Jahresabrechnung: Die Abrechnung von AHV/ALV und FAK
Ralph Büchel
Ralph Büchel ist Geschäftsleiter von Caveris. Er hat seine Berufserfahrung in der Gewerbe- und Industriebranche begonnen. Danach wechselte er ins Treuhand/Revisionsgeschäft und später in die Steuerverwaltung. Bevor er dann seine eigene Firma die Caveris AG vor über 10 Jahren gründete, war er Abteilungsleiter Besoldungsadministration/Versicherungen eines grösseren Unternehmens. In dieser Funktion war er gleichzeitig Geschäftsleiter einer Pensionsversicherung.
In seinem beruflichen Werdegang hat er sich fundiertes Wissen im Finanz- und Rechnungswesen, in der Lohnbuchhaltung und rund um die soziale Sicherheit (Sozialversicherungsabkommen und Sozialversicherungen) angeeignet. Berufsbegleitend hat Ralph Büchel unter anderem Ausbildungen zum Wirtschaftstechniker SVTS, Treuhänder mit eidg. Fachausweis und Sozialversicherungs-Fachmann mit eidg. Fachausweis abgeschlossen. Seine letzte Ausbildung schloss er mit dem Eidg. Diplom zum Sozialversicherungs-Experten ab. Im methodisch-didaktischen Bereich ist er zertifizierter ECo-C Trainer TQS (European communication certificate) und hat das Zertifikat für Berufspädagogische Bildung für den Unterricht an höheren Fachschulen. Er ist Prüfungsexperte in verschiedenen Ausbildungen.
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Prinzip der Abrechnung
Ausgleichskasse
Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass die Beiträge an die Ausgleichskasse korrekt abgerechnet werden. Sie liefern die Beiträge an die AHV/IV/EO und die ALV, die sie vom Lohn ihrer Arbeitnehmenden abzogen haben, zusammen mit ihren eigenen Beiträgen ab.
Falls Arbeitgeber auf pflichtigen Löhnen oder Lohnbestandteilen keine oder ungenügende Beiträge vom Lohn ihrer Mitarbeitenden abziehen, müssen sie trotzdem die korrekten Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zahlen. Es liegt dann an den Arbeitgebern, eine allfällige Nachforderung bei ihren Mitarbeitenden geltend zu machen oder die Differenz selbst zu tragen.
Dazu kommen die Verwaltungskostenbeiträge, die auf den AHV/IV/EO-Beiträgen (oder den AHV-Beiträge) erhoben werden. Auf den ALV-Beiträgen sind keine Verwaltungskostenbeiträge zu entrichten.
Familienausgleichskasse
Die Beiträge an die Familienausgleichskasse sind (mit Ausnahme im Kanton VS) reine Arbeitgeberbeiträge. Sofern die Familienausgleichskasse organisatorisch mit der AHV-Ausgleichskasse zugelegt ist, erfolgt die Abrechnung gemeinsam. Teilweise besteht eine eigene Familienausgleichskasse (z.B. einer Branche), was eine separate Abrechnung erfordert.
Akontobeiträge
Die Ausgleichskassen setzen Akontobeiträge fest. Diese provisorische Beiträge basieren auf der Höhe der voraussichtlichen Lohnsumme. Das erfordert, dass Arbeitgeber der Ausgleichskasse die notwendigen Angaben liefern, damit diese die Akontobeiträge korrekt festlegen kann. Ändert sich die Höhe der Lohnsumme wesentlich, ist die Ausgleichskasse davon in Kenntnis zu setzen.
Zahlung der Beiträge
In der Regel sind monatlich Beiträge zu leisten. Lediglich bis zu einer jährlichen Lohnsumme von CHF 200 000.– sind die Beiträge vierteljährlich fällig. Der späteste Zahlungstermin ist jeweils der 10. Tag nach Monatsende (resp. nach Quartalsende). Beispiel: Beiträge für den November müssen spätestens am 10. Dezember bezahlt sein.
