QR-Rechnung: Das müssen Sie über dieses Thema wissen
Andreas Bünter
Andreas Bünter ist Experte für Kosten- und Supply-Management im Mittelstand. Eidg. dipl. Finanzanalytiker. Autor des Buches «Digitale Transformation zur Steigerung der Wettbewerbskraft».
Zahlen mit QR-Rechnung
Der QR-Code enthält alle für die Ausführung einer Zahlung benötigten Angaben in strukturierter Form. Diese Daten können maschinell gelesen werden (Stichwort Automatisierung statt Eintippen). Zusätzliche Angaben für die automatische Rechnungsverarbeitung können im QR-Code gespeichert werden. Ein Beispiel einer Rechnung mit QR-Code sehen Sie hier.
Wie können Sie als Privat- oder Unternehmenskunde diese Rechnung bezahlen?
Nun, falls Sie es noch nicht getan haben, treffen Sie jetzt die Vorkehrungen, damit Sie eingehende QR-Rechnungen automatisiert zahlen können. Am besten informieren Sie sich auf der Website Ihrer Hausbank über die Möglichkeiten. Am Beispiel der Raiffeisenbank können Sie die Rechnung so bezahlen:
- im E-Banking via Smartphone -> Handlungsbedarf: Wahrscheinlich müssen Sie die auf Ihrem Smartphone installierte E-Banking-App aktualisieren, um die QR-Rechnung einlesen zu können
- im E-Banking mit einem Belegleser -> Handlungsbedarf: Aktualisieren/ Ersatz des Beleglesers (siehe Hinweis in diesem Artikel)
- manuell im E-Banking -> kein Handlungsbedarf, da Sie die Daten manuell eingeben
- mit Vergütungsauftrag -> kein Handlungsbedarf -> Nutzen Sie besser das E-Banking, um Zeit und Kosten zu sparen.
- am Bank-/Postschalter -> Nutzen Sie das E-Banking, um Zeit und Kosten zu sparen.
Kreditorenrechnungen
Nötige Schritte, falls Sie noch keine Veränderungen zur Zahlung der QR-Rechnung vorgenommen haben:
- Starten Sie sofort ein «kleines Projekt», um die technischen Anpassungen bei Hard- und Software vorzunehmen. Dazu analysieren Sie im ersten Schritt kurz, wie Sie jetzt Rechnungen bezahlen. Die Analyse umfasst die Aufnahme der tatsächlichen Arbeitsschritte und der genutzten Software. Vom Eingang der Rechnung, über die Prüfung, Freigabe bis hin zur Zahlung. Hinweis: Fast 90% der Geschäftskunden setzen eine Standardsoftware ein, die lediglich mit einem Update aktualisiert werden kann. Informieren Sie sich dazu bitte auf der Website Ihres Software-Lieferanten bzw. Dienstleisters.
- Für die QR-Rechnung besteht wahrscheinlich Handlungsbedarf bei der Kreditorenbuchhaltung (Eingangsrechnung) und der Zahlungssoftware. Überprüfen Sie die Kreditorenstammdaten und ergänzen Sie sie mit IBANs und allenfalls mit QRIBANs. Sind Ihre Lesegeräte oder Scanning-Plattformen kompatibel? Stellen Sie sicher, dass Ihre Hardund Ihre Software QR-Codes lesen und verarbeiten können.
- QR-Reader können bei der Verarbeitung unterstützend wirken. Auf dem Markt gibt es verschiedene Modelle. Falls Sie mehr als 30 Rechnungen pro Zahlungslauf verarbeiten, empfiehlt sich ein professioneller Belegleser mit Stapelverarbeitung.
Info QR-Code
Das sind die Veränderungen für Sie als Rechnungsempfänger:
1. Ein QR-Code enthält alle zahlungs relevanten Daten
2. neue Zahlungsreferenzen «QR-Referenz» und «Creditor Referenz»
3. Kontoformate: nur noch IBAN oder QR-IBAN
4. Druck auf weisses Papier
Das sind die Veränderungen für Sie als Rechnungssteller:
1. Die QR-Rechnung ersetzt die bestehenden Einzahlungsscheine.
2. nur noch IBAN und QR-IBAN als Kontonummern
3. neue Referenzverfahren: QR-IBAN mit QR-Referenz und IBAN mit Creditor-Referenz
4. Mitteilungsmöglichkeit bei allen Verfahren
5. Druck auf weisses Papier
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Optimierte Debitorenbuchhaltung dank digitaler Transformation
Die Ausstellung von E-Rechnungen spart Ihnen bei der Debitorenbuchhaltung Zeit, Papier und Geld. Denn E-Rechnungen werden elektronisch an Privat- und Geschäftskunden versandt. Sie können die E-Rechnung aus einer Software direkt einliefern. Damit sparen Sie auch Druck- und Versandkosten. Die Zustellrate von Rechnungen sollte höher sein, da Adresswechsel keine Rolle spielen. Der Zahlungseingangsprozess ist unverändert.
