Checkliste Jahresabschluss: Beim Abschluss benötigte Unterlagen
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Bedeutung des Jahresabschlusses
Der Jahresabschluss ist ein Instrument für die Rechenschaftsablage gegenüber
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internen Stellen:
– geschäftsführende Organe (Geschäftsleitung)
– Verwaltungsräte
- externen Stellen:
– Fremdkapitalgeber (Gläubiger)
– Aktionäre
– evtl. Mitarbeiter
– Steuerbehörden
– Öffentlichkeit
– Marktpartner (Kunden, Lieferanten)
– Konkurrenz
Die Erstellung des Jahresabschlusses gehört zu den zentralen Pflichten eines Unternehmens und ist vor allem für finanzmarktorientierte Unternehmen im Hinblick auf die Information von Investoren unverzichtbar. Die handelsgesetzliche Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung ist im Schweizerischen Obligationenrecht ("OR") ab Art. 957 geregelt.
In vielen KMU ist der Zeitraum für die Erstellung des Jahresabschlusses eine Art Ausnahmezustand, auch wenn es sich eigentlich um ein «Projekt» handelt, das jedes Jahr wieder erledigt werden will und zudem nur von befristeter Dauer ist. Die Erstellung des Jahresabschlusses steht allerdings ihrerseits unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit und ist daher in einem möglichst kurzen Zeitraum umzusetzen.
Dies gelingt allerdings nur, wenn die Arbeiten im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses so organisiert sind, dass sie einem stringenten und systematischen Ablauf folgen.
Die Erstellung des Jahresabschlusses lässt sich in drei Teilbereiche aufteilen, die im Folgenden behandelt werden:
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Vorbereitende Massnahmen zum Jahresabschluss
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Jahresabschlussbuchungen und weitere Abschlussarbeiten
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Erstellen der Jahresrechnung, bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang
Vorbereitende Massnahmen
Zu den wichtigsten vorbereitenden Massnahmen im Zuge der Jahresabschlusserstellung gehört:
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die Abstimmung der Konten
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die Bildung der Jahresabschlussposten
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die Aufbereitung der zugehörigen Belege und schriftlichen Unterlagen
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Allgemeine Vorbereitungsmassnahmen
Die Abstimmung der Konten sowie der Buchhaltung endet mit der Erstellung einer Saldenbilanz aller Jahresverkehrszahlen.
Die vorbereitenden Jahresabschlussbuchungen betreffen insbesondere die folgenden Abschlusspositionen:
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Abschreibungen
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Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten (transitorische Posten)
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Rückstellungen
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Inventurberichtigungen und -anpassungen
Den Ausgangspunkt für die vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten bildet stets die Jahresrechnung des Vorjahres bzw. die Eröffnungsbilanz des laufenden Jahres. Weiterhin sind hinzuzuziehen die Steuerveranlagungen des laufenden Jahres, die Belegordner betreffend die Positionen flüssige Mittel (Bank- und Kassenbelege), Debitoren (Ausgangsrechnungen) und Kreditoren (Eingangsrechnungen) sowie sämtliche Buchhaltungauswertungen betreffend das laufende Jahr, wie z.B.:
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Buchungsjournal (Grundbuch der Eintragungen)
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Summen- und Saldenliste aller Hauptbuchkonten
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Umsatzsteuervoranmeldungen
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Kontenblätter, -details
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Steuerbescheide (betreffend der definitiven Steuerveranlagung des Vorjahres)
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Aufstellung von Eventualverpflichtungen
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Nebenbücher wie Kassenbuch, Offene-Posten-Liste der Debitoren bzw. Kreditoren (hierbei handelt es sich um die Listen mit den noch nicht bezahlten Kundenrechnungen bzw. nicht bezahlten Lieferantenrechnungen per Ende Geschäftsjahr), Lohnkonten sowie allenfalls Anlagenregister, Inventarlisten aller Vorräte zum Inventurdatum einschliesslich der zugehörigen Belege betreffend Bewertung, Wertberichtigung und Bestandsveränderungen; Liste mit den angefangenen Arbeiten Ende Geschäftsjahr.
