Formulierung: 5 Tipps um leserfreundlich zu Schreiben

Ihr Kunde hat wenig Zeit

Ob Brief, Broschüre oder Flyer, Ihr Leser will schnell und mühelos Antworten auf seine Fragen finden. Denn er hat einfach zu wenig Zeit. Doch komplizierte Formulierungen, Schachtelsätze oder Fachjargon verhindern gerade das rasche Scannen Ihrer Ausführungen.

Behalten Sie deshalb beim Schreiben stets den Leser im Auge. Nicht allein, beim Inhalt, sondern auch wie Sie diesen Inhalt vermitteln wollen. Ihr Kunde wird es Ihnen danken mit

• weniger Nachfragen, um Missverständnisse aufzuklären.
• positiven Rückmeldungen.
• Bestellungen und Auftragserteilung.
• einer guten Kundenbindung.

Setzen Sie also auf Formulierungen, die beim Leser – also Ihrem Kunden – ankommen. Die folgenden Tipps unterstützen Sie dabei.

5 Tipps, wie Sie leserfreundlich schreiben

Lesen Sie sich die 5 Tipps in Ruhe durch. Vielleicht wenden Sie den einen oder anderen sogar schon an. Gratulation! Falls nicht, kein Problem. Schreiben Sie erst einmal Ihren Erstentwurf. Prüfen Sie anschliessend, welchen Tipp Sie besser anwenden sollten. Optimieren Sie so Schritt für Schritt Ihren Brief oder Ihre Präsentation.   

Tipp 1: Vorsicht Negationen

Nicht, kein, nimmer, nie, niemals, bestimmt nicht sind alles typische Formulierungen, die in keiner Geschäftskorrespondenz fehlen. Leider. Denn solche Negationen lenken den Fokus des Lesers auf das, was nicht geht wie beispielsweise «Leider können wir Ihnen keine schnellere Lieferung garantieren». Sie verweisen damit auf Probleme, statt auf Lösungen.

Ideen zur Umsetzung:

• Positiv formulieren. Meiden Sie Negationen, soweit es Ihnen möglich ist. Schreiben Sie, was machbar ist «Wir garantieren Ihnen eine Lieferung in zehn Tagen. Drei Tage früher als vereinbart.»
• Doppelte Verneinungen streichen. Manches Mal ergeben sich durch Wortkombinationen von keine, nicht, nie mit un-(glück etc.) oder dis-(kreditieren etc.) sogar eine doppelte Negation. Wandeln Sie diese dann in eine einfache Negation um.
• Verneinungen in Wörtern. Suchen Sie für Wörter, die mit Un- beginnen, andere Begriffe. So wird aus Unmenge eine grosse Menge. Oder aus Unglück Pech. Aus unablässig wird ein stets.

Tipp 2: Beispiele, die ansprechen

Beispiele veranschaulichen Sachverhalte. Beispiele schaffen auch eine Möglichkeit der Identifikation. Deshalb bauen Sie Beispiele in Ihren Text mit ein. Allerdings nur Beispiele, mit denen Ihr Leser auch etwas anfangen kann.

Ideen zur Umsetzung:

• Zielgruppe bestimmen. Verdeutlichen Sie sich, für wen Sie schreiben. Listen Sie alle Eigenschaften auf, die der Zielperson entsprechen.

Beispiele ableiten. Überlegen Sie, welche Beispiele den Erfahrungen des Lesers entsprechen könnten. Als Katzenbesitzer wird er wohl kaum Beispiele über Hunde lesen wollen. Oder als Eltern Beispiele von Singlefrauen, die einen Partner suchen.

Tipp 3: Subjekte klar benennen

So mancher Satz hat ein Scheinsubjekt: «Es» wie beispielsweise «Es ist darauf zu achten, dass…» oder «Für gehbehinderte Besucher gibt es einen barrierefreien Eingang». Dadurch entstehen Missverständnisse.

Ideen zur Umsetzung:

• Scheinsubjekt markieren. Unterstreichen Sie in Ihrem Text, alle Sätze, die ein «Es» als Subjekt enthalten.

Formulieren Sie um. Aus «Es ist darauf zu achten…» wird «Achten Sie darauf…».

Tipp 4: Genaue Angaben beschreiben

Der Leser soll Sie finden. Ob auf der Messe oder im Gewerbegebiet. Vielleicht wollen Sie ihm auch Örtlichkeiten Ihres Unternehmens beschreiben, damit er sich am «Tag der offenen Tür» zurechtfindet. Dafür verwenden Sie Präpositionen wie «in, auf, unter, neben, oben, durch…». Und Sie formulieren Sätze wie «Die Behindertentoilette findet sich neben dem Empfang.» Liest sich erst einmal leicht und ganz verständlich. Nur, sobald sich der Leser – also Ihr Kunde – auf die Suche begibt, wird deutlich: Ihre Formulierung löst nur ein Fragezeichen bei ihm aus.

Ideen zur Umsetzung:

• Genauigkeit prüfen. Überlegen Sie, welche Angaben für eine präzise Beschreibung nötig sind. Notieren Sie die Eckdaten.
• Formulieren Sie explizit. Schreiben Sie in solchen Fällen lieber längere Sätze, als durch kurze Angaben Verwirrung zu stiften. Beispielsweise «Die Behindertentoilette finden Sie nach 3 Metern, nachdem Sie am Empfang rechts abgebogen sind.»

Tipp 5: Vage Verweise meiden

Kaum ein Schriftstück kommt ohne Sie aus: Die Verweise. «Wir verweisen auf unser Schreiben vom …» oder «Füllen Sie den Antrag unten aus.» Typische Formulierungen für solche Verweise sind «weiter unten, siehe auch oben, auf den Folgeseiten, im Anhang, auf Seite 3». Obwohl Sie eindeutig sind, verwirren Sie dennoch den Leser. Und zwar aus einem einfachen Grund: Der Leser muss seinen Lesefluss unterbrechen, um die angegebene Stelle zu finden. Tut er dies nicht – was in der Regel der Fall ist – wird er vielleicht am Ende nicht mehr wissen, was er mit dem Formular tun soll oder was es mit der Info «weiter unten» auf sich hat.

Ideen zur Umsetzung:

• Verweise markieren. Unterstreichen Sie Ihre Verweise. Fragen Sie sich, ob Ihre Angabe stimmig ist, d.h. befindet sich der Antrag wirklich unten auf der Seite?

Lesestruktur optimieren. Vermeiden Sie Verweise, soweit als möglich. Verändern Sie dafür den Aufbau Ihres Textes. Verknüpfen Sie die Abschnitte in einer logischen Folge, die keine Hinweise auf «oben, unten, etc.» benötigt.