Digitalisierung in der Buchführung: Chancen durch den digitalen Wandel
Claudio Cavelti
Claudio Cavelti, Betriebsökonom HWV und dipl. Wirtschaftsprüfer, ist Leiter des Sitzes Zürich der Treuhandund Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner. Er verfügt über eine langjährige Erfahrung in der Prüfung von national und international tätigen Unternehmen im Handels-, Industrie- und Dienstleistungssektor.
Adrienne Helfenstein
Adrienne Helfenstein, dipl. Treuhänderin und Fachfrau im Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis, ist Mandatsleiterin im Bereich Finanz- und Rechnungswesen bei der Treuhandund Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner. Sie ist spezialisiert auf die Digitalisierung der Buchführung.
Passende Arbeitshilfen
Digitalisierung in der Buchführung: Effizienz, Genauigkeit und Mehrwert
Ein zentraler Aspekt der digitalen Buchführung liegt in der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Hierbei kommen intelligente Softwarelösungen zum Einsatz. Softwarelösungen, die nicht nur Rechnungen und Quittungen scannen, sondern auch automatisch extrahieren, analysieren, verstehen und automatisch verbuchen. Dies beschleunigt den gesamten Buchführungsprozess erheblich, verhindert Prozessbrüche und minimiert zudem menschliche Fehler.
Die Digitalisierung der Buchführung ist jedoch nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern eine transformative Kraft, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzen verwalten und Geschäftsbücher führen, grundlegend verändert. Die Automatisierung von Buchführungsprozessen ermöglicht nicht nur eine erhebliche Steigerung der Effizienz, sondern auch eine höhere Genauigkeit und Transparenz. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten, erleben nicht nur eine Entlastung in administrativen Aufgaben, sondern schaffen auch Raum und Zeit für die Bearbeitung wesentlicher Finanzfragen. Gerade auch in Zeiten des Fachkräftemangels ein entscheidender Vorteil.
Konkret befreit diese Automatisierung die Finanzfachleute von zeitraubenden, repetitiven Aufgaben und ermöglicht es ihnen, sich vermehrt auf komplexe und wesentliche Finanzaspekte zu konzentrieren. Indem routinemässige Aufgaben effizienter erledigt werden, gewinnen Unternehmen Zeit, um sich auf Analysen, Budgetplanung, Liquiditätsmanagement und strategische Finanzentscheidungen zu fokussieren.
DeepBox von Abacus: Künstliche Intelligenz trifft Buchführung
Ein herausragendes Beispiel für die Digitalisierung in der Buchführung ist die DeepBox von DeepCloud AG, eine wegweisende Softwarelösung, die künstliche Intelligenz (KI) mit der hoch entwickelten Buchführungssoftware von Abacus Research AG verbindet.
Die DeepBox zeichnet sich insbesondere durch die automatische Verarbeitung von Belegen aus. Dank intelligenter Dokumentenerkennung können Debitoren- und Kreditorenbelege sowie Quittungen und Mahnungen in der Abacus-Software effizient verarbeitet werden. Dabei werden die Belege in wenigen Augenblicken analysiert und alle relevanten Beleginformationen extrahiert. Beispielsweise können Rechnungspositionen erkannt und mit einer Regel kontiert werden oder unterschiedliche Mehrwertsteuersätze eines Belegs richtig erkannt und korrekt zugeordnet. Schliesslich werden die Belege automatisch in der Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung verbucht.
Nachfolgend wird beispielhaft dargestellt, wie mithilfe der DeepBox ein Kreditorenbeleg oder eine Quittung automatisch verarbeitet und verbucht wird:
1. Kreditorenbeleg/Quittung erhalten
Der Kreditorenbeleg oder die Quittung kann auf den unterschiedlichen Wegen (E-Mail, Upload Link, E-Mail, Scan, E-Bill, Post etc.) und in den verschiedensten Formaten in das Unternehmen gelangen. Die Zuteilung des Kreditorenbelegs bzw. der Quittung zum korrekten Geschäftsbereich, der Kostenstelle oder der verantwortlichen Person ist mitunter nicht ganz einfach. Wo und wie der Beleg im Unternehmen eintrifft, spielt mithilfe der DeepBox keine Rolle mehr. Sämtliche Belege werden in einem ersten Schritt für die Weiterverarbeitung an das digitale Postfach («DeepBox Inbox») gesendet oder hochgeladen.