Einer der ersten Schritte des Jahresabschlusses ist – soweit noch nicht erfolgt – zunächst sicherzustellen, dass sämtliche Vermögenswerte und Schulden zu Jahresbeginn korrekt mit ihren Eröffnungsbilanzwerten vorgetragen wurden. Anschliessend sollte die Erstellung einer Saldobilanz zur Kontrolle der Soll- und Habensalden erfolgen, die die rechnerische Richtigkeit der doppelten Buchhaltung kontrollieren hilft und regelmässig problemlos mit der Buchhaltungssoftware erstellt werden kann.
In einem weiteren Schritt ist unbedingt eine Kontenabstimmung zu empfehlen. Im Rahmen einer solchen Kontenabstimmung sind sämtliche Konten systematisch durchzusehen, ob die darauf enthaltenen Buchungen sachlich und zeitlich richtig zugeordnet wurden. Diese Abstimmung ist natürlich unnötig, wenn während des Jahres bereits immer die richtigen Beträge auf den richtigen Konten gebucht wurden. Die Praxis zeigt allerdings, dass dies nicht immer der Fall ist, und daher sollte eine Kontenabstimmung spätestens im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten erfolgen. Hierzu können beispielsweise die einzelnen Kontenblätter durchgesehen werden. Bei der Kontenabstimmung erkannte Fehlbuchungen oder Lücken sind sodann zu berichtigen bzw. zu ergänzen.
Anlässe für Korrekturen:
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Habenbuchungen auf Aufwandskonten oder Anlagekonten
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Sollbuchungen auf Ertragskonten
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Auffällige Abweichungen zu Vorjahreswerten
Die zugehörigen Belege zu den oben genannten Buchungsfällen sind im Hinblick auf deren Ordnungsmässigkeit und Kontierung zu visieren. Weiterhin ist zu prüfen, ob regelmässige, gleiche Geschäftsfälle bzw. Buchungsfälle auch jeweils richtig und vollständig auf denselben Konten erfasst wurden. Das entspricht dem wichtigen Grundsatz der Stetigkeit in der Darstellung und Bewertung gemäss Art. 958c Abs. 1 Zif. 6 OR.
Praxis-Beispiel:
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Bei Durchsicht der Buchungen auf dem Konto Energieaufwand stellt der Buchhalter fest, dass hier lediglich elf monatliche Vorauszahlungen erfasst wurden.
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Bei nochmaliger Prüfung fällt ihm auf, dass ein Monatsbeitrag auf dem Konto "Sonstiger Liegenschaftsaufwand" verbucht wurde.
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Im Hinblick auf die Umsatzsteuer ist eine Verprobung der Umsätze mit den entsprechend zugehörigen Mehrwertsteuerkonten durchzuführen. Mindestens einmal pro Jahr, per Datum des Geschäftsabschlusses, ist eine solche Umsatz- und Vorsteuerabstimmung zu erstellen. Für die Verprobung sind anhand der Jahressalden der Aufwandskonten, geleisteten Anzahlungen und Zugänge im Anlagevermögen die Vorsteuerabzugsbeträge des laufenden Jahres überschlägig zu prüfen. Die ermittelten Vorsteuerbeträge müssen in der Summe den Salden auf den Vorsteuerkonten entsprechen.
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Für die Durchführung der Jahresabschlussbuchungen empfiehlt sich im Buchhaltungsprogramm weiterhin eine separate Periode (zumeist ein 13. Monat) zu eröffnen, in der alle Abschlussbuchungen getrennt von den bisherigen, sonstigen Buchungen erfasst werden. Das gilt auch für die im Rahmen der Kontenabstimmung bzw. -durchsicht identifizierten Umbuchungen.
