Meeting: Der richtige Umgang mit schwierigen Teilnehmern

Mit Störern im Meeting richtig umgehen

Der Nörgler

Manche Teilnehmer haben stets etwas zu bemängeln, zu kritisieren und sehen so ziemlich alles schwarz. Für ein Vorwärtskommen ein erheblicher Störfaktor, der nicht allein die Stimmung im Meeting belastet, sondern auch eine zügige Ergebnisfindung erschwert. Die Gefahr ist: Der Nörgler infiziert die Gruppe, breitet Unlust aus und ruft Demotivation hervor. Ein wahrlich anstrengender Genosse.

Tipp: Holen Sie den Nörgler schon während der Vorbereitung mit in Ihr Boot. Lassen Sie ihn zu den einzelnen Agendapunkten seine «Negativhitliste» - also Einwände - aufschreiben, die er dann kurz und in einem der Gruppe vorträgt.

Lassen Sie sich diese Liste vor dem Meeting vorlegen. Überlegen Sie sich Alternativen, Gegenargumente und/oder Fragen, durch die die Gruppe zu anderen Ergebnissen und Einstellungen gelangt.

Weiteren «Nörgeleien» während der Besprechung begegnen Sie, indem Sie ihn bitten, die Aussage in der Ich-Form zu präsentieren. Also statt «wieder so eine sinnlose Neuerung» heisst es nun: «Ich empfinde die Neuerung als sinnlos.» Dann können Sie ihn und die Gruppe auffordern, seine Einschätzung zu begründen.

Hinterfragen seine eigenen Einwands «weiterzuspinnen», d.h. er entwirft basierend auf seiner Aussage ein Zukunftsbild. Was hätte dies für Folgen in einem Monat, halben Jahr, in zwei Jahren? Dies zeigt sehr deutlich die Sackgasse des «Stillstands». Gleichzeitig entstehen so viele Ideen dank des herbeigeführten Blickwinkels.

Der Dauerredner

Fünf Minuten, zehn Minuten – ewige Ausführungen, die oftmals ausschweifend präsentiert werden. Jeder seufzt schon innerlich auf, sobald der Dauerredner das Wort ergreift und rasch breitet sich Desinteresse aus. Oft ist dies ein «Sargnagel» im Meeting.

Tipp: Stellen Sie eine zeitliche Redebedingung auf. Jeder Teilnehmer erhält für seine Meinungsäusserung innerhalb der Diskussion/Besprechung maximal eine Minute (!). Sie müssen selbstverständlich die Zeit stoppen. Falls jemand innerhalb dieser Zeit nicht zum Ende kommt, soll er seine weiteren Gedanken schriftlich fixieren. Er darf dann später wieder dazu Stellung nehmen. Allerdings erst, nachdem mindestens zwei andere Teilnehmer sich geäussert haben.

Greifen Sie ein Stichwort des Dauerredners auf. «Besten Dank, dass Sie mir das Stichwort für einen weiteren (Agenda-)Punkt liefern, dem wir uns jetzt alle gemeinsam widmen werden.»

Der Unterbrecher

Fällt anderen gerne ins Wort, führt oft deren Sätze zu Ende oder führt gleich seine eigenen Gedanken dazu aus. Ob nun ein Zeichen der Respektlosigkeit oder Ungeduld, keine Basis für die Kommunikation.

Tipp: Unterbrechen Sie selbst. «Besten Dank, dass Sie gleich so engagiert das Wort ergreifen, aber Herr Lobowski hatte seine Ausführung noch nicht beendet.»

Nutzen Sie die Deaktivierungsmethode. Jeder, der unterbricht, zahlt einen Franken in die Kaffeekasse oder in ein Sparschwein, das im Meeting aufgestellt wird. So hilft die Gruppe mit, um Unterbrecher zu entlarven. Ein rascher Lernerfolg ist garantiert, der dann der Gruppe späteren Kaffeegenuss beschert.

Der Schweiger

Hält sich sehr oft zurück. Muss nicht unbedingt teilnahmslos sein, aber äussert selten seine Meinung. Tipp: Bitten Sie ihn/sie, vor dem Meeting einen Beitrag auszuarbeiten. Sprechen Sie ihn während des Meetings konkret an. «Ihre Meinung zu diesem Komplex interessiert uns jetzt aber alle sehr, denn ich weiss, dass Sie darin schon Erfahrung gesammelt haben.»

