Geschäftskorrespondenz: Verwenden Sie Verben statt Substantive

Kompliziert, langatmig und schwerer verständlich

Die deutsche Sprache liebt ihre Substantive. Und die Geschäftskorrespondenz scheint dieser Liebe verfallen zu sein. Kaum ein Geschäftsbrief, in dem es nicht von Sätzen mit ihnen wimmelt:

• Unser Angebot hat Gültigkeit bis…
• Ihren Vorschlag haben wir einer eingehenden Prüfung unterzogen…
• Bitte geben Sie uns Bescheid, bis wann Sie die Bestellung ausführen können…
• Wir bitten um die Beantwortung unserer Fragen und wären Ihnen für die Rücksendung des aufgefüllten Formulars bis …dankbar.
• Für Ihren besonderen Einsatz in dieser Angelegenheit möchten wir Ihnen unseren Dank aussprechen.

Obwohl formal und stilistisch kaum etwas einzuwenden ist, lassen Sie einmal die Sätze auf sich wirken. Fragen Sie sich:

• Lässt sich der Inhalt schnell erfassen?
• Wissen Sie sofort und vor allem mühelos, welche Aktivität von Ihnen gefordert ist?
• Macht es Spass einen Brief mit solchen Aussagen zu lesen?

Die Antwort lautet in der Regel auf alle drei Fragen «Nein». Und das Schlimmste ist: Ihren Kunden – also dem Empfänger Ihrer Geschäftsbriefe – wird es kaum anders ergehen. Allerdings können Sie dies mit wenig Aufwand ändern.

Verben bringen Bewegung in Geschäftsbriefe

Ersetzen Sie ab heute so oft als möglich jedes Substantiv durch ein Verb. Bringen Sie auf diese Weise Bewegung in Ihre Sätze. Denn Verben

• wirken dynamischer.
• erleichtern das Lesen.
• fordern zum Handeln auf.

Ihre Geschäftskorrespondenz gewinnt deshalb in jedem Fall durch einen verstärkten Einsatz von Verben. Lassen Sie die folgenden Beispiele einmal in Ruhe auf sich wirken.

Verwenden Sie Verben statt Substantive: 5 Schritte

Den Schreibstil zu ändern, benötigt schon ein wenig Übung. Deshalb gehen Sie Schritt für Schritt vor.

Schritt 1: Briefe prüfen

Öffnen Sie auf Ihrem PC die Briefe, die Sie in den letzten Tagen geschrieben haben. Falls Sie Standardantworten auf typische Anfragen abgespeichert haben, öffnen Sie auch diese. Markieren Sie nun mit der Funktion «F(ett)» oder Schriftfarbe in Ihrer Office-Software alle Substantive, die im Grunde als Verb fungieren. Deshalb werden solche Substantive auch Streckverben genannt. Beispiel: Abrechnung vornehmen, einen Antrag stellen, in Auftrag geben, Mitteilung machen.

Schritt 2: Den Verben auf die Spur kommen

Nehmen Sie sich nun einen Brief nach dem anderen vor. Überlegen Sie in Ruhe, welches Verb das Substantiv ersetzen kann. Sollte Ihnen das etwas schwerfallen, fragen Sie sich:

• Welche Aktivität sprechen Sie an? Was wurde von Ihnen und/oder dem Unternehmen getan?
• Welche Handlung soll der Empfänger ausführen? Was soll dieser tun?

Notieren Sie Ihre Ideen neben dem Substantiv. Geben Sie sich so Zeit, bevor Sie sich entscheiden. Denn manches Mal erscheint der verbale Schreibstil ungewohnt und weniger professionell.

Schritt 3: Durch Verben ersetzen

Löschen Sie schliesslich die Streckverben (die Substantive) aus Ihrem Geschäftsbrief. Lesen Sie Ihre neuen Formulierungen durch. Lassen Sie den Brief auf sich wirken. Speichern Sie ihn ab und schliessen Sie ihn – für einige Tage.

Schritt 4: Briefe überarbeiten

Nach einigen Tagen «Ruhezeit», widmen Sie sich erneut Ihren Geschäftsbriefen. Lesen Sie sie durch. Prüfen Sie:

• Hat sich die Aussage verbessert?
• Wird beim Lesen deutlich, was Sie (bzw. das Unternehmen) getan haben und was der Leser tun soll?
• Gibt es Synonyme für einzelne Verben, die aussagekräftiger sind? Rufen Sie in Ihrer Office-Software einfach die Thesaurus-Funktion auf (in Word in der Registerkarte «Übersicht» zu finden). Wählen Sie das passendere für Sie aus. Fügen Sie es ein.

Schritt 5: Anlagen überarbeiten

Viele Briefe enthalten zusätzliche Informationen wie Broschüren, Faltblätter oder Flyer. Werden diese aktuell erstellt, achten Sie unbedingt auf einen verbalen Schreibstil. Liegen diese bereits als Printversion vor, sollte mittel- und langfristig der Schreibstil unbedingt vor dem nächsten Druckauftrag angepasst werden.