Verbuchung der Löhne: Sachgerechte Organisation der Abläufe und Aufgaben
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Die Ausgestaltung und Sicherstellung der Compliance
Zur Vermeidung von allfälligen Fehlern bzw. Gesetzesverstössen sowie Unregelmässigkeiten ist es daher im Bereich der Lohnbuchhaltung erforderlich, eine dem Risiko sowie der Grösse des Unternehmens angepasste Ablauforganisation und interne Kontrollen einzurichten.
Die Verantwortung für die Ausgestaltung und Sicherstellung der Compliance in diesem Bereich liegt dabei nicht nur bei der Lohnbuchhaltung selbst (als sogenannte «first line of defense»), sondern ebenso beim Finanzverantwortlichen (CFO) als Mitglied der Geschäftsleitung sowie in letzter Konsequenz gesamthaft beim Verwaltungsrat als oberstem Leitungsgremium der Unternehmung (OR 716a).
Nachfolgend werden wichtige Regelungsbereiche und zugehörige Abläufe vorgestellt, die von Unternehmen bei der Organisation der Lohnbuchhaltung beachtet werden sollten.
Gesetzliche Vorgabe zur Führung einer Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist eine Hilfsbuchhaltung, in welcher für jeden Mitarbeitenden ein eigenes Lohnkonto geführt wird, in welchem alle Angaben zur Zusammensetzung des bezahlten Lohns enthalten sind. Gemäss Art. 1 Abs. 1 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) haben buchführungspflichtige Unternehmen neben einem Hauptbuch je nach Art und Umfang des Geschäfts auch zusätzliche Hilfsbücher zu führen, welche in Ergänzung zum Hauptbuch Angaben zur Feststellung der Vermögenslage, der Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie der Betriebsergebnisse enthalten.
Nach Auffassung des Gesetzgebers ist insbesondere die Lohnbuchhaltung gemäss Art. 1 Abs. 3 GeBüV ein notwendiges Nebenbuch in Unternehmen, für welches neben den Allgemeinen Grundsätze der GeBüV (beinhalten Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher, Integrität und Dokumentation) auch die Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung (beinhalten Vorgaben zur Allgemeine Sorgfaltspflicht, Verfügbarkeit, Organisation und Archiv) gelten.
Relevante Prozesse im Zusammenhang mit der Verbuchung der Löhne
In bzw. mit der Lohnbuchhaltung werden von Unternehmen regelmässig die folgenden drei Prozesse umgesetzt:
- Lohnabrechnung,
- Lohnzahlung,
- Lohn-Deklaration.
Die Erstellung und Verbuchung der Lohnabrechnungen erfolgt in der Regel monatlich, wobei es das Ziel ist, dass alle Lohn- und Spesenabrechnungen korrekt durchgeführt und verbucht werden. Dazu ist zum einen die allenfalls notwendige Abstimmung mit dem Arbeitszeiterfassungssystem vorzunehmen und erfordert, dass Bewegungsdaten wie Arbeitszeiten und Ausfallzeiten, allfällige Mehrarbeitsstunden sowie Personaleintritte und Personalaustritte korrekt registriert werden. Dies erfordert eine ordnungsgemässe Leistungserfassung und –auswertung
Zum anderen können korrekte Lohnabrechnungen nur sichergestellt werden, wenn die Personal-Stammdaten im Lohnsystem richtig erfasst werden. Dies betrifft vor allem neben den Personalien der Mitarbeitenden auch die Lohnarten bzw. Lohnstufen und -klassen, Kostenstellen, Bankverbindungen und Sozialversicherungsdaten. Jährlich müssen allerdings auch gesetzlich vorgeschriebene Abrechnungen und Auswertungen erstellt werden betreffend AHV/ALV, SUVA/UVG, Pensionskassen oder das Bundesamt für Statistik.
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Die an die Lohnabrechnung schliesst sich die korrekte und vollständige Verbuchung und Lohnauszahlung an, wobei einerseits die Lohnabzüge in Form von Steuern und Sozialversicherungsabgaben ordnungsgemäss zu begleichen sind und andererseits allfällige Lohnrückforderungen richtig berücksichtigt werden. Die Unternehmen erhalten die Abrechnungen der Sozialversicherungen je nach Art der Sozialversicherung und zugehöriger Usman pro Monat, pro Quartal oder auch jährlich, wobei die zugehörigen Fakturen sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil umfassen und schliesslich in der Kreditorenbuchhaltung erfasst werden. Aus Sicht eines existierenden IKS im Bereich der Lohnbuchhaltung gehört es, dass die zur ordnungsgemässen Lohnauszahlung erforderlichen Belege und Bestätigungen eingeholt werden bzw. vorliegen. Hierzu zählen Ausbildungsbestätigungen wenn es um den Nachweis eines Anspruchs auf Familienzulagen geht oder auch Nachweise zur Niederlassungsbewilligung von Mitarbeitenden.
