Geschäftsbriefe schreiben: 7 klare Regeln für den Aufbau
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Ein Brief sagt mehr als 1000 Worte
Jeder Geschäftsbrief enthält eine Botschaft: Antworten auf Anfragen, Auftragsbestätigungen, Terminvereinbarungen, Genesungswünsche, Dankesworte oder beste Wünsche zu besonderen Anlässen. Jeder Geschäftsbrief ist aber auch ein Imageträger des Unternehmens: Über die Wahl der Worte, die getroffenen Aussagen und – ganz wichtig – über die Struktur und den Aufbau.
Obwohl Sie Ihre Botschaft individuell gestalten, ist es empfehlenswert, sich beim Aufbau der Geschäftskorrespondenz an den Regeln nach DIN zu orientieren, weil
- eine übersichtliche Struktur die Akzeptanz und Lesbarkeit beim Empfänger erhöht.
- somit jeder Geschäftsbrief des Unternehmens einheitlich gestaltet wird.
- aus Versandgründen bestimmte Standards eingehalten werden müssen.
- ein genormtes Layout garantiert, dass der Brief gefalzt, gelocht und in den gängigen Fensterbriefhüllen verschickt werden kann.
7 Regeln für den Aufbau Ihrer Geschäftsbriefe
Erstellen Sie nach den DIN-Regeln zum einen die Vordrucke für die Briefbögen des Unternehmens – falls die Gestaltung nicht ein Grafikstudio übernimmt. Zum anderen eine Maske, die jeder Mitarbeiter auf seinem PC vorfindet, um die Daten der Geschäftskorrespondenz korrekt und mühelos eingeben zu können.
Tipp: Am Ende des Beitrags finden Sie genaue cm-Angaben zur Platzierung.
Regel 1: Das Anschriftenfeld
Sie verfügen im Anschriftenfeld über neun Zeilen, die sich in drei Bereiche aufgliedern:
- Zeile 1 bis 3 für Vermerke. Einzeilige Vermerke beginnen in der Zeile 3, zweizeilige in der Zeile 2 und dreizeilige in der Zeile 1. Gibt es keine Zusätze oder Vermerke zur Adresse des Empfängers bleiben nach der DIN die ersten drei Zeilen leer.
- Zeile 4 bis 6 für die Anschrift. Empfohlen wird für das Anschriftenfeld eine Schriftgrösse von 10 Punkt. So stellen Sie sicher, dass die automatischen Lese- und Sortiermaschinen der Briefbeförderer die Briefe schneller ordnen und weiterleiten können. Zwischen den Adressdaten gibt es keine Leerzeilen. Ein Beispiel verdeutlicht Ihnen den Aufbau:
-
Warensendung
- Wenn unzustellbar, bitte mit
- neuer Anschrift zurück
- Muster GmbH
- Herrn Michael Muster
- 1234 MUSTERSTADT
- SCHWEIZ
Geht Ihr Brief ins Ausland, gibt es drei weitere wichtige Regeln zu beachten:
- Keine Länderkennzeichnung verwenden – wie D-12345 Musterstadt.
- Den Ort in der Sprache des Landes schreiben – also München, Roma, Bucuresti -, um die Zustellung im Empfängerland zu erleichtern.
- Den Ort und das Bestimmungsland in Grossbuchstaben schreiben – also MÜNCHEN/DEUTSCHLAND oder ROMA/ITALIEN.
Regel 2: Korrekte Anrede mit Titel und Amtsbezeichnungen
Das Adressfeld ist das erste, was Ihr Empfänger sieht und liest. Vermeiden Sie deshalb Fehler, die sich gerade bei der Anrede einschleichen. Hier einige Tipps:
| Berufsbezeichnungen stehen neben „Frau“ oder „Herr“ in der ersten Zeile | Herr Rechtsanwalt Frau Direktor |
| Titelbezeichnungen stehen unmittelbar vor dem Namen und werden meist abgekürzt. | Herr Rechtsanwalt Dr. Hans Meier Frau Direktor Professor Michael Müller Herr Dipl.-Ing. Michael Mustermann |
| Ehepaare | Frau und Herr Tanja und Guido Gerber |
| Alle Mitglieder einer Familie | Familie Schmid |
| Unverheiratetes Paar | Frau Andrea Brunner Herr Stefan Widmer |
| Partner trägt Doppelnamen | Frau Laura Müller-Schmid Herr Martin Schmid |
| Partner hat Titel | Frau Dr. Isabelle Roth Herr Nicolas Roth |
Regel 3: Die zweizeilige Bezugszeichenzeile
Unter dem Anschriftenfeld folgt die Bezugszeile – und zwar mit einem Abstand von zwei Leerzeilen. In diese Zeile gehören in folgender Reihenfolge die Informationen als Leitwörter (nicht benötigte entfallen natürlich):
Herrn Rechtsanwalt Dieter Müller Musterstrasse 12 1234 Musterstadt | |||||
Ihr Zeichen MM | Ihre Nachricht vom, 12.08.2016 | Unser Zeichen JK7 | Unsere Nachricht vom, 15.08.2016 | Telefon, Name -123, Müller | Datum 2016-08-17 |
Regel 4: Das Datum
Eingebettet in die Bezugszeile hat die Schreibweise des Datums sich dem internationalen Schriftverkehr angepasst.
| Schreibweise | Beispiel | Erläuterung |
|---|---|---|
| Jahr-Monat-Tag | 2016-07-22 | Entspricht der europäischen Norm |
| Tag.Monat.Jahr | 20.07.2016 | Weiterhin verbreitete Schreibweise |
| Tag. (als Zahl). Monat (als Text) Jahr (als Zahl) | 22. Juli 2016 | Wird heute noch verwendet. |
Regel 5: Die Betreffzeile
Bringen Sie in der Betreffzeile die wesentliche Information des Briefes auf den Punkt. Mit einer knappen und aussagekräftigen Botschaft wecken Sie so das Interesse des Kunden oder Geschäftspartners.
