KI-Buchhaltung: Der Einsatz von KI in der Buchhaltung
In der Buchhaltung können Schweizer Unternehmen, die der Buchführungspflicht unterliegen, durch den Einsatz von KI, insbesondere generativer KI, signifikante Effizienzsteigerungen und Ressourceneinsparungen erzielen.
Wer sich fragt, warum gerade die Buchhaltung einen Bereich darstellt, in dem KI-Lösungen von hohem Interesse sind, der wird schnell darauf kommen, dass gerade in der Buchhaltung ideale Voraussetzungen für einen Einsatz von KI aufgrund eines hohen Datenvolumens, der häufig regelbasierten Prozesse und der Notwendigkeit von Präzision gegeben sind.
Motive für den Einsatz von KI-Buchhaltung
Buchhaltung ist geprägt durch repetitive Prozesse
Viele Aufgaben in der Buchhaltung folgen klaren, sich wiederholenden Mustern – von der Rechnungsverarbeitung über die Kontenabstimmung bis hin zur Erstellung von Berichten. Diese regelbasierten Prozesse sind daher bestens geeignet für die Automatisierung durch KI. Im Gegensatz zu menschlichen Buchhaltern kann KI diese Aufgaben schnell und fehlerfrei ausführen. Somit ist die KI hier besonders nützlich, da sie repetitive Aufgaben effizienter bewältigen kann, während menschliche Buchhalter sich auf strategische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
KI-Buchhaltung verbessert Fehlerreduktion und Qualität
Buchhaltung erfordert eine hohe Genauigkeit, da selbst kleine Fehler erhebliche Konsequenzen haben können – sei es in der Bilanz oder bei der Steuererklärung. KI-Systeme sind in der Lage, Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren oder zu verhindern, indem sie kontinuierlich lernen und auf Muster reagieren. Vor diesem Hintergrund gilt die KI als besonders vorteilhaft, weil sie nicht nur schneller arbeitet, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern minimiert. Das reduziert wiederum das Risiko von teuren Fehlbuchungen oder Compliance-Verstössen.
Wachsendes Datenvolumen bedingt Automatisierung
In Zeiten zunehmender Digitalisierung generieren Unternehmen immer mehr Daten. Diese Datenflut manuell zu verarbeiten, ist kaum mehr möglich. Da KI vor allem grosse Datenmengen effizient analysiert und in Echtzeit verarbeitet, eröffnet sie die Möglichkeit, auch hohe Datenvolumina schnell zu durchforsten und darin Muster zu erkennen, sodass Entscheidungen in Unternehmen schneller getroffen werden können, wo z.B. rasche Reaktionen aufgrund von Marktänderungen erforderlich sein können.
Proaktive Analysen und Prognosen
KI geht über die blosse Automatisierung hinaus, indem sie auch «predictive analytics», also Analysen und Vorhersagen ermöglicht. Vor allem Buchhaltungsdaten können genutzt werden, um Trends zu erkennen und Finanzprognosen zu erstellen, die Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen in Unternehmen zu treffen. Dies eröffnet zukünftig für die Buchhaltung enorme Chancen, denn KI ermöglicht nicht nur Automatisierung, sondern auch wertvolle Einsichten für eine Chancen- und Risikofrüherkennung, die weit über die traditionelle Rolle der Buchhaltung hinausgehen.
Compliance und gesetzliche Anforderungen
In der Schweiz existieren klare gesetzliche Buchführungspflichten, deren Einhaltung nicht nur handelsrechtlich, sondern auch steuerrechtlich von grosser Bedeutung ist. Die Verletzung dieser Vorgaben durch Unternehmen ist angesichts von Strafen und Bussen aus Compliance-Gründen unbedingt zu vermeiden. In diesem Zusammenhang kann die KI automatisch sicherstellen, dass alle Gesetzesauflagen und anderen Regelungen eingehalten werden, indem sie diese in die Verarbeitung integriert. Der Einsatz von KI zur Überwachung und Einhaltung von Vorschriften ist daher nicht nur eine Erleichterung für Buchhaltungsabteilungen in den Unternehmen, sondern kann auch teure Sanktionen oder Strafen verhindern.
Einsatzpotenziale und Anwendungsbeispiele von KI-Buchhaltung
Automatisierung von Rechnungs- und Belegverarbeitung
Hier besteht das Problem, dass die manuelle Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Belegen sehr zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Daher können vor allem KI-gestützte Systeme (z.B. OCR-Technologien kombiniert mit Machine Learning) in gescannten bzw. elektronisch vorliegenden Rechnungen und Belegen automatisch relevante Daten extrahieren und sie direkt in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens übernehmen. Beispielsweise erkennt ein KI-System automatisch Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Beträge und Zahlungsziele auf einer Eingangsrechnung und verbucht diese in Echtzeit. Damit entfallen nicht nur manuelle Eingaben, sondern auch Fehler werden reduziert. Somit reduziert eine solche KI-gestützte Automatisierung die Arbeitszeit für Belegverarbeitung und minimiert die Notwendigkeit für Personal in der Buchhaltung.
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