Meeting moderieren: 4 Tipps, wie Sie Ihre Infos erfolgreich visuell darstellen
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Ein Meeting moderieren mit Unmengen an Informationen
In jedem Meeting fallen sie an: Daten, Fakten, Ideen und Unmengen an Meinungen. Denn ein Wort führt bekanntlich zum anderen. Und in der Fülle der Informationen ist es schnell geschehen.
Die Teilnehmer wissen nicht mehr,
- welche Punkte geklärt wurden.
- welche Fragen aufgekommen sind.
- über was abgestimmt werden soll.
- welche Informationen welchem Sachverhalt zuzuordnen sind.
- auf was sich geeinigt wurde.
Kurzum: Der Überblick geht verloren. Beim Meeting moderieren ist es jedoch Ihre Aufgabe hier nicht allein gegenzusteuern, sondern vorzubeugen. Halten Sie Wichtiges unbedingt fest.
Informationen visuell darstellen: Die Vorteile überwiegen
Informationen zu notieren, ist stets eine anspruchsvolle Aufgabe. Während eines Meetings wird Sie zur Herausforderung. Denn nicht allein heisst es, blitzschnell und spontan Wichtiges aus dem Gehörten herauszufiltern, sondern auch noch diese Fakten für alle Teilnehmer visuell verständlich darzustellen. Kein Wunder also, wenn diese Aufgabe manches Mal (gerne) vernachlässigt wird.
Deshalb verankern Sie die vielen Vorteile, die das visuelle Darstellen Ihnen – und Ihren Kollegen – beschert:
- Überblick der Informationen. Stichworte, Diagramme oder MindMaps sorgen für den notwendigen Durchblick.
- Vereinfachung der Inhalte. Informationen knapp festzuhalten, fokussiert die Gedanken aller Beteiligten.
- Kurzzeitgedächtnis entlasten. Ohne visuelle Darstellung werden bis zu 80% der Inhalte vergessen.
- Moderation gezielter lenken. Sie halten fest, was Sie oder die Gruppe für wichtig halten. An diese Punkte können Sie jederzeit anknüpfen oder zu ihnen wieder zurückführen, falls die Diskussion «ausufert».
- Teilnehmer einbeziehen. Wollen Sie Entscheidungen in der Gruppe herbeiführen, nützt das visuelle Darstellen der unterschiedlichen Positionen. Bitten Sie dann beispielsweise die Teilnehmer, sich zwischen zweien Positionen zu entscheiden – z.B. durch die «Ein-Punkt-Abfrage».
4 Tipps, wie Sie Informationen beim Meeting moderieren visuell darstellen
Übung macht den Meister, auch beim Meeting moderieren. Auch wenn es darum geht, Informationen visuell darzustellen. Deshalb machen Sie sich mit den folgenden Tipps vertraut. Gerne können Sie auch auf dem «Trockenen» üben, also vor und nach jedem Meeting. Sei es, die Lesbarkeit Ihrer Notizen zu verbessern. Oder sich mit Methoden der Darstellung vertrauter zu machen. Denn eins ist gewiss: Die Methoden müssen Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen sein, damit Sie diese mühelos während des Meetings abrufen und einsetzen können.
Tipp 1: Den Einstieg finden
Legen Sie sofort los. Warten Sie nicht auf die ersten Meinungsbeiträge. Nutzen Sie den Beginn des Meetings bereits als Einstieg für Ihre visuellen Aufzeichnungen. Denn dieser Einstieg ist so leicht und einfach: Schreiben Sie auf das Flipchart-Papier dick und gross
- das Problem: «Kundenabwanderung» oder «Reklamationen sind gestiegen»
- die Frage: «Wie können wir unsere Zusammenarbeit besser koordinieren?»
- die Aufgaben und Projekte: «Kundenanfragen individualisieren» oder «Projekt TULA»
Tipp 2: In der Kürze liegt die Würze
Für lange schriftliche Ausführungen fehlt Ihnen die Zeit. Sie wollen nicht die Diskussion bremsen. Deshalb fassen Sie Inhalte kurz zusammen. Am besten mit einigen Stichworten «geringer Entscheidungsrahmen bei Reklamationen» oder einem Schlagwort «Kundenhotline».
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Tipp 3: Lesbarkeit erhöhen
Jeder Teilnehmer soll Ihre Aufzeichnungen lesen können. Schreibschrift ist deshalb meist ungeeignet. Verwenden Sie Druckbuchstaben, die sich schnell notieren lassen. Erhöhen Sie zusätzlich die Lesbarkeit, indem Sie
- die Schreibgrösse variieren.
- die Stichstärke durch unterschiedliches Aufsetzen des Edding-Stiftes verändern.
- unterschiedliche Farben einsetzen. Aber Vorsicht: Zu bunt darf es auch nicht sein.
- mit Linien Aussagen verbinden oder voneinander trennen.
- Symbole geschickt einsetzen. Ob Smileys, Herzen, Sonne, Yin-Yang oder was auch immer, vieles lässt sich durch ein universelles Symbol darstellen.
Tipp 4: Zahlen, Abläufe und Co optimal darstellen
Keine Frage, alles lässt sich einfach auf das Flipchart schreiben. Ob einzelne Zahlen oder zusammengehörenden Daten. Aber Sie wollen mehr, als «nur» notieren. Sie wollen Zusammenhänge veranschaulichen. Sie wollen Grössenordnungen sichtbar machen. Sie wollen für eine Übersichtlichkeit sorgen. In all diesen Fällen greifen Sie zu Elementen der Illustration, die Ihnen aus Word und vor allem PowerPoint bekannt sind. Dabei geht es weniger darum, exakte Grafiken zu malen. Vielmehr erstellen Sie auf der Pinnwand oder dem Flipchart skizzenhaft ein Bild.
Visualisierung von Zahlen, Abläufen und Co
| Schwerpunkt der Darstellung | Elemente der Illustrationen |
|---|---|
| Zahlen, Mengen und Grössenordnungen |
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| Gliederungen und Beziehungen |
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| Abläufe und Prozesse |
|
| Komplexe Strukturfelder |
|
