Mitarbeiterleistung steigern: Schaffen Sie typische Hindernisse aus dem Weg
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Gute Mitarbeiterleistung – und ihre Abhängigkeiten
Ihre Mitarbeiter erbringen Leistungen – jeden Tag. Mal sind es gute. Mal sind diese eher zufriedenstellend. Mal sind die Leistungen aber auch unzufriedenstellend, gar schlecht. Und nicht immer sind die Mitarbeiter dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiterleistungen sinken. Ganz im Gegenteil.
Vielmehr spielen oftmals die Abhängigkeiten, die den Arbeitsprozess bestimmen, eine entscheidende Rolle. Die Arbeit besteht in der Regel aus einer Abfolge von Arbeitsschritten, die von unterschiedlichen Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen zu unterschiedlichen Zeiten erledigt werden. Denn Ihr Mitarbeiter realisiert oft nur ganz wenige Aufgaben, für die er von Anfang bis zum Ende verantwortlich ist. Für die Mitarbeiterleistung sind diese Aspekte entscheidend.
Hindernisse, die die Mitarbeiterleistung zum Sinken bringen
Solche Abhängigkeiten – oder Arbeitsteilungen – haben Vorteile. Jeder bringt sich ein. Jeder erledigt den Teil der Aufgabe, für die er am besten qualifiziert ist. Aufgaben werden auf mehrere Schultern verteilt.
Sie bescheren allerdings auch viele Hindernisse, die sich auf die Leistung jedes Mitarbeiters positiv oder negativ auswirken können. Solche typischen Hindernisse sind:
- mangelhafte Terminabsprache
- widersprüchliche Anweisungen
- fehlende Ressourcen
- schlechte Zusammenarbeit
- unzureichendes Empowerment
- unzulängliche (Arbeits-)Strukturen
- mangelhafte Qualität (z.B. der Ware, Produkte, Service, Daten)
- fehlendes bzw. schlechtes Informationsmanagement
- mangelhafte Abstimmung der Arbeitsprozesse
- unzureichende Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, Abteilungen und Ihnen als Führungskraft und Ihren Mitarbeitern
- fehlender Plan B bzw. Verankerung eines existierenden Plan B bei den Mitarbeitern
- fehlende bzw. schlecht ausgebildete Kompetenzen
Hindernisse aus dem Weg räumen: 10 Tipps
Auf die meisten dieser Hindernisse hat Ihr Mitarbeiter weder Einfluss, noch unterliegen sie seiner alleinigen Kontrolle. Deshalb sind Sie als Führungskraft und Vorgesetzter gefordert. Werden Sie aktiv. Schaffen Sie für Ihren Mitarbeiter Hindernisse aus dem Weg.
Tipp 1: Sich sensibilisieren
Behalten Sie den Überblick. Zum einen über die Aufgaben und Projekte, die Ihre Mitarbeiter und Ihr Team realisieren. Zum anderen darüber, welche Arbeitsprozesse für die jeweiligen Aufgaben vorgesehen sind. Sensibilisieren Sie sich für
- Schnittstellen, an denen es zu Blockaden kommen kann,
- das Zusammenspiel der einzelnen Mitarbeiter, Teams und Abteilungen,
- Probleme, die in der Vergangenheit aufgetreten sind,
- wiederkehrende Schwierigkeiten, die die Mitarbeiterleistung schmälern,
- Schwachstellen im Unternehmen, der Geschäftsleitung und im Management, die den einen oder anderen der oben aufgeführten Hindernisse triggern könn(t)en.
Tipp 2: Aktuelles Haupt-Hindernis konkretisieren
Oft gibt es eine Verknüpfung mehrerer Ursachen, die die Mitarbeiterleistung zum Sinken bringen. In solchen Situationen ist es wichtig, die Hauptursache herauszufiltern. Listen Sie auf, welche Hindernisse Sie erkennen können. Beziehen Sie unbedingt den Mitarbeiter bei Ihrer Analyse mit ein. Klären Sie zusammen, welches Hindernis als erstes gelöst werden muss.
Tipp 3: Fakten sammeln
Vielleicht funktioniert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen nicht. Vielleicht liefert der Zulieferer mangelhafte Qualität und diese auch noch zu spät. Vielleicht stockt der notwendige Informationsfluss. Klären Sie erst einmal in Ruhe die Sachlage. Sammeln Sie Fakten und Informationen. Werten Sie diese aus. Setzen Sie erst dann Ideen zur Lösung frei.
