Priorisieren: So delegieren und priorisieren Sie als Führungskraft erfolgreich
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Zu wenig Zeit?
Nicht immer erbringt Ihr Mitarbeiter die gewünschte und geforderte Leistung. Das ist schade – für beide Seiten. Ganz besonders, weil viel zu oft eine voreilige Schlussfolgerung als Ursache genannt wird: Dem Mitarbeiter fehlt es an Zeit. Tatsächlich?!
Wohl eher falsche Prioritäten
Die magische Zahl lautet 1.440. Das sind die Minuten, die jedem täglich zur Verfügung stehen. Innerhalb dieser 1.440 Minuten kann viel erledigt werden, aber auch liegen bleiben. Keine Frage. Das Entscheidende dabei ist: Die Prioritäten, die sich jeder innerhalb dieser 1.440 Minuten setzt.
Und dies ist auch bei der Delegation von Aufgaben der Knackpunkt. Oder bei der Frage, welche Aufgaben Ihr Mitarbeiter zuerst erledigt oder liegen lässt. Denn Ihr Mitarbeiter trifft immer eine entsprechende Entscheidung – wenn Sie keine treffen und kommunizieren.
Es liegt somit weniger an der fehlenden Zeit. (Gut, manches Mal auch, beispielsweise, wenn die Abteilung unterbesetzt ist). Vielmehr liegt es an falsch gesetzten Prioritäten. Als Grund, warum eine Aufgabe noch unerledigt ist, haben Sie sicherlich oft genug eine der folgenden Aussagen gehört:
- Ich habe nicht gewusst, dass Sie es sofort benötigen.
- Ihre letzte an mich delegierte Aufgabe hatte auch oberste Priorität. Deshalb habe ich mich erst einmal um diese gekümmert.
- Ich musste mich erst noch um andere Aufgaben kümmern.
- Mir war nicht klar, wie dringend es ist.
- Die Aufgabe steht bei mir als nächstes auf der Liste.
Prioritäten unbekannt: 5 Gründe
All diese obigen Aussagen offenbaren das Dilemma: Dem Mitarbeiter war die Priorität der Aufgabe schlichtweg unbekannt. Ist dem Mitarbeiter die Priorität der Aufgabe unbekannt, ist er ja fast „gezwungen“, eigene Prioritäten zu treffen. Deshalb ist es sinnvoll, einmal nach den Ursachen für sein Unwissen zu suchen. Dafür gibt es meist 5 Gründe:
- Fehlende grundlegende Priorisierung. Für Sie als Vorgesetzter sind alle Aufgaben, die Sie delegieren, dringlich bzw. haben oberste Priorität.
- Fehlende Festlegung der Prioritäten. Als Vorgesetzter vergessen Sie eine eindeutige Priorisierung der Aufgabe, die Sie delegieren, vorzunehmen.
- Fehlende Kommunikation der Priorität. Im Delegationsgespräch wird die Priorität unzureichend oder gar nicht dem Mitarbeiter mitgeteilt.
- Fehlende Klärung der Priorisierungsfolge. Ihrem Mitarbeiter liegen zweifelsfrei einige Aufgaben, die Sie an ihn delegiert haben, vor. Ganz zu schweigen von all den anderen Arbeiten, die er erledigen muss. In solchen Situationen ist es notwendig, eine Prioritäten-Staffelung vorzunehmen.
- Fehlende Kommunikation geänderter Prioritäten. Auch Sie als Vorgesetzter müssen Prioritäten ändern, weil es äussere Umstände von Ihnen fordern. Leider wird es oft genug versäumt, diese Änderung an das Team oder den Mitarbeiter weiterzuleiten.
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Beenden Sie den Prioritätenstreit: 7 Tipps, wie es gelingt
Das Gute ist: Der Prioritätenstreit und –frust lässt sich schnell und mühelos beenden. Und zwar konkret von Ihrer Seite. Agieren Sie am besten zukünftig proaktiv, d.h. lassen Sie erst gar keine Prioritäten-Unwissenheit aufkommen.
Tipp 1: Prioritäten festlegen
Hinterfragen Sie Ihre eigene Priorisierung. Nicht alles, was Sie selbst als „dringlich“ oder „oberste Priorität“ einstufen, ist auch wirklich „dringlich“. Überlegen Sie deshalb in Ruhe:
- Um welche Aufgabe handelt es sich?
