Kontenrahmen KMU: Das gilt nach aktuellem Rechnungslegungsrecht
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Zwingende Vorschrift oder freiwillig?
Ein Kontenrahmen kann für eine Branche bzw. für einen Wirtschaftszweig festgelegt sein und besitzt dann Richtliniencharakter für den organisatorischen Aufbau der Buchhaltung aller Unternehmen der betreffenden Branche bzw. Wirtschaftszweiges. Allerdings kann ein Kontenrahmen in Ausnahmefällen nicht nur eine Richtlinie sein, sondern eine verbindliche gesetzliche Vorgabe für die Unternehmen einer Branche.
Grundlegende Funktionen und Zwecke eines Kontenrahmens KMU und Kontenplans
Kontenrahmen übernehmen eine wichtige Rolle für die Buchhaltung und Rechnungslegung. Ein Kontenrahmen ist ein akzeptiertes Ordnungsschema, welches alle Konten der Unternehmung sowie anderer Unternehmen der gleichen Branche unabhängig von der Betriebsgrösse definiert. Somit hat jedes buchführungspflichtige Unternehmen festzulegen,
- wie die eigene Buchhaltung und das Belegwesen organisiert sein sollen,
- welche Konten für die betrieblichen Zwecke und Tätigkeiten sinnvoll oder notwendig sind,
- in welcher sachlogischen Ordnung der für das Unternehmen bzw. für den Konzern gültige Kontenplan zusammengestellt werden soll,
- wie die Kontierung der Geschäftsfälle auf den Konten des Kontenplans erfolgen soll.
Alle diese Strukturentscheidungen in der Buchhaltung sind von hoher Bedeutung für den täglichen Buchhaltungsablauf bis hin zur Durchführung des Jahresabschlusses aus Sicht des Einzelunternehmens oder auch des Konzerns. Allerdings sind regelmässig auch Empfehlungen von Branchen- und Berufsverbänden zur branchengerechten Gestaltung des Kontenrahmens bzw. des Kontenplans verfügbar, die häufig bereits passende Kontenpläne für ihre Mitgliedsunternehmen erarbeitet haben.
Ein Kontenrahmen dient allgemein als Grundlage, um den individuellen Kontenplan für die Unternehmung abzuleiten. Der bekannteste und zugleich älteste schweizerische Kontenrahmen stammt von Karl Käfer und entstand bereits nach dem Zweiten Weltkrieg und wurde jahrzehntelang verwendet, bis er dann mit der Revision des Schweizer Aktienrechts in den neunziger Jahren durch den neu herausgegebenen “Kontenrahmen KMU” abgelöst wurde. Letzterer wurde entsprechend an die geänderten gesetzlichen Anforderungen und Gliederungsvorschriften angepasst. Er bildet seitdem eine Mustervorlage, die auch durch zahlreiche Buchhaltungssoftwaresysteme berücksichtigt wird.
Für die Konzernrechnungslegung ist der Kontenrahmen im Hinblick auf die notwendige Konsolidierung der Einzelabschlüsse deshalb von Bedeutung, weil die Konzerngesellschaften eine einheitliche Gliederung der lokalen Jahresrechnungen vorzunehmen haben, damit überhaupt eine Konsolidierung durchgeführt werden kann. Aus Sicht der Konzernbilanzierung ist daher zunächst ein Bilanzierungshandbuch (engl. Accounting-Manual) für den Konzern bereitzustellen. Wesentliches Element des Accounting-Manuals ist ein Konzern-Kontenplan als Standard, der den Unternehmen des Konsolidierungskreises in den Konzernsprachen bereitgestellt und erklärt werden sollte. Ziel muss es dabei sein, ein einheitliches Formularset einschliesslich zugehöriger Anweisungen zu erstellen, um eine nach einheitlichen Regeln zu erstellende Jahresrechnung bzw. Konzernrechnung zu erhalten.