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Tipp 4: Sich austauschen – über die „Grenzen“ hinweg
Manches Hindernis können auch Sie als Vorgesetzter und Führungskraft nicht alleine beseitigen. Da sind viele Hände gefragt. Vielleicht Ihr Vorgesetzter. Vielleicht die Geschäftsleitung. Vielleicht die anderen Abteilungsleiter. Suchen Sie das Gespräch. Tauschen Sie sich aus. Legen Sie gemeinsam fest, wie das Hindernis gemeinsam beseitigt werden kann – und zwar nachhaltig.
Tipp 5: Änderung von Arbeitsprozessen
Wagen Sie diesen Schritt. Falls notwendig zusammen mit Ihrem Vorgesetzten und/oder anderen Abteilungsleitern. Funktioniert ein Arbeitsprozess nicht, darf dieser geändert werden. Passen Sie die Arbeitsabläufe den Notwendigkeiten Ihrer Mitarbeiter an. Optimieren Sie Vorschriften und Verfahren. Natürlich stets mit dem Ziel vor Augen: Hindernisse beseitigen, auch potenzielle, und Mitarbeiterleistung wieder auf Kurs bringen.
Tipp 6: Widersprüchliche Anweisungen abblocken
Prüfen Sie erst einmal, ob Sie selbst Anweisungen geben, die sich im Grunde widersprechen. Falls dies der Fall sein sollte, teilen Sie dem Mitarbeiter mit, welche Anweisungen er zu folgen hat.
Oft sind es jedoch nicht Sie. Vielmehr stolpern Sie – und somit auch Ihre Mitarbeiter – immer wieder über unterschiedliche Anweisungen, die sich entgegenwirken. Vielleicht sagt Ihr Vorgesetzter etwas Gegensätzliches. Vielleicht ein anderer Abteilungsleiter. Vielleicht gibt aber auch eine andere Managementebene eine abweichende Vorgabe heraus.
Handeln Sie in solch einem Falle sofort. Unterbinden Sie die Anweisung. Klären Sie es mit der jeweiligen Stelle. Bitten Sie beispielsweise Ihren Vorgesetzten darum, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und seine Anweisungen direkt an Sie zu geben.
Tipp 7: Alternativ-Strategie entwickeln
Manches Mal ist vielleicht Ihr Vorgesetzter oder der Abteilungsleiter wenig einsichtig. Oder hält sich nicht an Ihre Absprachen. Dies gilt es zu akzeptieren – leider. Allerdings ist dies kein Grund zur Resignation.
Entwickeln Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern eine Alternativ-Strategie. So könnten Sie vereinbaren, dass Ihre Mitarbeiter Sie sofort informieren, falls es wieder „neue, widersprüchliche“ Anweisungen gibt. Der Mitarbeiter muss in jedem Falle wissen, was er tun kann, darf und soll.
Tipp 8: Schulen und Ressourcen stärken
Vielleicht scheitert der Verkäufer an den Kundeneinwänden „Es ist zu teuer“. Vielleicht fällt es mit dem Mitarbeiter schwer, zeitliche Prioritäten bei seinen Aufgaben zu setzen. Vielleicht ist er wenig geübt im Erstellen von PP-Präsentationen.
Prüfen Sie deshalb unbedingt, ob der Mitarbeiter auch in der Lage ist, die von Ihnen entwickelte Lösung realisieren zu können. Coachen Sie ihn. Bieten Sie ihm eine Schulung, die seine Ressourcen entsprechend stärken. Denn jede Lösungs-Strategie zur Beseitigung des Hindernisses ist nur so gut wie seine Umsetzung.
Tipp 9: Empowerment erhöhen
Stärken Sie Befugnisse Ihres Mitarbeiters. Weisen Sie ihn beispielsweise an, sich die benötigten Informationen aus den anderer Abteilung selbst zu beschaffen, falls es mal wieder eine Verzögerung gibt. Helfen Sie so zu verankern: Es gibt eine Lösung für das Problem – und ich, als Mitarbeiter kann dieses Problem auch lösen. Es ist mein Job, dies zu tun.
Tipp 10: Neue Aufgabe zuweisen
Nicht immer sind Sie erfolgreich, d.h. das Hindernis lässt sich trotz aller Bemühungen und Lösungsversuche nicht beseitigen. Punkt. Schade, aber so ist.
In solch einem Fall können Sie als Führungskraft und Vorgesetzter nur eins tun: Geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine neue und andere Aufgabe. Eine Aufgabe, die realisierbar ist und seine Mitarbeitermotivation steigert. Denn Sie können nicht von ihm erwarten, etwas zu tun, was überhaupt nicht machbar ist.