Im Rahmen der Lohn-Deklaration haben zum einen monatliche und Quartals-Deklarationen der Quellensteuern sowie jährlich
- die Erstellung und Abgabe der Lohnausweise,
- die Erstellung und Überprüfung der verschiedenen Jahresendabrechnungen für die Sozialversicherungen (AHV/FAK/UVG/UVGZ/KTG),
- die Lohndeklarationen an die verschiedenen Versicherungsinstitutionen zu erfolgen.
Im Kontext der Lohn-Deklaration sind die zugehörigen Belege wie Buchungsjournale nach Kostenstellen, Kostenarten sowie nach Mitarbeitenden gemäss den Bestimmungen der GeBüV aufzubewahren bzw. zu archivieren.
Wichtige Jahresabschlussarbeiten in der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist massgeblich dafür zuständig, dass die folgenden Personalrückstellungen im Jahresabschluss vollständig und richtig ermittelt, buchmässig erfasst und ausgewiesen werden sowie alle zugehörigen Belege und Nachweise vorliegen und gemäss den Anforderungen der GeBüV archiviert werden:
- Bonus-Rückstellungen,
- Überzeit-Rückstellungen,
- Ferien-Rückstellungen.
In Einzelfällen kann es im Falle hängiger Rechtsstreitigkeiten zwischen dem Unternehmen und (ehemaligen) Mitarbeitenden zusätzlich erforderlich sein, Prozess-Rückstellungen für zu erwartende Aufwendungen in der Zukunft zu bilanzieren, sofern sie wirtschaftlich im Geschäftsjahr verursacht sind.
Im Falle von Austritten zum Jahresende können zudem vertraglich begründete Rückzahlungsverpflichtungen bei Abbruch von Aus- und Weiterbildungsvereinbarungen dazu führen, dass das Unternehmen eine Forderung gegenüber den betroffenen Mitarbeitenden stellt und als sonstige Forderung bzw. gegebenenfalls als aktive Rechnungsabgrenzung bilanziert.
Datenschutz als wachsende Herausforderung für die Lohnbuchhaltung
Der Zugriff auf Lohndaten von einzelnen Mitarbeitenden darf nur von berechtigten Personen erfolgen, wobei in der Praxis im Detail festzulegen ist, welche Personen lediglich Lese- oder sogar Mutationsberechtigungen besitzen. Dabei ist grundsätzlich vom Verbot der Weitergabe schützenswerter Daten an Dritte auszugehen, welches in Art. 12 Abs. 2 lit. c Datenschutzgesetz (DSG) geregelt ist. Danach dürfen auch nur solche Personen den Zugang zu Lohn-Daten erhalten, die diese bearbeiten müssen. Dies macht jedoch ein Organisation der Lohnbuchhaltung in Verbindung mit der Grösse und dem Risiko angepassen internen Kontrollen durch den Arbeitgeber unverzichtbar.
Die Lohnbuchhaltung ist in den letzten Jahren zunehmen zum Objekt von
- Outsourcing (Ausgliederung der Lohnabrechnung an ein externes Unternehmen innerhalb der Schweiz) oder
- Near- bzw. Offshoring (grenzüberschreitende Ausgliederung der Lohnabrechnung an ein externes Unternehmen mit gewisser Nähe oder grosser Distanz zur Schweiz)
geworden. Auch wird die Lohnbuchhaltung vor allem in grösseren Konzernen nicht selten in Shared Service Center von Konzernen verlagert, weil es sich vorwiegend um repetitive Abläufe und Aktivitäten handelt, die durch Zentralisierung gewisse Effizienz- und Kostenvorteile versprechen. Im Falle der Auslagerung der Lohnbuchhaltung stellen sich daher zusätzliche Anforderungen an den Datenschutz, weil sichergestellt sein muss, dass auch externe Beauftragte entweder die Vorschriften des Datenschutzgesetzes befolgen (Art. 10a DSG) oder Datenschutzregeln unterstehen, die einen vergleichbaren ausreichenden Schutz sicherstellen (Art. 6 DSG).
Fazit zur Verbuchung der Löhne
Eine sachgerechte Organisation der Abläufe und Aufgaben innerhalb der Lohnbuchhaltung sowie die sorgfältige Auswahl der in der Lohnbuchhaltung tätigen Mitarbeitenden ist zur Erfüllung der gesetzlichen Compliance unbedingt erforderlich. Dazu gehört ein auf die Grösse und Risiken angepasstes internes Kontrollsystem um zu erreichen, dass Fehler und Unregelmässigekeiten in der Lohnabrechnung, Lohnauszahlung und Lohn-Deklaration vermieden werden.
