Geschäftliche Weihnachtsbriefe: So wandeln Sie die 7 Todsünden in 7 Tugenden
Brigitte Miller
Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.
Mit Weihnachtskarten beim Empfänger punkten
Geschäftliche Weihnachtsbriefe sind mehr als ein Ritual. Rücken Sie einen Fakt in den Fokus: Der Kunde, der Geschäftspartner und/oder der freie Mitarbeiter erwarten Ihren Weihnachtsgruss. In all der Flut der eingehenden Weihnachtsbriefe registriert der Empfänger sehr genau, ob auch von Ihrem Unternehmen eine Weihnachtskarte dabei ist. Denn Ihr Weihnachtsgruss hat eine tiefergreifende Bedeutung.
Mit jedem geschäftlichen Weihnachtsbrief
- würdigen Sie die Beziehung, die zwischen Ihnen und dem Empfänger besteht.
- bestätigen Sie dem Empfänger, dass er Ihnen wichtig ist.
- bringen Sie dem Empfänger Ihre Wertschätzung entgegen.
- schenken Sie demjenigen Ihre Aufmerksamkeit.
- sagen Sie „Danke“.
- wünschen Sie dem Empfänger gesegnete Feiertage und ein gutes neues Jahr.
- senden Sie (eventuell) eine kleine Überraschung – ein passendes Werbegeschenk –, die Freude bereitet.
- und stärken mit alledem letztendlich die Kunden- oder Geschäftsbeziehung.
Geschäftliche Weihnachtsbriefe sind somit ein wichtiges Marketinginstrument. Ein Marketinginstrument, mit dem Sie beim Empfänger punkten können. Das Wort „können“ ist hier bewusst geschrieben, denn nicht immer gelingt dies. Immer wieder schleichen sich manche der 7 Todsünden schnell ein, die die positive Wirkung zunichtemachen.
Geschäftliche Weihnachtsbriefe: Wandeln Sie die 7 Todsünden in 7 Tugenden
Bescheren Sie mit Ihrer Weihnachtspost im Vorweihnachtstrubel kleine Augenblicke der Freude. Lassen Sie den Empfänger beim Lesen jedoch nicht über die eine oder andere Todsünde stolpern. Begeistern Sie ihn mit der Umsetzung der vielen „Tugend-Tipps.“
Todsünde 1: Kreatives selbstgestalten
Immer wieder sind sie in der Post: Selbstgestaltete geschäftliche Weihnachtsbriefe oder Weihnachtskarten. Der Kreativität werden hierbei keine Grenzen gesetzt. Mal am Computer entworfen und per Tintenstrahl ausgedruckt oder mit Textmarkern mit wenigen Strichen auf die Karte gemalt. Ob grüner Tannenzweig mit brennender Kerze, Nikolaus mit Geschenken oder der singende Engel, die weihnachtlichen Motive variieren zwar, nur der Eindruck bleibt gleich: Schön fürs Private, unpassend auf der Geschäftsebene.
Zur Tugend wandeln:
- Fotokarten als Alternative. Lenken Sie Ihre Kreativität in eine neue Richtung. Individualisieren Sie das Covermotiv Ihrer Weihnachtskarte. Bearbeiten Sie es eventuell mit Photoshop, bevor Sie es einer Druckerei in Auftrag geben. Wie wäre es mit dem Motiv
- „Team mit Nikolausmützen“. Setzen Sie Ihrem Team rote Mützen auf.
- „Weihnachtsdekoration im Unternehmen“. Viele Unternehmen schmücken zu Weihnachten das Foyer z.B. mit einem Weihnachtsbaum. Wählen Sie solch ein Motiv, um zu zeigen, wie Ihr Unternehmen sich auf Weihnachten einstimmt.
- „Botschaft Frohe Weihnachten“. Versammeln Sie die gesamte Belegschaft. Einzelne Mitarbeiter halten dabei Tafeln mit Buchstaben hoch, die gelesen „Merry Christmas“ ergeben.