Aufbau des Kontenrahmen KMU
Der Kontenrahmen KMU folgt hinsichtlich der Kontenklassen dem Dezimalsystem und verfügt insgesamt über die folgenden 10 Kontenklassen:
- Klasse 0
- Klasse 1 Aktiven
- Klasse 2 Passiven
- Klasse 3 Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen
- Klasse 4 Aufwand für Material, Waren & Dienstleistungen
- Klasse 5 Personalaufwand
- Klasse 6 Sonstiger Betriebsaufwand
- Klasse 7 Betriebliche Nebenerfolge
- Klasse 8 Ausserordentlicher & betriebsfremder Erfolg, Steuern
- Klasse 9 Abschluss
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Die Anzahl der Konten-Ziffern kann je nach Unternehmung zwischen 3 und 8 betragen, wobei die erste Ziffer stets die Kontenklasse gemäss den oben angegebenen Ziffern 0 bis 9 angibt (die Null kommt allerdings nicht zur Anwendung). Jede Kontenklasse lässt sich folglich in 10 Kontohauptgruppen, jede Kontohauptgruppe in 10 Kontengruppen und so weiter unterteilen. Die zweite Ziffer einer Kontonummer gibt nach der Kontenklasse folglich stets die Kontenhauptgruppe, die dritte Ziffer die Kontengruppe an. Bei Bedarf können Unternehmen anschliessend weitere Kontenuntergruppen, Sammelkonten und einzelne Konten in die Nummernsystematik integrieren. Die folgende Tabelle stellt die Unterteilung nochmals übersichtlich dar, wobei die Kontenuntergruppen und Sammelkonten nur bei Bedarf eingesetzt werden:
| Gliederungsebene | Anzahl Ziffern | Beispiel | |
|---|---|---|---|
| Kontenklassen | 1 | 1 | Aktiva |
| Kontenhauptgruppe | 2 | 10 | Umlaufvermögen |
| Kontengruppe | 3 | 100 | Flüssige Mittel |
| Kontenuntergruppe | 3+1 | 100.0 | Bankguthaben Inland |
| Sammelkonten | 3+2 | 100.00 | Privatbanken |
| Konten | 4 | 1020 | Guthaben Bank X |
Zudem ist es üblich, die fünfte bis achte Ziffer für die Betriebsbuchhaltung bzw. Kostenrechnung vorzusehen.
Erstellung eines Kontenplans und zugehörige Anforderungen
Ein Kontenrahmen ist in der Regel sehr umfangreich, allerdings gibt es kaum ein Unternehmen, das wirklich alle Konten eines Kontenrahmens benötigt. Ein Kontenrahmen bildet folglich die Grundgesamtheit aller möglichen Konten für die Buchführung eines Unternehmens. Dagegen ist der Kontenplan stets nur eine Teilmenge des Kontenrahmens und umfasst diejenigen Konten, die ein Unternehmen aufgrund seines Geschäftszwecks und -tätigkeit als notwendig erachtet. Ein Kontenplan stellt somit den auf ein Unternehmen spezifisch zugeschnittenen Kontenrahmen dar, in dem die Kontenklassen sowie die Nummerierung der Konten vom Kontenrahmen übernommen werden.
Hierbei ist es wichtig, dass der Kontenplan einer Unternehmung folgende Anforderungen erfüllt:
- Klarheit und Übersichtlichkeit,
- abschlussorientierte Kontengliederung,
- eindeutige Abgrenzung durch genaue Bezeichnung des Konteninhaltes,
- Ergänzungsmöglichkeit und Anpassungsfähigkeit bei Änderungen des Unternehmens hinsichtlich Umfang und Inhalt der Geschäftstätigkeit (gilt auch für allfällige Änderungen eines Konzerns),
- zweckorientierte Darstellung. (Das Zahlenwerk der Unternehmung muss so dargestellt werden können, dass einem Abschlussleser die Beurteilung der wirtschaftlichen Lage der Unternehmung in angemessener Zeit möglich ist.)
Literatur: Sterchi/Mattle/Helbling: Schweizer Kontenrahmen KMU; Schweizerische Eidgenossenschaft: Muster-Kontenrahmen KMU, online abrufbar unter: www.kmu.admin.ch