Machen Sie einen Meinungsaustausch: kreisrund. Jeder kommt dran und nimmt zu dem Problem/Thema Stellung. Machen Sie Gruppenarbeit. Teilen Sie die Gruppe in jeweils zwei Personeneinheiten. So muss der Schweiger mit seinem Partner kommunizieren.

Der Unruhestifter

Ob nun körperlich (beispielsweise ständig seine Sitzposition verändern, mit Blättern rascheln) oder auch verbal (Spitze abschiessen, sich mit anderen unterhalten, Zwischenbemerkungen flüstern, die alle hören, aber nicht völlig unterbrechen), er stört so die Konzentration und rückt sich subtil ins Rampenlicht. Oft gelingt es ihm auch, so das Besprechungsziel zu sabotieren, denn seine «Attacken» finden Widerhall. Im schlimmsten Falle gar Beifall.

Tipp: Binden Sie ihn aktiv in die Moderation beim Meeting mit ein. Er kann die Stichworte auf der Pinnwand notieren, den Diaprojektor bedienen oder für den Nachschub der Unterlagen sorgen. So ist er beschäftigt, aber nutzt auch gleichzeitig seine «Fähigkeiten» (wie mit dem anderen kurz reden beim Weiterreichen der Unterlagen). Und ganz wichtig, er steht mit im Rampenlicht des Geschehens. So muss er dies nicht selbst herbeiführen.

Bitten Sie ihn, seinen Austausch mit dem Nachbarn der Gruppe mitzuteilen. Oder seine Bemerkung für alle gut verständlich zu wiederholen. Entgegnen Sie auf die «Spitzfindigkeit»: «ein hervorragender Einwand, den wir allerdings vor zehn Minuten schon entkräftet hatten», oder: «…, den Sie bitte jetzt einmal kurz erläutern wollen».

Das Alphatier

Manche Gruppe weist leider den sehr dominierenden Typus auf. Er reisst die Argumente an sich, lässt oftmals andere Äusserungen nicht gelten und versucht, sich mit seiner Auffassung durchzusetzen. Im positiven Sinne ein Zugpferd, im schlimmsten ein Blockierer.

Tipp: Lassen Sie ihn für das Meeting einen Beitrag ausarbeiten. Dieser sollte die Darstellung verschiedener Sichtweisen (Kunden, Trends, Entwicklungen etc.) enthalten. Er darf keine persönliche Auswertung seiner gesammelten Informationen vornehmen, sonst lenkt er die Gruppe wieder.

Unterteilen Sie die Gruppe wieder in Kleingruppen. Variante: Jeder arbeitet in kurzer Zeit selbst Ideen/Argumente aus. Die Ergebnisse werden der Gruppe vorgestellt. So werden nicht allein die Gesichtspunkte des Alphatieres erörtert.

Hinterfragen Sie innerhalb der Gruppe Aussagen des Alphatieres, v.a. wenn er beharrlich daran festhält und seit längerer Zeit versucht, alles andere zu entkräften. Beispielsweise könnten Vor- und Nachteile aufgelistet werden. Oder mögliche Konsequenzen, die entstehen, Realisierungsschritte, Budget und/oder Arbeitsaufwand.

Der Verallgemeinerer

Dieser Typus liebt es, alles in unumstössliche Aussagen zu packen. Lieblingsworte sind hierfür «nie», «immer», «stets», die jede Tatsache generalisieren. «Nie wird dies klappen», «Solche Vorgaben treffen stets nur unsere Gruppe», oder: «Warum müssen eigentlich immer wir den Kürzeren ziehen?» Lassen Sie solche Aussagen nicht im Raum stehen, sondern begegnen Sie ihnen aktiv. Denn Sie dürfen das Echo, dass solche Plattitüden im Meeting bei den anderen Teilnehmern hervorruft nicht unterschätzen. Oft wird nämlich unterschwellig diesem versteckten Vorwurf zugestimmt.

Tipp: Fragen Sie nach. «Treffen solche Vorgaben tatsächlich nur Ihre Gruppe?», oder: „Wie so ziehen Sie alle jetzt den Kürzeren?

Differenzieren Sie. «Nur Teilbereiche dieser Idee wurden bereits realisiert. Ausserdem haben Sie in der Unterlage ein Beispiel einer anderen Firma, die bereits erfolgreich mit diesem System arbeitet.» Oder: «Ja, diese Vorgaben treffen jetzt nur Ihre Gruppe, weil Sie alle das Projektteam bilden und für die anderen Teams der Abteilungen einfach unrelevant sind.»