- Corporate Identity und Design beachten. Orientieren Sie sich auch bei der Gestaltung der Weihnachtskarten an Ihrem CI und Corporate Design. Knüpfen Sie an Ihren Unternehmensfarben an. Wählen Sie Motive, die zu Ihrem CI passen – beispielsweise bei traditionellem CI Motive wie Tannenbaum, Schneelandschaften, Kirchen und Engel oder bei modern-flippigen CI beispielsweise bunte Weihnachtskugeln oder Weihnachtsgrüsse in vielen Sprachen.
- Professionelle Hilfe. Falls das Budget es erlaubt, lassen Sie Ihre Ideen von einem Grafik-Designer umsetzen. Ansonsten wählen Sie einen Online-Anbieter, ob Druckerei oder Postkarten-Portal, die eine Vielzahl an Weihnachts-Motiven anbieten, in denen Sie Ihren individuellen Text einfügen lassen.
Todsünde 2: Weihnachtstexte aus dem Vorjahr
Während all der Hektik, die im Unternehmen in der Vor-Weihnachtszeit herrscht, fällt eins schwer: Sich auf besinnliche Worte zur Weihnachtszeit zu konzentrieren. So ist die nahelegende – auch verständlichste – Lösung, einfach die Weihnachtsgrüsse aus dem letzten Jahr auf die Karte bzw. Brief drucken zu lassen.
Zur Tugend wandeln:
- Neuer Text. Werden Sie international mit „Merry Christmas, Feliz Navidad, Vrolijk Kersfeest en `n gelukkige nuwe jaar”. Oder überraschen Sie den Empfänger mit Worten wie “Jetzt. Hier. Innehalten. Für einen Moment sich spüren. Und im Flow bleiben – auch im Weihnachtsstress. Für die kommende Zeit und das neue Jahr wünschen wir Ihnen viele besinnliche Augenblicke“.
- Inspirierende Zitate. Zitieren ist erlaubt. Wählen Sie ein für Sie passendes Zitat. Sei es vom Dalai Lama, Papst Franziskus, der Heilige Augustinus, Khalil Gibran oder Rilke.
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Todsünde 3: Dieselben Dankes-Floskeln für alle
Viele Texte wirken „ausgelutscht“. Verwunderlich ist dies allerdings kaum. Jahr für Jahr liest der Empfänger typische Worte wie „Vielen Dank für das entgegengebrachte Vertrauen“ oder „Unser Team sagt „Danke“. Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie frohe Feiertage und einen guten Start in ein erfolgreiches neues Jahr“. Wie schade. Denn Sie investieren in die Weihnachtspost Zeit und Geld, ohne beim Empfänger einen nachhaltigen Eindruck auszulösen.
Zur Tugend wandeln:
- Zielgruppenorientiert. Unterteilen Sie Ihre Weihnachtsbriefe in die passenden Zielgruppen wie beispielsweise A-, B – oder C-Kunden, Geschäftspartner, Zulieferer, freie Mitarbeiter. Passen Sie Ihren Dankestext der Zielgruppe an.
- Konkretisieren. Sagen Sie präzise, wofür Sie sich bedanken. „Kunden wie Sie sind einfach kostbar. Denn Kunden wie Sie machen uns stark – durch Ihre Treue, Ihren Kauf unserer Produkte, Ihr Feedback, Ihre Weiterempfehlung. Danke.“
Todsünde 4: Keine persönlichen Weihnachtsgrüsse
Oft wird ein Punkt sträflich vernachlässigt: Das Personalisieren der Weihnachtspost. Ein Grund, warum die Weihnachtsbriefe (oder Weihnachtskarten) oft ohne persönliche Anrede und/oder Gruss versandt werden, mag der Umfang der Weihnachtspost sein. Es sind so viele. So bleibt die Karte „Anonym“. Leider.
