistent der Geschäftsführung und danach in verschiedenen Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung tätig. Als ausgezeichneter «excellent speaker» und «excellent trainer» gehört er zu den bedeutendsten Referenten im deutschen Sprachraum und ist für die TOP-Seminar- und Kongressveranstalter in Europa tätig. Er begeistert seine bisher 25 000 Zuhörer durch einen motivierenden und kompetent direkten Vortagsstil mit 1:1 einsetzbaren Praxistipps. Seine Veranstaltungen werden regelmässig mit Bestnoten bewertet.
Erfolgsfaktoren bei der Delegation
Delegation beschreibt Ihre Fähigkeit und Bereitschaft, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an andere in einer Form abzugeben, dass diese die Aufgaben effektiv und effizient erledigen können. Delegation unterliegt, soweit der Mitarbeiter die nötige Qualifikation hat, keiner Beschränkung. Ihnen muss klar sein, dass Sie sich als Leader nur in dem Masse weiterentwickeln können, wie Sie in der Lage sind, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Es ist wichtig, dass Sie sich klarmachen, dass die Anzahl der Aufgaben, die Sie übernehmen können, begrenzt ist, ganz egal, wie hart Sie arbeiten. Durch die Delegation schaffen Sie sich die Zeit-Ressourcen, um den Aufgaben nachzukommen, die nur Sie als Leader erfüllen können. Deshalb ist Ihre erste und wichtigste Frage als Leader: «Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst tun?»
Sie können prinzipiell drei Dinge delegieren: Aufgaben, Funktionen und Projekte. Diese sind in zunehmendem Masse anspruchsvoller. Zunehmend anspruchsvollere Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, fördert sowohl die Fähigkeiten als auch die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Lassen Sie Mitarbeiter also zunächst Aufgaben machen, dann Funktionen und danach Projekte. Damit ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, sich zu bewähren und zu verbessern.
Bei der Auswahl des richtigen Mitarbeiters müssen Sie die Ausbildung und die beruflichen Interessen und Neigungen Ihres Mitarbeiters berücksichtigen. Ausserdem sollten Sie zusätzlich beachten, welche Fähigkeiten dieser bei der Durchführung ähnlicher Aufgaben bisher gezeigt hat.
Ziele definieren
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist, dass die Aufgabe, die Sie delegieren möchten, von Ihnen vorbereitet und hinreichend mit Ihrem Mitarbeiter besprochen wird. Je nach Fähigkeit und Erfahrung Ihres Mitarbeiters ist die Planungsarbeit jene Herausforderung, die Sie als Führungskraft erfahrungsgemäss meist davon abhält, Aufgaben zu delegieren. Zunächst müssen Sie die Aufgabe und den zu erwartenden Zeitaufwand, den Rang, die Reihenfolge, die erwarteten Schwierigkeiten und den Mitteleinsatz klären. Anschliessend definieren Sie die quantitativen und qualitativen Ziele sowie die Arbeitsergebnisse, die Sie erwarten. Dann bestimmen Sie die Entscheidungs-, Mitsprache-, Informations- und Anweisungsbefugnisse über personelle und sachliche Ressourcen. Schliesslich müssen Sie Ihrem Mitarbeiter die Aufgabe anbieten und begründen, weshalb Sie gerade ihn für die Aufgabenbewältigung ausgewählt haben, und festlegen, wie Sie informiert bleiben möchten. Prüfen Sie auch, ob Sie vom Mitarbeiter verstanden wurden, und erst dann übertragen Sie ihm die zu erledigende Aufgabe.
Sieben wichtige Schritte beim effektiven Delegieren
1. Warum ich?
Der erfolgreiche Unternehmer John D. Rockefeller hat es einmal so formuliert: «Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas tun soll, was ein anderer für einen erledigen kann.» Wenn Sie also morgens Ihren Posteingang anschauen, sollten Sie sich die Frage stellen, warum Sie diese Aufgabe erledigen sollen. Sind Sie die Person hier, die dies unbedingt tun muss? Falls nicht, dann suchen Sie nach einem Ihrer Mitarbeiter, der diese Aufgabe am besten ausführt. Suchen Sie die geeignete Person der Effizienz halber auf möglichst niedriger Hierarchieebene. Wenn Sie die richtige Person auswählen, gut, aber wählen Sie die falsche Person, so liegt die Verantwortung hierfür bei Ihnen, nicht bei der ausgewählten Person.
2. Delegieren Sie im Dialog
Führen Sie ein Zwiegespräch mit dem Mitarbeiter, dem Sie delegieren. Stellen Sie sicher, dass er die Aufgabe genau verstanden hat und er weiss, was von ihm erwartet wird. Klären Sie offene Fragen.
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3. Legen Sie Fälligkeitstermine fest
Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter auf konkrete Termine. Unrealistisch kurze Fristen und zu lang gedehnte Zeiträume helfen weder Ihrem Mitarbeiter noch Ihnen. Was soll bis wann abgeschlossen sein? Wann soll das Projekt fertig sein? Wann wollen Sie sich zwischendurch treffen? Halten Sie die Termine schriftlich fest.
4. Weisen Sie auf Ressourcen hin
Klären Sie mit dem Mitarbeiter ab, welche Ressourcen benötigt werden, wie er Zugang dazu bekommt und wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann.
5. Stellen Sie den Mitarbeiter vor
Machen Sie die Mitarbeiter, die zusammenarbeiten sollen, untereinander bekannt. Sagen Sie vor allen, dass Mitarbeiter X ab sofort für das delegierte Thema zuständig ist und bitten Sie die anderen Mitarbeiter ihn zu unterstützen. Damit bewirken Sie, dass die anderen Mitarbeiter fortan Fragen an ihn richten (und nicht an Sie). Ausserdem zeigen Sie Ihren Support für Mitarbeiter X und das Projekt und sichern ihm damit die Unterstützung durch die anderen zu.
6. Übergeben Sie die gesamte Aufgabe
Delegieren Sie die Aufgabe und mischen Sie sich dann nicht ein. Insbesondere wenn Sie als Vorgesetzter an sich selbst hohe Standards legen, können Sie gelegentlich darüber enttäuscht sein, was Ihr Mitarbeiter macht. Delegieren Sie trotzdem, denn es führen unterschiedliche Wege nach Rom. Gut ist besser als perfekt. Bedenken Sie, dass Sie die Aufgabe übergeben haben. Machen Sie kein Re-work. Wenn nötig, können Sie zwischendurch einen Rat geben, wie die Aufgabe erledigt werden kann.
7. Verlangen Sie Fortschrittsberichte
Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter darauf, wann und wie oft Fortschrittsberichte (Progress Reports) eingereicht werden sollen. Fortschrittsberichte ermöglichen zwei Dinge: Erstens können Sie den Fortschritt des delegierten Projekts verfolgen. Zweitens weiss der Mitarbeiter, dass er auf dem richtigen Weg ist, wenn Sie seinem Report zustimmen.
Richtiges Delegieren bringt Erfolg für alle Beteiligten und ist eine Grundvoraussetzung für Motivation am Arbeitsplatz.