- Zwei Zeilen Abstand zur Bezugszeile – und sollte diese „nur“ aus dem Datum bestehen.
- Einleitende Wörter entfallen. Streichen Sie also „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“.
- Kein Punkt, aber Ausrufezeichen gerne. Werbliche Satzzeichen wie „Sparen Sie jetzt 500 CHF!“ sind in der Betreffzeile erlaubt, ein Punkt als Satzzeichen jedoch nicht.
- Hervorheben erlaubt. Betonen Sie die Betreffzeile – entweder durch eine „Fett-„ oder farbliche Markierung.
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Regel 6: Die Anrede
Zwei Zeilen nach der Betreffzeile folgt die Anrede. Punkten Sie jedoch nicht allein durch die korrekte Platzierung, sondern vielmehr durch eine persönliche und passende Ansprache.
| Adressat | Regel | Beispiele |
|---|---|---|
| Bekannt | Stets den korrekten Namen nennen. | Sehr geehrte Frau Müller, … Guten Tag, Herr Gerber,… |
| Bekannt und vertraut | Stets den korrekten Namen nennen, eventuell eine vertrauliche Anrede | Lieber Herr Widmer,… Lieber Guido,… Guten Tag, liebe Frau Schmid,… |
| Name unbekannt | Auf der sicheren Seite mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren,…“ | Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,… Sehr geehrte Damen und Herren,… |
| Name bekannt, Geschlecht jedoch unbekannt | Die Oder-Variante einsetzen oder noch besser Geschlecht eruieren | Sehr geehrte Frau Gerber oder Herr Gerber, … |
| Titel Doktor | Wird abgekürzt | Sehr geehrte Frau Dr. Bäumler,… |
| Professor | Wird ausgeschrieben Mit „Frau/Herr“ möglich | Sehr geehrte Frau Professorin Huber,… Sehr geehrter Professor Meier,… |
| Professor und Doktor | Professor überlagert Doktor | Sehr geehrte Frau Professorin Müller,.. |
Regel 7: Die Grussformel, Unterschrift und Anlagen
Auch beim Ende des Briefes gibt es einiges zu beachten.
- Die Grussformel. Setzen Sie diese mit einer Leerzeile zu Ihrem Brieftext ab: „Mit freundlichen Grüssen“, „Freundliche Grüsse und ein schönes Wochenende“ oder „Mit herzlichen Grüssen aus Zürich“ sind gängige Formulierungen.
- Die Unterschrift. Planen Sie drei bis vier Leerzeilen für die Unterschrift ein. Da manche Unterschriften schwer lesbar, empfiehlt es sich, den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners ausgeschrieben unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich zu wiederholen.
- Die Anlagen. Unter die Unterschrift (bzw. die maschinenschriftliche Wiederholung des Namens des Unterzeichners) platzieren Sie den Hinweis auf beigefügte Anlagen. Der Abstand beträgt eine Leerzeile. Als Hervorhebung für das Wort „Anlage(n)“ wird nur die Fett-Markierung angewendet. Es wird kein Doppelpunkt hinter „Anlage(n)“ gesetzt. Listen Sie einzelne Anlagen untereinander auf, ohne Aufzählungszeichen zu verwenden.
Geschäftsbriefe schreiben - Eckdaten zum Aufbau
Ihre Absenderangaben
- Form Briefkopf + Höhe des Briefkopfes
- Form A: 27mm für kleinere Firmenlogos
- Form B: 45 mm übliche Variante
- Textpositionierung im Briefbogen
- Bei Form A: 2,0 cm zur linken Blattkante 2,7 cm zur oberen Blattkante
- Bei Form B: 2,0 cm zur linken Blattkante 4,5 cm zur oberen Blattkante
- Grösse : 0,5 cm x 8,5 cm
- Schriftgrösse: zwischen 6 und 8 Punkten
- Besonderheiten: Das gesamte Feld wird optisch durch einen waagerechten Strich vom Anschriftenfeld abgesetzt, d.h. die Absenderabgaben werden im Brieffenster unterstrichen
Das Anschriftenfeld
- Zeilenzahl: Neun Zeilen
- Zeilen 1 – 3: Zusätze und Vermerke wie „Einschreiben“. Es wird von unten - also der Zeile 3 – begonnen. Nicht benutzte Zeilen bleiben leer.
- Zeile 4 – 9: Die Adresse des Empfängers
- Grösse: 4,0 x 8,5 cm
- Schriftgrösse: 10 Punkt sind optimal. Auf keinen Fall kleiner als 8 Punkt.
Die zweizeilige Bezugszeichenzeile
- Position der Informationen – Leitwörte: 2,41 cm Abstand zum linken Blattrand
- Einzelne Leitwörter: linksbündig anordnen
- Bezugszeichen zu den Leitwörtern: Bündig in der nächsten Zeile
Die Betreffzeile
- Leerzeilen: immer zwei Leerzeilen vor der eigentlichen Betreffzeile
- Position: Am linken Rand nach 2,41 cm von der linken Blattkante
- Anschluss zum nächsten Briefelement: Zwei Leerzeilen vor der Anrede
