E-Rechnungen: Ein Muss für effizientes Finanzmanagement im digitalen Zeitalter
Was sind E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische bzw. digitale Rechnung. Sie wird digital erstellt, versendet, verarbeitet, bezahlt und archiviert. Sie zeichnet sich durch ihre Einheitlichkeit mit einem festen, standardisierten Format aus.
Ziel der E-Rechnung ist es, den Papierkram im Büro zu reduzieren und durch das einheitliche Standardformat die Rechnungsstellung einfacher und effizienter zu gestalten.
Eine E-Rechnung enthält dabei genau dieselben Informationen wie eine herkömmliche Rechnung: Rechnungsnummer, Datum, Name und Anschrift des Kunden bzw. Lieferanten sowie des ausstellenden Unternehmens, und den Leistungsumfang.
In der Schweiz hat der Bund seine Lieferanten schon dazu verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Nur Kleinanschaffungen im Wert von weniger als CHF 5.000 sind von dieser Regelung ausgenommen. Aber auch Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, profitieren von der Einheitlichkeit der elektronischen Rechnungsstellung.
Die EU geht hier noch einen Schritt weiter: Sie möchte Unternehmen verpflichten, nur noch E-Rechnungen in einem standardisierten Format an B2B-Kunden zu versenden. PDF-Dokumente sind dann nicht mehr erlaubt. In Deutschland tritt diese Regelung am 01. Januar 2025 in Kraft und gilt für Schweizer Unternehmen, die eine Betriebsstätte in Deutschland haben.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung gegenüber einer herkömmlichen Rechnung?
Die E-Rechnung hat Rechnungen in Papierform oder PDF-Rechnungen gegenüber einige große Vorteile.
Einfachere Erstellung
Bei einer E-Rechnung muss das ausstellende Unternehmen lediglich das relevante Format für die Rechnung erstellen und dieses Template dann ausfüllen. Mit geeigneter Buchhaltungs-Software wird es sogar automatisch ausgefüllt mit den in der Datenbank hinterlegten Kunden- und Auftragsdaten.
Automatisierter Versand & Prüfung
Die E-Rechnung wird vom System automatisch versendet. Auf Empfängerseite wird sie im IT-System abgelegt und die Rechnungsdaten daraus extrahiert. Nutzt der Empfänger ein modernes Buchhaltungs-System, kann dieses die Rechnung sogar automatisch prüfen, freigeben und die Bezahlung abwickeln.
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Weniger Verwaltungsaufwand
Die bearbeitete Rechnung wird im System archiviert und ist dort jederzeit zugänglich für weitere Prüfungen, z.B. wenn eine Wirtschaftsprüfung ansteht oder die Steuererklärung erstellt wird.
Der Aufwand bei den Debitoren und Kreditoren sinkt also gewaltig, da viele Schritte im Rechnungsstellungsprozess automatisiert ablaufen und kein menschliches Zutun benötigen.
Geringere Kosten
Der geringere Aufwand und das rein elektronische Format bringen auch geringere Kosten mit sich. Zum einen werden Kosten für Papier gespart sowie für Porto und Briefumschläge, wenn bisher Papierrechnungen versendet wurden.
Zum anderen lässt sich die E-Rechnung schneller erstellen als eine PDF-Rechnung, womit Angestellte viel Zeit sparen und diese dann für wichtigere Aufgaben nutzen können. Die Finanzbuchhaltung wird so um ein Vielfaches effizienter.
Was benötigen Unternehmen zum Versand und Erhalt einer E-Rechnung?
Da eine elektronische Rechnung nur elektronisch versendet wird, benötigen sowohl Versender als auch Empfänger eine Software. Der Versender einer E-Rechnung braucht eine Software, die die Rechnung in einem bestimmten, standardisierten Format erstellt. Moderne ERP-Systeme oder Buchhaltungs-Software stellen diese Funktion bereit.
Ansonsten ist es bei Rechnungsstellung an den Bund in der Schweiz auch noch möglich, eine PDF-Datei zu versenden oder die Rechnung online bei einem Service-Provider zu erstellen.
Versenden Unternehmen E-Rechnungen an andere Unternehmen, muss sichergestellt sein, dass der Empfänger entweder standardisierte E-Rechnungen empfangen kann, z.B. in seinem ERP-System, oder man muss ihm eine PDF-Rechnung zukommen lassen.
Wer spezielle Buchhaltungs-Software nutzt, die den Versand und Erhalt von E-Rechnungen unterstützt, ist hier klar im Vorteil. Die Software automatisiert die meisten Schritte nämlich komplett, sodass der Versender lediglich die korrekten Rechnungsdaten bereitstellen muss. Nutzt der Empfänger ebenfalls eine solche Software, muss er die Rechnung lediglich prüfen und zur Bezahlung freigeben. Den Rest macht die Software.
Fazit: Die E-Rechnung macht einiges einfacher – vor allem mit der richtigen Software
Die E-Rechnung ist zur Übermittlung von Rechnungen an den Bund schon Standard. Unternehmen können jedoch jederzeit auch an Kunden aus der freien Wirtschaft eine E-Rechnung versenden, denn das hat einige Vorteile.
Die E-Rechnung macht die Rechnungsstellung einfacher und effizienter. Zudem gelingt mit ihr ein Schritt mehr in Richtung papierloses Büro. Damit die elektronische Rechnungsstellung reibungslos funktioniert, sollten Unternehmen Software verwenden, die den Versand und Erhalt von E-Rechnungen weitestgehend automatisiert, da sie so die höchste Effizienz erreichen.
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