Eingangsrechnungen: Zentrale Punkte für die Digitalisierung

Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen

Anforderungen, Chancen und optimale Umsetzung

Praxis-Seminar, 1 Tag, SIB, Zürich

Nächster Termin: 21. Mai 2025

Danach durchläuft die Rechnung einen definierten Freigabeworkflow. Für den Fall, dass eine Rechnung nicht vollständig validiert bzw. eine im System hinterlegte Validierungsregel nicht erfüllt wird, erfolgt eine Information an die Kreditorenbuchhaltung. Für die automatische Validierung sowie für die manuelle Nachbearbeitung ist die Qualität der bereitgestellten Stammdaten von zentraler Bedeutung.

Kreditoren-Stammdaten und Materialstammsätze werden in ausreichender Qualität benötigt werden, um bei Rechnungen z.B. den Lieferanten gleich per OCR zu ermitteln. Fehlen diese bzw. sind sie unvollständig, kann der Lieferant nicht automatisch ermittelt werden und es sind manuelle Nacharbeiten notwendig, was wiederum einen erhöhten Prozessaufwand nach sich zieht.

Im Anschluss an diese Belegaufbereitung werden alle Vorgänge digitalisiert und nach erfolgter Qualitätsprüfung automatisiert an den nächsten Verarbeitungsprozess übergeben. Der aufbereitete Beleg ist hinsichtlich der Qualität sowie der gesetzlich vorgeschriebenen bildhaften Übereinstimmung mit dem Original sicherzustellen. Der auftraggebende bzw. beziehende Fachbereich prüft die Eingangsrechnung auf korrekte Leistungserfüllung und bestätigt seine Prüfung durch Freigabe, Rückweisung oder Ablehnung der Rechnung. Bei abgelehnten Rechnungen wird der Beleg gelöscht bzw. storniert.

Zurückgewiesene Rechnungen gelangen zurück an die Kreditorenbuchhaltung, welche den Beleg entsprechend verändert bzw. anpasst und anschliessend nochmals an den zuständigen Fachbereich zur erneuten Prüfung zustellt.

Freigegebene Rechnungen werden an den zuständigen Entscheider mit Finanzkompetenz zur finanziellen Prüfung und Freigabe übergeben. Nach der Freigabe werden freigegebene Rechnungen definitiv gebucht. Abgelehnte Rechnungen werden zurück an den Fachbereich bzw. die Kreditorenbuchhaltung zur weiteren Bearbeitung gesendet.

Im Freigabeprozess kann durch eine Kompetenzmatrix die finanzielle Qualifikation der einzelnen Mitarbeitenden mit deren Tätigkeit und Funktion geregelt werden. Die Geschäftskompetenz sollte hier der hierarchischen Stufe vorangehen, damit gewährleistet ist, dass Entscheidungsträger ihre Tätigkeit uneingeschränkt ausüben können. Die Vorgesetzten jeder Stufe sind berechtigt, finanzielle Kompetenzen in ihren Bereichen zu vergeben. Die Höhe der vergebenen Kompetenz darf die Kompetenzhöhe des Vergebenden nicht überschreiten.

Zum Schluss werden die Rechnungsdokumente und alle enthaltenen Informationen rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind so jederzeit verfügbar.

Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung massgeblich. Durch die im Workflow festgelegten Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt, vorgegebene Zahlungsfristen eingehalten, Mahnungen vermieden und Skontoerlöse optimiert.

Digitalisierung der Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch RPA

Eine digitale Verarbeitung von Kreditorenrechnungen bietet die Robotic Process Automation (RPA). RPA ist eine Technologie, die automatisierte und strukturierte Geschäftsprozesse ausführt. Die Prozessschritte können dabei mehrere IT-Systeme umfassen. Mittels RPA kann auf die Programmierung von komplexen und teuren Schnittstellen verzichtet werden. Dabei greift RPA anhand einer Software auf das jeweilige User Interface zu.

Voraussetzung für die Prozessautomatisierung bildet zunächst eine Prozessanalyse. Diese wird heute mit Hilfe von Process Mining durchgeführt. Mittels Prozessanalyse bzw. Process Mining kann die operative Komplexität von Prozessen transparent gemacht werden, welche sich nicht nur aus der Anzahl der Inputs, Outputs und der Prozessaktivitäten selbst ergibt, sondern vor allem aus der potenziellen Anzahl ihrer Varianten.

Dabei weist die Vielfalt der Prozessvarianten nicht nur auf Effizienzpotenziale hin, sondern bedeutet in den meisten Fällen auch, dass die Fehlerquote und das Compliance-Risiko im jeweiligen Prozess hoch sind. Heutige Process Mining Software ermöglicht es, Prozessinformationen aus den IT-Systemen des Unternehmens zu extrahieren, grafisch abzubilden und die verschiedenen Varianten zu analysieren.

RPA arbeitet selbstständig und vergleichbar mit einem menschlichen Sachbearbeiter, da es sich automatisch in diverse Systeme ein- und ausloggen und so die einzelnen Prozessschritte eines festgelegten Geschäftsprozesses abarbeiten kann.