- Für was benötigen Sie die Ergebnisse dieser Aufgabe?
- Wann benötigen Sie diese?
- Wenn Sie diese Aufgabe als „dringlich“ einstufen, welche anderen Aufgaben müssen Sie dann zwangsläufig zurückstellen? Ist diese Zurückstufung okay bzw. was könnte dabei eintreten? Oder ist die „Dringlichkeit“ doch nicht so „dringlich“?
Tipp 2: Unterschiedliche Prioritäten kennzeichnen
Vermerken Sie klar und deutlich, welche Aufgaben welche Priorität hat. Oder welcher Teilaspekt einer Aufgabe oder eines Projektes welcher Priorität unterliegt. Ihr Mitarbeiter muss schnell und mühelos erkennen können, was für Sie „dringlich“, „wichtig“ oder „innerhalb einer Woche“ ist. Schreiben Sie es nicht allein deutlich auf die Aufgabe. Markieren Sie es am besten auch in unterschiedlichen Farben.
Tipp 3: Unterschiede kommunizieren
Ihr Mitarbeiter nimmt Ihre vorgenommene Priorisierung zur Kenntnis. Wichtiger ist es jedoch, dass er diese auch versteht, nachvollziehen kann und dadurch einhält. Denn manches Mal verschieben sich wieder die Prioritäten, weil der Mitarbeiter zu einer anderen Einschätzung kommen mag. Deshalb kommunizieren Sie unbedingt, warum Sie für welche Aufgabe oder welchen Teilaspekt des Projektes welche Priorität festgelegt haben.
Tipp 4: Prioritätenliste erstellen
Ihr Team arbeitet mit anderen Teams zusammen. Ihr Mitarbeiter erhält somit auch Aufgaben von anderen Abteilungen – und sei es, weil eine Kundenbeschwerde „weitergereicht“ wird. Damit es in solchen Situationen und Fällen zu keinem Prioritätenstreit kommen kann, legen Sie eine Prioritätenliste an.
In dieser Prioritätenliste werden wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsabläufe kategorisiert und – ganz wichtig – mit der Priorität A, B oder C gekennzeichnet. So kann Ihr Mitarbeiter selbst erkennen, welche Aufgabe er bis wann erledigen muss.
Tipp 5: Neue Richtlinien mitteilen
Arbeitssituationen ändern sich. Vielleicht gibt es eine Krise in der Branche. Vielleicht ist ein wichtiger Kunde insolvent. Vielleicht sollen Abteilungen zusammengelegt werden. Jede Änderung verschiebt jedoch nicht allein die Aufgaben, die es zu erledigen gibt, sondern auch deren Priorität.
Als Vorgesetzter erhalten Sie – hoffentlich! – von der Geschäftsleitung Richtlinien, wie Sie zu jeder Zeit selbst die Prioritäten der einzelnen Aufgaben beurteilen können. Leiten Sie diese Richtlinien unverzüglich an Ihr Team und Ihre Mitarbeiter weiter. Besprechen Sie gemeinsam diese neuen Richtlinien, damit es keine Missverständnisse bei der Priorisierung geben wird.
Tipp 6: Sofort informieren
Prioritäten ändern sich. Das ist geschäftlicher Alltag. Erstellen Sie sich deshalb ein Mitarbeiter-Organigramm, in dem Sie schnell erkennen können,
- wer sofort über diese Änderung informiert werden muss,
- wann Sie das Team informieren wollen,
- wer grundlegend über die Verschiebung der Priorität Bescheid wissen muss,
- für wen es irrelevant ist,
- wie Sie den einzelnen Mitarbeiter und/oder das Team informieren wollen: Im Gespräch, schriftlich per E-Mail, per Telefon.
Tipp 7: Nicht zu häufige Änderungen
Oft genug haben Sie es als Vorgesetzter in der Hand: Wird die Priorität geändert oder nicht. In etlichen Fällen mag es unumgänglich sein. In vielen aber auch nicht. Deshalb hüten Sie sich davor, immer wieder neue Prioritäten für bereits delegierte Aufgaben festzulegen. Sie riskieren
- Frust und Demotivation
- Leistungsabfall
- Verwirrung
- schlechte Arbeitsergebnisse.
