Revision Schweiz: So bereiten Sie die externe Revision vor

Prüfungsverfahren bei der Revision Schweiz

Bei dem Prüfungsverfahren werden drei Begriffe unterschieden:

• Prüfung
• Revision
• Kontrolle

Die Revision (Schweiz) oder Prüfung ist ein einmaliger, vergangenheitsbezogener, nicht in den betrieblichen Ablauf eingebauter Vorgang, welcher auf geistiger Arbeit beruht und von einer unabhängigen Person nach den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Planmässigkeit vorgenommen wird.

Der Begriff Kontrolle kann wie folge definiert werden: Kontrollen sind Überwachungsmassnahmen, die eng mit den Arbeitsabläufen verknüpft sind und der laufenden Fehlervermeidung dienen. Kontrolle ist eine Führungsfunktion und darauf ausgerichtet, Abläufe und Ergebnisse im Hinblick auf vorgegebene Zielsetzungen oder Aufgaben zu beurteilen und zukünftige Entwicklungen zu beeinflussen.

Wurzelstichproben (Quellenstichprobe)

Diese Prüfungsart vermittelt den Prüfern einen Einblick in den organisatorischen Aufbau einer Firma sowie die Geschäftsabwicklung.

Progressive und retrograde Prüfung

Bei der progressiven Prüfung geht die Revisionsstelle vom Beleg aus und verfolgt ihn bis zum Ausweis in der Jahresrechnung. Diese Prüfungsart wird zur Prüfung der Vollständigkeit angewendet.

Dagegen geht die Revisionsstelle bei der retrograden Prüfung regelmässig vom Ausweis in der Jahresrechnung aus. Aus der Rechnungslegung wird über die Buchhaltung auf die Belege zurückgegriffen und der dahinter stehende wirtschaftliche Tatbestand beurteilt.

Direkte und indirekte Prüfung

Die Prüfung nach der direkten Methode erfolgt auf Grund des direkten Zusammenhangs zwischen Beleg und Buchung, oder allgemeiner gesagt, zwischen wirtschaftlichem Tatbestand und buchhalterischer Erfassung.

Bei der indirekten Prüfung prüft die Revisionsstelle die Richtigkeit der Rechnungsablage durch kritisch analytische Betrachtung der Zahlen (mit Vergangenheit, Budget, Plausibilitätskontrolle).

Weitere Prüfungsverfahren

• Detailprüfungen
• Totalprüfung
• Quellenprüfung
• Abstimmprüfungen
• Übertragungsprüfungen
• Kontierungsprüfungen
• Zusammenhangsprüfungen
• Bestandesprüfungen
• Saldobestätigungen (durch Dritte)
• Ablaufkontrollen
• Einsichtnahme in amtliche Register
• Bewertungsprüfung
• Belegprüfung
• Kritische Durchsicht
• Ergänzendes Aktienstudium
• Befragungen, Besichtigungen
• Rechnerische Prüfung

Organisation der Prüfung

Bei der Gründung einer Aktiengesellschaft ist die Annahmeerklärung der Revisionsstelle in schriftlicher Form mit den Gründungsakten dem Handelsregister einzureichen. Der Revisor ist beliebig oft wieder wählbar. Der Verwaltungsrat sowie die GV kann die Revisionsstelle jederzeit abberufen. Dieses Recht steht natürlich auch der Revisionsstelle zu.

Die Revisionsstelle hat, solange sie als solche amtet, ihr Mandat zu überwachen. Dies bedingt eine zweckentsprechende Kontrollführung wie

• Termingemässe Vorlage der Buchhaltung und des Jahresabschlusses, oder
• Durchführung der ordentlichen Generalversammlung.

Prüfungsvorbereitung und Arbeitspapiere

Die jährliche Abschlussprüfung sollte im Einvernehmen zwischen Revisor und Unternehmen zeitlich und sachlich geplant und vorbereitet werden.

Zeitplanung

Die Grundlagen für die Zeitplanung sind der Termin der Prüfungsbereitschaft des Mandanten, der Termin für die Abgabe des Prüfungsberichtes und die Dauer der Prüfung (in Tagen) zudem Einsatzplanung des verfügbaren Revisionsteams. Die grösste Herausforderung besteht in der möglichst exakten Einschätzung des Zeitaufwandes für die Revision (Schweiz). Da sehr viele Gesellschaften den Bilanzstichtag am 31. Dezember haben, entsteht bei den Revisoren meist eine Überbelastung in der ersten Jahreshälfte. Dem kann man begegnen, indem viele Prüfungshandlungen, wie Verkehrsprüfungen, Prüfungen des IKS etc. im Einvernehmen mit dem Mandanten vorverlegt werden.

Revisionsplanung

Vor jeder Revision wird ein genauer Ablaufplan erstellt. Ohne Prüfungsplan besteht die Gefahr, dass die Prüfung einzelner Positionen vergessen wird. Dies gilt vor allem dann, wenn an der Prüfung mehrere Personen beteiligt sind. Diese Planung ist Bestandteil der Prüfungsvorbereitung. Die Planung einer Abschlussprüfung ist ein mehrstufiger Prozess, in dessen Verlauf der Detaillierungsgrad kontinuierlich zunimmt.