Nach dem Ende jedes Kalenderjahres erfolgt dann die definitive Abrechnung der Beiträge. Dazu ist die Jahreslohndeklaration der Löhne bis am 30. Januar des Folgejahres bei der Ausgleichskasse einzureichen. Bei verspäteter Deklaration (Eintreffen der Unterlagen nach dem 30. Januar) werden auf einer allfälligen Beitragsdifferenz Verzugszinsen erhoben. Die meisten Ausgleichskassen können die Abrechnung auch auf elektronischem Weg empfangen (Einheitliche Lohnmeldung ELM, www.swissdec.ch).
Die Ausgleichskasse berechnet die Differenz zwischen den bezahlten Akontobeiträgen und den definitiven Beiträgen.
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Sind die bezahlten Akontobeiträge höher als die definitiven Beiträge, erstattet die Ausgleichskasse die Differenz zurück oder schreibt diese gut.
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Sind die bezahlten Akontobeiträge tiefer als die definitiven Beiträge, stellt die Ausgleichskasse für die Differenz eine Rechnung.
Tatsächliche Beiträge
Sofern Gewähr für eine pünktliche Zahlung besteht, kann die Ausgleichskasse in Abweichung vom ordentlichen Verfahren den Arbeitgebern bewilligen, anstelle der Akontobeiträge die tatsächlich für die Zahlungsperiode geschuldeten Beiträge zu entrichten. Die Arbeitgeber haben dann die Beiträge innert 10 Tagen nach Ablauf der Zahlungsperiode zu entrichten, ohne auf eine Rechnungsstellung durch die Ausgleichskasse zu warten.
Freelancer / Aufträge an Selbständigerwerbende
Diesen wird grundsätzlich keine AHV abgezogen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass von diesen Auftragnehmern eine Bestätigung der SVA vorliegt, dass sie für Ihre Tätigkeit bei der AHV tatsächlich als Selbständigerwerbende registriert sind, ansonsten die Gefahr besteht, für diese Personen die AHV nachzubezahlen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge).
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Lohndeklaration
Relevante Daten
Mit geeigneten Lohnabrechnungsprogrammen lässt sich eine Lohndeklaration erstellen, welche alle relevanten Löhne und Beiträge (AHV, ALV (ALV2 ist von Gesetzes wegen ab 2023 weggefallen)), die Verwaltungskosten und FAK-Beitrage wie auch die ausbezahlten Kinder- und Ausbildungszulagen berücksichtigt. Diese Auswertung listet alle AHV-pflichtigen und AHV-freien Mitarbeitenden (letztere je nach Programm auf einem Zusatzblatt) auf und muss lediglich noch unterschrieben werden.
Definition Lohnarten
Die dabei verwendeten Fachbegriffe sind meist wie folgt zu interpretieren (hier nach Swissdec):
Bruttolohn | Der Bruttolohn ist in der Regel die Summe aller Lohnarten der Löhne und Zulagen sowie allfälliger Korrekturen (also inklusive Familienzulagen und Korrekturen Naturalleistungen, Leistungen Dritter, etc. Er unterscheidet sich vom AHV-pflichtigen Lohn |
|---|---|
AHV-Basis | Die AHV-Basis ist die Summe aller AHV-pflichtigen Lohnarten, ohne Rücksicht auf versicherte und nicht versicherte Personen. |
AHV-Lohn | Der AHV-Lohn ist der beitragspflichtige Lohn. Er wird aufgrund der AHV-Basis gebildet. |
AHV-freier Betrag | Der AHV-freie Betrag setzt sich aus dem für AHV-Rentenbezüger gültigen Freibetrag sowie dem Lohn der nicht AHV-pflichtigen Personen zusammen. |
ALV-Basis | Die ALV-Basis ist die Summe aller ALV-pflichtigen Lohnarten ohne Rücksicht auf versicherte und nicht versicherte Personen und versicherte Höchstlöhne. |
ALV-Lohn | Der ALV-Lohn ist der beitragspflichtige Lohn, welcher aufgrund der ALV-Basis für die pflichtigen Personen unter Berücksichtigung des Höchstlohnes von CHF 148 200 pro Jahr berechnet wird. |
