Personalinformationssystem: Support für Payroll und Personalarbeit
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Vorteile eines Personalinformationssystems
Funktionen: Die Programme unterstützen mindestens die Lohnabrechnung und die Personaladministration. Umfangreichere Programme erlauben eine Vielzahl von weiteren Funktionen wie die Personalplanung und das Personalcontrolling. Welche Aufgaben ein System übernehmen soll, ist von Betrieb zu Betrieb zu klären, weil die Bedürfnisse sehr unterschiedlich sind.
Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz eines Personalinformationssystems kann die Effizienz der Personalarbeit deutlich gesteigert werden. Es lässt sich Zeit einsparen, aber auch die Fehlerzahl reduzieren. Zudem werden die Planungs- und Entscheidungsgrundlagen verbessert. Letztlich resultiert daraus eine bessere Zielerreichung der Personalfunktion in den Unternehmen, weil die Personalverantwortlichen mehr Zeit für ihre strategischen Aufgaben gewinnen, während die Routineaufgaben automatisiert sind.
MIS: Davon profitieren auch die Führungsverantwortlichen: Das Personalinformationssystem wird zentraler Bestandteil des Managementinformationssystems (MIS). Den Führungskräften stehen die relevanten Führungsinformationen für die Personalplanung und Personalkostenplanung und -kontrolle praktisch auf Knopfdruck zur Verfügung.
Einführung: Die Einführung eines Personalinformationssystems ist mit grossem Einsatz verbunden. Sobald mehr als die Standardfunktionen mit einem einfachen Programm abgedeckt werden sollen, ist eine professionelle Projektarbeit erforderlich, welche schnell einmal Ressourcen während einer längeren Zeit bindet und grössere Investitionen bedingt.
Aufgaben eines Personalinformationssystem
Lohnabrechnung
Die einfachsten Programme, welche oft in kleinen und mittleren Betrieben zum Einsatz kommen, dienen primär der korrekten Lohnabrechnung. Das PIS wird dabei als Personaladministrationssystem eingesetzt und leistet meist Folgendes:
- Personaldatenerfassung und -pflege.
- Organisationsmanagement (Zuordnung der Mitarbeitenden zu Organisationseinheiten).
- Abrechnung (Lohnabrechnungen produzieren).
- Datenarchivierung pro Abrechnungsmonat.
- Einfaches Reporting für die erforderlichen Auswertungen (Lohnausweis, Lohndeklaration).
- Schnittstelle zum Buchhaltungssystem.
Programme mit diesen Funktionen sind meist schon für wenige hundert Franken erhältlich. In der Einführung und Handhabung sind sie recht einfach.
Es gilt, jährlich die Parameter zu aktualisieren, um korrekte Lohnabrechnungen zu produzieren. Es sind dies die aktuell gültigen Sozialversicherungsabzüge und die Jahreslohnlimiten für die AHV/IV/EO, die ALV, UVG, Pensionskasse, Krankentaggeldversicherung sowie die Quellensteuertabellen.
Passende Produkt-Empfehlungen
Personalmanagement
Personalinformationssysteme sind über die ursprüngliche Anwendung als Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme hinausgewachsen: Sie unterstützen heute praktisch alle Funktionen eines zeitgemässen Human Resource Managements.
Terminmanagement
Mit dem Personalinformationssystem lassen sich Geburtstags- und Jubiläumslisten, Alters- und Pensionierungslisten erstellen und die Personalbetreuung, aber auch die Personalplanung unterstützen.
Managementinformation
Der Erfolg eines Unternehmens hängt wesentliche von der Verfügbarkeit der entscheidungsrelevanten Informationen ab. Dazu werden modernste Informations- und Kommunikationstechnologien in allen Unternehmensbereichen eingesetzt. Das Management will jederzeit über die relevanten Personalkennzahlen als Entscheidungsgrundlagen für Personal-, aber auch für personalwirksame Organisationsentscheidungen verfügen.
Personalinformationssysteme erlauben den Führungskräften jederzeit, die Personaldaten ihrer unterstellten Mitarbeitenden einzusehen. Zudem erhalten sie Planungs- und Entscheidungsgrundlagen, wie in der Folge gezeigt wird. In der Praxis heisst dies, dass sie davon entlastet werden, eigene Files mit Personaldaten und Planungsgrundlagen aufzubauen und laufend zu aktualisieren. Sie rufen die aktuellen Daten einfach aus dem zentralen System ab.
Dazu gehören auch die traditionellen Kennzahlen des Personalcontrollings:
- Personalbestand (Stellenbesetzung, Anzahl Mitarbeitende) und Personalbestandsveränderung (Eintritte und Austritte inkl. Fluktuationsrate).
- Personalstruktur (nach Geschlecht, Altersgruppen, Dienstalter, Nationalität, Kaderstufe etc.).
- Personalkosten.
Arbeitszeitverwaltung
Integrierte Module erlauben die Arbeitszeitverwaltung bei Gleitzeit, das Erfassen und Auswerten von Absenzen, Ferien etc. direkt im Personalinformationssystem.