Zur Tugend wandeln:
- Selektieren. Bei einer grossen Menge an Weihnachtskarten/-briefen wählen Sie gezielt aus. Entscheiden Sie, wem Sie eine personalisierte Karte senden wollen. Fokussieren Sie für Ihre Auswahl in jedem Falle Ihre Geschäftspartner, freien Mitarbeiter und auch die Stammkunden der Kategorie A.
- Handschriftlich. Schreiben Sie die Anrede und den Gruss stets per Hand – auch bei Weihnachtsbriefen.
- Serienbriefe. Wollen Sie Ihre gesamte Weihnachtspost personalisieren, nutzen Sie die Funktion „Serienbrief“ in Microsoft Office. Dann kommen auch Ihre B- und C-Kunden in den Genuss einer individuellen Ansprache. Hinweis: Die Empfänger Ihrer getroffenen Auswahl sollten Sie dennoch handschriftlich „verwöhnen“. So vermitteln Sie ihm: „Sie sind mir so wichtig, dass ich zum Füller greife.“
Todsünde 5: Weihnachtsbriefe mit wenig Text
Statt Weihnachtskarten erfreuen sich immer mehr Weihnachtsbriefe auch im geschäftlichen Umfeld grösserer Beliebtheit. Vielleicht, weil es so schönes Briefpapier mit weihnachtlichen Motiven gibt. Vielleicht, weile es eine kostengünstigere Variante ist. Solch ein DIN-A4-Blatt will aber gefüllt sein. Wer hier nur zwei bis drei Sätze schreibt, offenbart – leider – eine inhaltliche Leere.
Zur Tugend wandeln:
- Neue Weihnachts-Botschaft. Überlegen Sie sich, was für Sie die Quintessenz von Weihnachten ist – wie Liebe, Solidarität, Achtsamkeit, Besinnung auf sich selbst und seine Mitgeschöpfe oder die Geburt von neuem. Lassen Sie das Jahr mit Ihrem Kernstück an sich vorüberziehen. Fragen Sie sich: Gab es im Unternehmen und in der Gesellschaft Ereignisse, die diese Weihnachtssubstanz widerspiegeln – positiv, negativ? Wollen Sie diese in Ihrer Botschaft aufgreifen? Oder welche Botschaft als Unternehmen wollen Sie aussprechen? Welche gedanklichen Impulse wollen Sie bei Ihrem Empfänger freisetzen?$
- Positive Worte. Wählen Sie positive Formulierungen. Achten Sie bei Ihren Schlussworten auf Ausdrücke, die erbauen und ermutigen.
Todsünde 6: Unterschrift einscannen
In der geschäftlichen Korrespondenz ein gewohntes Briefelement: Die eingescannte Unterschrift. In der Weihnachtspost hat sie allerdings nichts verloren.
Zur Tugend wandeln:
- Zeit reservieren. Nutzen Sie Zeiten, in denen Ihr Biorhythmus niedrig ist, wie vor und/oder nach der Mittagspause. Planen Sie je nach Umfang Ihrer Weihnachtspost mehrere Tage dafür ein, statt alles auf einmal zu erledigen.
- Unterschriftenliste. Viele Kunden und Geschäftspartner haben auch Kontakt zu Ihren Mitarbeitern im Team. Lassen Sie diese mit unterschreiben.
Todsünde 7: Unterschrift delegieren
Ein Kürzel – das i.A – erleichtert den betrieblichen Schriftverkehr. Auf Weihnachtskarten oder Briefen sorgt es beim Empfänger jedoch für Irritation. Dieses Gefühl des Erstaunens wird noch gesteigert, wenn im Familienbetrieb die Ehefrau einfach für den Ehemann mitunterschreibt.
Zur Tugend wandeln:
- Selbst unterschreiben. Weder Ihre Sekretärin, noch Ihre Ehefrau im Familienbetrieb sollten für Sie unterschreiben. Tun Sie es selbst – und zwar ohne Ausnahme.