Eine in Ihre Finanzsoftware integrierte Lösung ist ideal, wenn Sie den ganzen Prozess automatisieren wollen. Die Daten werden dann via Ihren Finanzdienstleister direkt an den Kunden weitergeleitet. Der Preis dieser Dienstleistung ist abhängig von der Anzahl ein- und/oder ausgelieferter E-Rechnungen pro Kunde und Monat. Als Grössenordnung: Bis 1000 E-Rechnungen pro Monat kostet eine Rechnung rund CHF 0.40. Dazu kommen Installationskosten.
Im E-Rechnungs-Teilnehmerverzeichnis www.eDirectory.ch sind die in der Schweiz domizilierten Unternehmen und Organisationen aufgeführt, die mit ihren Geschäftspartnern Rechnungen in elektronischer Form austauschen
Falls Sie pro Jahr nur wenige Rechnungen haben, brauchen Sie keine Software dazu. Es gibt Möglichkeiten, die E-Rechnungen online manuell zu erfassen. Informieren Sie sich dazu bei Ihrem Finanzdienstleister.
Debitorenbuchhaltung
Nötige Schritte, falls Sie noch keine Veränderungen zur Ausstellung der QR-Rechnung vorgenommen haben:
Starten Sie sofort ein «kleines Projekt», um die technischen Anpassungen bei Hard- und Software vorzunehmen. Dazu analysieren Sie im ersten Schritt kurz, wie Sie jetzt Rechnungen ausstellen. Die Analyse umfasst die Aufnahme der tatsächlichen Arbeitsschritte und der genutzten Software. Vom Ausstellen der Rechnung bis hin zum Versand und der Kontrolle des Zahlungseingangs.
Wie stellen Sie Rechnung?
- automatisiert über Debitorenbuchhaltung, Fakturierungssoftware
- mit Einzahlungsscheinen (ES und/ oder ESR/BESR)
Besteht bei Ihnen bei der Nutzung von Debitorensystemen Handlungsbedarf?
Überprüfen Sie Ihre Debitoren-Stammdaten. Achten Sie darauf, dass die Adressen, falls möglich, strukturiert hinterlegt sind.
Klären Sie, ob Ihre im Einsatz stehende Fakturierungslösung die Erstellung von QR-Rechnung unterstützt, und planen Sie jetzt den Umstellungszeitpunkt in der Übergangsphase.
Meistgestellte Fragen und Antworten zum Einzahlungsschein mit QR-Code
Die aktuellen Einzahlungsscheine werden durch den Zahlteil mit Swiss QR-Code abgelöst und verschwinden daher. Wird man in Zukunft nur noch mit QR-Rechnungen fakturieren können?
Ja, nach einer noch zu definierenden Übergangszeit wird nur noch mit der QR-Rechnung fakturiert und dem Zahlteil bezahlt werden können.
Was geschieht mit den bisherigen neutralen Einzahlungsscheinen?
PostFinance wird eine Alternative für Einzahlungen ohne QR-Rechnung am Postschalter bei Post-Agenturen bzw. Filialen mit Partner anbieten.
Ab wann können die heutigen Einzahlungsscheine nicht mehr genutzt werden?
Während einer Übergangsphase ist die parallele Nutzung der heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine und des Zahlteils möglich. Durch den Finanzplatz Schweiz wurde noch kein Enddatum bezüglich der Nutzung von roten und orangen Einzahlungsscheinen festgelegt.
Kann frei entschieden werden, ob weiterhin die roten und orangen Einzahlungsscheine oder die QR-Rechnung für die Rechnungsstellung verwendet werden dürfen?
Nach einer parallelen Betriebsphase, welche möglichst kurz gehalten werden soll, werden die heutigen orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr verarbeitet. Für die Fakturierung kann ab diesem Zeitpunkt nur noch die QR-Rechnung verwendet werden.
Kann die QR-Rechnung für Auslandzahlungen verwendet werden?
Hier müssen zwei Fälle unterschieden werden:
- Zahlungen von der Schweiz ins Ausland: Das ist nur dann möglich, wenn der Rechnungsempfänger eine Bankverbindung in der Schweiz oder Liechtenstein anbietet. Ansonsten erfolgen die Zahlungen wie bisher mit der IBAN-Kontonummer auf elektronischem Weg über das E-Banking.
- Zahlung vom Ausland in die Schweiz: Ob Banken im Ausland die QR-Rechnung unterstützen, kann der Finanzplatz Schweiz nicht beeinflussen. In den grenznahen Regionen wird es möglicherweise entsprechende Angebote für Schweizer Kunden geben.
Welche Währungen können für die QR-Rechnung genutzt werden?
Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR-Codes und links neben dem Betragsfeld sowie auf dem Empfangsschein angedruckt werden.
Wie kann der Rechnungssteller ohne Softwarelösung einen Zahlteil erstellen?
QR-Rechnungen können künftig selbst erstellt und auf weissem Papier ausgedruckt werden. Die PostFinance stellt Ihnen als Beispiel dazu seit dem 30. Juni 2020 einen QR-Generator zur Verfügung. Informieren Sie sich bei Ihrer Hausbank über die Möglichkeiten.
Quelle Fragen und Antworten zur QR-Rechnung: www.paymentstandards.ch