Personalbeschaffung
Umfangreiche Funktionalitäten stehen für die Personalbeschaffung zur Verfügung:
- Verwalten der Stellenbeschreibung und Erfassen der Anforderungsprofile pro Stelle.
- Überblick über die Vakanzen.
- Basisdaten für elektronische Jobbörsen, Inserate erstellen und elektronische Übermittlung.
- Unterstützung des Online-Recruiting: Bewerberinnen und Bewerber bewerben sich elektronisch und erfassen ihre Daten selbständig.
- Bewerbungsadministration wie Bewerbungen erfassen und verwalten, Bestätigungsschreiben erstellen und versenden.
- Unterstützung des Entscheidungsprozesses durch Vergleich der Bewerberprofile mit dem Anforderungsprofil.
Personalentwicklung
Moderne Personalinformationssysteme bieten auch Unterstützung für die Personalentwicklung oder ein eigentliches Personalentwicklungs-Modul an. Damit können beispielsweise folgende Funktionen abgedeckt werden:
- Unterstützen der Mitarbeiterbeurteilung und Erfassen der Beurteilungswerte.
- Führen der Aus- und Weiterbildungsaktivitäten pro Mitarbeiter/in.
- Organisation von internen Trainingsmassnahmen (Vorbereitung, Einladung der Mitarbeitenden, Feedback).
- Abwicklungsprozess bei externen Weiterbildungsmassnahmen (Antragung, Genehmigungsprozess, Benachrichtigung, finanzielle Abwicklung).
Weitere Funktionalitäten
Es gibt kaum eine Personalfunktion, welche nicht direkt oder durch ein angepasstes Zusatzprogramm mit dem Personalinformationssystem unterstützt werden kann. Hier gilt es, das Machbare vom Wünschbaren zu trennen. Beispiele von weiteren Funktionen und Themengebieten:
- Lohnvergleiche und Benchmarking.
- Travelmanagement.
- Schlüssel- und Parkplatzverwaltung.
- Zielvereinbarung.
- Potenzialerfassung und Skillmanagement: Laufbahn- und Nachfolgeplanung mit Anforderungsprofilen und Profilvergleichen.
- Vorgesetztenfeedback.
- Personalbefragung.
- Absenzenmanagement.
- Organisationsentwicklung.
- Balance Score Card.
- Wissensmanagement, Expertensysteme.
- Ehemaligenbetreuung.
- etc.
Einführen eines neuen Systems
Die Auswahl eines neuen Systems ist ein aufwändiger Prozess. Es stehen eine Vielzahl von Programmen zur Verfügung, aus welchen das passende System ausgewählt werden muss.
Dazu ist ein Pflichtenheft zu erstellen, welches die Anforderungen detailliert umschreibt. Ein solches Pflichtenheft braucht das Know-how betreffend Informatik wie Personalmanagement. Nur grössere Unternehmen werden über die Fachpersonen verfügen, welche diese Aufgabe übernehmen können. Es empfiehlt sich, eine Beratungsperson zu gewinnen, welche für die Erstellung des Pflichtenhefts, die Evaluation des Systems und die Auswahl eines externen Partners für die Implementierung des Systems die notwendige Unterstützung leistet.
Entscheidend ist die Frage nach der Integration des neuen IT-Systems in die bestehende IT-Umgebung. Grossunternehmen realisieren in der Regel heute ERP-Lösungen. Eine ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die alle Unternehmensprozesse elektronisch erfasst und zentral steuert. Dazu gehören beispielsweise die Finanzbuchhaltung, Offert- und Auftragsbearbeitung, Produktionssteuerung, Adressmanagement, etc. Auch in kleineren Unternehmen ist die Anbindung mindestens an die Finanzbuchhaltung zentral.
Das Pflichtenheft umschreibt folgende Punkte:
- Ausgangssituation (aktuelle Lösung, Mengengerüst, Umsysteme, verfügbare Hardware etc.).
- Zielsetzungen und Anforderungen (strategische, technische, wirtschaftliche, organisatorische, funktionelle).
- Anforderungen an den Partner.
- Form der Offerte.
Steht das System fest, so muss dieses auf die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden. Ein neues System wird meist auf Jahresanfang realisiert, um die Abrechnung sowohl in der Lohnbuchhaltung wie mit den Sozialversicherungen pro Kalenderjahr einheitlich zu gewährleisten. Zwischen dem Entscheid für ein System und dem produktiven Einsatz sollte minimal ein Jahr betragen.
Eine neue Informatiklösung bedingt oft die Umstellung von bisherigen HR-Prozessen, um die gewünschte Rationalisierung zu erreichen. Ein einfaches Beispiel: Es stehen vielleicht nicht mehr alle Auswertungen in der gewohnten Form zur Verfügung, sondern werden neu aus dem Standard übernommen. Es sind also auch organisatorische Umstellungen mit der Einführung verbunden. Dies löst meist organisatorische und soziokulturelle Widerstände aus, die sich nur langsam abbauen lassen.
