Geschäftsbrief schreiben: Optisch gut gestalten
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Der erste Eindruck entscheidet
Schrift: Die Schrift sollte gut lesbar sein und als modern empfunden werden. Verwenden Sie in der ganzen Firma nur ein Schriftbild und lesen Sie dieses bewusst aus.
Grösse: Die Buchstaben bleiben im ganzen Dokument gleich gross. Optimal sind 11 und 12 Punkte, selten grösser, nie kleiner.
Hervorhebungen: Wichtiges wird ausschliesslich durch Fettdruck markiert. Kursives oder Unterstrichenes ist schlecht lesbar.
Typen: Bitte verwenden Sie keine Grossbuchstaben, die schlecht lesbar sind und altmo-disch wirken.
Darstellung: Optimal ist der Flattersatz. Achten Sie dabei auf die Zeilenenden und Ränder. Blocksatz wirkt statisch, als ob man Scheuklappen aufgesetzt hat. Zwischentitel lockern auf.
Nutzen Sie die formalen Elemente
Bereits am Aufbau eines modernen Briefes sieht man viele Unterschiede gegenüber früher.
Infozeile: Aus der Infozeile erfährt man den Inhalt des Briefes. Sie ist gleich gross wie der Lauftext und fett. Wie in der Zeitung setzt die Infozeile einen ersten Blickpunkt, wird immer fantasievoller und regt zum Weiterlesen an. Beispiel: Gute Laune und Energie dank richtiger Ernährung
Anrede: Die Anrede kann formell (Sehr geehrte Frau), informell (Guten Tag, Grüezi, Hallo) und persönlich (Liebe) sein.
Briefstart: Jeder Brief fängt positiv an. Sie finden garantiert etwas, wofür Sie danken können. Beispiel: Sie haben uns alle Unterlagen geschickt. Besten Dank.
Mittelteil: Hier werden Fakten, Inhalte, Argumente aufgezählt. Der Textfluss und die Darstellung sind wichtig. Bleiwüsten sind unlesbar. Beispiel: Bitte kontrollieren Sie ... Bei Fragen sind wir für Sie da.
Schlussteil: Im letzten Abschnitt zieht man ein Fazit und nennt Forderungen. Der Dank setzt den Schlusspunkt. Beispiel: Interessiert Sie eine massgeschneiderte Lösung? Dann ...
Grussform: Neue Grussformen sind fantasievoll. Hier dürfen Sie Ihre Individualität ausleben. Der Gruss passt zur Begrüssungsanrede. Beispiel: OPTImistiSCHE Grüsse von Ihrem Optiker-Team
Beilagen: Beilagen können aufgeführt werden, wenn sie im Text nicht bereits erwähnt sind. Das Wort Beilagen wird nicht geschrieben.
PS/Übrigens: Die letzte Zeile wird ganz sicher gelesen. Deshalb ist es wichtig, hier positive Zusatzinformationen, Slogans und Mehrwerte zu platzieren. Vom PS haben Ihre Leserinnen und Leser einen Nutzen. Beispiel: PS: Profitieren Sie von ...
Spannende Startsätze
Ist der erste Satz geschrieben, folgen die nächsten sieben! Mit diesen Beispielen fällt der Einstieg leicht.
Der Dank voran
- Vielen Dank für Ihr Schreiben, Ihren Anruf, Ihre Mitteilung, Ihre Information, Ihre Dokumente, Ihre Unterlagen, Ihre Antwort, Ihre Hilfe.
- Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Ihre Angaben haben es uns erleichtert, ...
- Vielen Dank. Sie haben sich für unser wichtiges Gespräch Zeit genommen. Danke für Ihre Unterstützung.
Der Dank in der Mitte
- Über Ihre positive Antwort haben wir uns sehr gefreut.
- Ihre Information kam im richtigen Moment. Danke für Ihre schnelle Antwort.
Der Dank am Ende des ersten Satzes
- Ihre prompte Antwort hat uns sehr geholfen - vielen Dank.
- Ihr Anruf war sehr informativ. Vielen Dank.
- Für Ihre Stellungnahme vielen Dank.
- Ihre Mitarbeit ist sehr wertvoll. Besten Dank.
- Ihre Information ist für uns sehr interessant. Vielen Dank für Ihre Hilfe.
- Ihre Beschreibung war für uns sehr hilfreich. Besten Dank.
- Die Unterlagen sind von grossem Nutzen - vielen Dank.
- Sie haben uns mit Ihrer Information wirklich aus einer Verlegenheit geholfen. Besten Dank.
Passende Produkt-Empfehlungen
Schlusssätze, die in Erinnerung bleiben
Genauso wichtig wie ein spannender Beginn ist ein optimaler Schluss.
Konkret
- Auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen freuen wir uns.
- Auf unser nächstes Treffen freue ich mich heute schon.
- Ihnen wünschen wir viel Erfolg für Ihr spannendes Projekt, innovatives Produkt, neues Modell, Ihre Dienstleistung.
- Ihnen wünsche ich eine spannende Woche.
- Ihnen wünschen wir ein erholsames Wochenende.
- Sonnige Ostertage, das wünsche ich Ihnen.
- Einen guten Start in eine interessante Woche.
Kurz und bündig
- Schönes Wochenende.
- Schöne Weihnachtstage und ein erfolgreiches neues Jahr!
- Eine erfolgreiche Woche.
- Erholsame Ferien.
- Viel Spass beim ...
Freundlich Grüssen spannend gemacht
Heute sind innovative Grussformeln modern. E-Mail oder amtlicher Brief, Liebesbrief oder Reklamation - ob und welchen Gruss Sie wählen, hängt stark vom Inhalt, von der Textlänge, von Ihrem Gefühl und der Tagesform ab. Fantasie ist gefragt!
Die Normalen
- Mit freundlichen Grüssen
- Mit freundlichem Gruss
- Liebe Grüsse
- Etc.
Die Modernen
- Freundliche Grüsse aus ...
- Freundliche Grüsse nach ...
- Freundliche Grüsse in die Hauptstadt
- Grüsse aus dem verschneiten ... sendet
- Sommerliche Grüsse
- Nach ... grüsst freundlich
- Etc.
