Nachbearbeitung Sitzung: 4 Schritte zur optimalen Nachbearbeitung
Stefan Fritz
Stefan Fritz, geb. 1960, ist Inhaber der «FRITZ AG Strategie- und Führungsberatung» in Zürich und Mitglied der Netzwerke «Höschgasse Consultants» und «Executive Coach», beide in Zürich. Er schult und begleitet Persönlichkeiten mit Führungsverantwortung, insbesondere in Familienunternehmen und Verwaltungen. Organisationen unterstützt er in Strategieprozessen, in Generationenwechseln und durch Verwaltungsratsmandate.
Praxisbeispiel
Bei Vorträgen und Ausbildungen frage ich das Publikum jeweils: «Haben Sie schon einmal erlebt, dass Beschlüsse und Aufträge nicht (rechtzeitig) umgesetzt wurden?» Bei dieser Frage wird IMMER gelacht, weil alle wissen, dass Aufträge allzu oft nicht (rechtzeitig) erfüllt werden. Für die Stimmung im Saal ist das zwar erfreulich, wenn gelacht wird. Es ist aber ein schlechtes Zeichen für die heutigen Unternehmens- und Führungskulturen, Strukturen und die Verbindlichkeiten in der Zusammenarbeit.
Weshalb ist das so?
Es ist ja nicht der Fall, dass alle, die an Sitzungen teilnehmen, unfähig oder unwillig sind. Im Gegenteil, meistens sitzen ja Leute am Tisch, die aufgrund ihrer Kompetenzen ausgewählt wurden.
Zunächst sind die meisten Menschen heutzutage überflutet mit Informationen, Aufträgen, Leistungszielen, guten Vorsätzen etc. Gerade deshalb müssen wir uns zunächst Rechenschaft darüber ablegen, welche Sitzungen und welche Traktanden überhaupt sinnvoll, nützlich oder zumutbar sind. Wir müssen also sicher sein, dass die erteilten Aufträge notwendig sind und für die Organisation einen Mehrwert bedeuten. Werden Aufträge dennoch nicht erfüllt, kann folgendes Vorgehen sinnvoll sein:
Abbildung 1: Optimales Vorgehen
Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 1:
Der erste Schritt besteht darin, dass rein sachlich möglichst präzis beschrieben wird, worin die Abweichung besteht (Bestandesaufnahme).
Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 2:
Dieser Schritt erfordert ein genaues, nüchternes und sachliches Festhalten der Ursache(n), warum das Ziel nicht erreicht oder der Auftrag nicht (rechtzeitig) erfüllt wurde. Schuldzuweisungen sind zu vermeiden.
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Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 3:
Nun kann man einmal hinterfragen was passiert, wenn man nichts tut oder anordnet. Das bringt sehr oft verblüffende Resultate hervor. Es ist so eine Art «Crash Analysis». Es kann sein, dass das Projekt trotzdem auf Kurs bleibt und der Rückstand eingeholt wird, oder es zeichnet sich unerwartet eine Veränderung ab.
Nachbearbeitung Sitzung – Schritt 4:
Der vierte Schritt schliesslich führt zu (Unterstützungs-)Massnahmen, um die Zielerreichung sicherzustellen, oder zu einer Neuorientierung: Es ist möglich, dass ein Ziel oder ein Projekt neu priorisiert, ein Umfang oder die Realisationsgeschwindigkeit reduziert oder das Vorhaben ganz aufgegeben werden muss. Oft können auch Rückschlüsse auf Mängel in der Struktur oder Führung gemacht werden und im Sinne einer «lernenden Organisation» grundsätzliche Verbesserungsmassnahmen eingeleitet werden.
Es kann nicht genügend betont werden, dass durch diesen Automatismus Pendenzen oder «Meilensteine» von Projekten immer wieder «aufs Tapet» kommen, was «die halbe Miete» bei der Kontrolltätigkeit ist.
Es ist abzuwägen, ob individuelle Pendenzen eher in den Einzelgesprächen oder an der Teamsitzung behandelt werden. Die sogenannte «peer pressure», der Druck der Gruppe, kann auf die Termintreue und Disziplin sehr heilsam oder unterstützend wirken!
Fazit Nachbearbeitung Sitzung
Gesetzte Ziele zu erreichen und Aufträge zu erfüllen, sind für die Organisation und eine glaubhafte Führung zentral. Dazu zwei Ratschläge:
- Weniger ist mehr. Haben Sie den Mut, sich auf die wichtigsten Ziele und Aufträge zu beschränken
- Kontrollieren Sie regelmässig alle getroffenen Ziele und Aufträge und reagieren Sie in jedem Fall bei Abweichungen (z. B. gemäss den vorgeschlagenen 4 Schritten). Nichts ist schlimmer, als chronische «Krankheiten» hinzunehmen.