Folgende Stufen müssen gebildet werden:

Grobplanung

• Mandatsannahme bis Prüfungsbeginn

Feinplanung

• Reihenfolge, in der einzelnen Positionen zu prüfen sind
• Zeiträume, auf die sich die Prüfungen erstrecken sollen
• Prüfungsumfang
• Prüfungsintensität
• Prüfungszeit
• Arbeitsverteilung auf die einzelnen Mitarbeiter

Prüfungsvorbereitung

Durch eine gute Vorbereitung der Revision (Schweiz) kann die Prüfung effizienter gestaltet und die Prüfungsdauer verkürzt werden. Es sollten also zur Erleichterung und Beschleunigung der Prüfung bereits Prüfungsunterlagen vor Beginn jeder Prüfung bereitgestellt werden.

Durch eine sorgfältige Prüfungsvorbereitung lassen sich die Prüfungskosten und der Zeitaufwand, den leitende Angestellte des Unternehmens für Auskünfte an die Prüfer benötigen senken.

Zur Erleichterung und Beschleunigung von Prüfungen sollen Prüfungsunterlagen schon bei Beginn jeder Prüfung bereitgestellt werden. Die Bereitstellung von Unterlagen ist für beide beteiligten Parteien nützlich.

Heutzutage findet bei KMUs oft auch eine mehrheitlich online Prüfung statt. Oft kommt die Revision (Schweiz) am ersten Tag der Prüfung für ein Kick-Off Meeting, wenn überhaupt, vor Ort und prüft die restlichen Tage von fern, aus ihrem eigenen Büro. Dafür wünschen sich die Revisionsstellen die bereitgestellten Dokumente zur Prüfung digital.

Für eine einwandfreie Vorbereitung der Revision stellt die Revisionsgesellschaft in der Regel vorab eine Liste mit den gewünschten Dokumenten zur Verfügung, welche dann von der Firma bereitgestellt wird. Diese Dokumente können dann, je nach Revisionsgesellschaft, in ein Tool hochgeladen werden.

In der Regel gilt auch im Allgemeinen, dass während der Revision keine weiteren Buchungen in der zu prüfenden Periode vorgenommen werden dürfen. Das erleichtert der Revisionsgesellschaft das Nachvollziehen der Bilanz und Erfolgsrechnung während der Prüfung. Sollten Sie dennoch eine Buchung während dieser Zeit vornehmen wollen, so empfiehlt sich das mit der Revision abzusprechen.

Die zu prüfende Gesellschaft soll darauf achten, dass

• Alle Mitarbeiter, welche auf Grund ihrer Funktionen und Aufgaben den Revisoren Auskünfte geben müssen, entsprechend informiert sind, anwesend oder vertreten sind,
• Die Jahresrechnung prüfungsbereit ist, d.h. prüfungsfertige Bilanz- u. Erfolgsrechnung (meist vor letzten Abschlussbuchungen),
• Unterlagen wie Inventare, Listen, Auszüge etc. bereitstehen.

Arbeitspapiere

Die Arbeitspapiere des Revisors geben Auskunft über die Planung und Durchführung der Prüfung sowie über die Überwachung des Mandates im Allgemeinen. Sie sind Nachweis der Prüfungshandlungen und Grundlagen für das Prüfungsergebnis.

Die Arbeitspapiere sind vom Revisor so zu führen, dass…

• … daraus ein aussagefähiger Erläuterungsbericht erstellt werden kann
• … sich nicht beteiligte Fachleute ein Bild von der Prüfung und dem Unternehmen machen können
• … diese allenfalls an Gerichte, Treuhandgesellschaften usw. herausgegeben werden können.

Die Arbeitspapiere des Revisors werden unterschieden in Dauerakten und jährliche Arbeitspapiere:

Dauerakten

• Angaben über die Gesellschaft
• Beschreibung der Geschäftstätigkeiten, Produkte
• Verzeichnis von Filialen, Tochtergesellschaften
• Verzeichnis der Verwaltungsräte, Mehrheitsaktionäre, für die Prüfung wichtige Personen
• Organigramm
• Personal- und Organisationsreglement
• Protokolle über Sitzungen und zugehörige Beschlüsse (VR, GV, Geschäftsleitung etc.)
• Handelsregisterauszüge
• Grundbuchauszüge
• Statuten
• IKS-Dokumentation
• Richtlinien und Weisungen betreffend die Organisation des RW
• Verzeichnisse vorhandenen Banken, Kassen, Inventare, Zahlungsbedingungen für Kunden, Weisungen betr. Debitorenbewirtschaftung, Versicherungspolicen
• Aufstellung über allfällige stille Reserven (Bestände, Veränderungen)
• Gewinnverwendungsbeschlüsse
• Anlagenspiegel, Rückstellungsspiegel
• Etc.

Jährliche Arbeitspapiere

• Arbeitsnachweis für durchgeführte Prüfungshandlungen; detaillierte Angabe aller Revisionshandlungen
• Revisionsaufzeichnungen: wichtige Revisionsfeststellungen, Notizen über besprochene Fragen Zusammenstellung der bei der nächsten Revision zu beachtenden Fragen, Notizen u. Feststellungen zur Internen Kontrolle, detaillierte Aufzeichnungen über Art und Umfang der durchgeführten Prüfungen
• Grundlagen zur Erstellung eines Erläuterungsberichtes
• Beantwortung von Kundenrückfragen
• Korrespondenz
• Bescheinigungen

Sämtliche Arbeitspapiere müssen Angaben über Abschlussdatum und Position in der Bilanz oder ER enthalten, Quellenangaben, Auskunftsperson, Dritte etc. Insbesondere für die Revisionsaufsicht (RAB – Revisionsaufsichtsbehörde) sind die Arbeitspapiere des Revisors ein zentraler Prüfungsgegenstand.