2. Beleg analysieren
Der Kreditorenbeleg bzw. die Quittung wird im digitalen Postfach von der intelligenten Datenerfassungs-KI analysiert und relevante Informationen aus dem Beleg extrahiert. Das Ergebnis sind strukturierte Daten: von der Lieferantenadresse über die angewandte Mehrwertsteuer bis hin zu einzelnen Rechnungspositionen.
3. Einrichtung von Flows in der DeepBox
Mittels sogenannter Flows können Belegabläufe definiert werden. Im Abacus wird beispielsweise automatisch ein neuer Lieferant eröffnet bei erstmaliger Rechnungsstellung. Nach der Eröffnung des Lieferanten wird der Beleg automatisch als Kreditor erfasst. Quittungen werden direkt in die Finanzbuchhaltung verbucht. Mittels Stichworten wie zum Beispiel «Benzin», «Tankstelle» etc. können Kontierungsvorschläge gemacht werden. Für eingetroffene Mahnungen gibt es beispielsweise die Möglichkeit, eine automatische E-Mail-Benachrichtigung einzurichten. So erhält der zuständige Mitarbeiter jeweils automatisch eine Nachricht, wenn eine Mahnung in der DeepBox eingetroffen ist. Über den Stand der Verarbeitung der Belege wird direkt im Abacus informiert.
4. Beleg zuordnen und visieren
Das digitale Postfach ordnet den Beleg anhand der extrahierten Informationen einem Konto, einem Geschäftsbereich, einer Kostenstelle oder einem Projekt zu. Der Beleg wird direkt als Dossier hinter der Buchung abgelegt. Die für den Geschäftsbereich verantwortliche Person prüft den Beleg und kann manuell – sofern notwendig – zusätzliche Informationen ergänzen.
5. Zahlung
Nach der Visierung wird der Beleg automatisch für die Zahlung vorgesehen. Die Zahlung kann im Online-Banking als «pain.001»-Datei eingelesen oder via Anbindung im Electronic Banking ausgelöst werden.
6. Beleg in Abacus verbuchen
Im Abacus wird automatisch eine Buchung zum Beleg angelegt und der Freigabeprozess ausgelöst. Hinterlegte Regeln bzw. «Flows» ermöglichen auch eine direkte Verbuchung in die Abacus-Software ohne Visierungsprozess. In der Praxis wird das oft für Rechnungsbeträge unter einem definierten Betrag eingesetzt, damit der Verbuchungsprozess nochmals beschleunigt werden kann.
Passende Produkt-Empfehlungen
Electronic Banking
Nebst den DeepBox-Produkten gibt es auch weitere Abcaus-Tools, welche die Digitalisierung vorantreiben, beispielsweise das Electronic Banking.
Abacus Electronic Banking optimiert und automatisiert den Zahlungsverkehr. Es ist die integrierte und automatisierte Lösung, um die Offenposten der Kreditoren und Debitoren abzugleichen sowie Buchungen in die Finanzbuchhaltung von verschiedenen Finanzinstituten zu integrieren. Ebenfalls können auf Knopfdruck Liquiditätsübersichten über sämtliche Finanzinstitute erstellt werden.
Das Electronic Banking kann Zahlungen (Kreditoren, Lohn, Spesen) auf Knopfdruck im Abacus direkt an Finanzinstitute übermittteln. Autorisierte Mitarbeitende sind in der Lage, im Rahmen der definierten Limiten Zahlungen freizugeben. Kollektiv- und Einzelfreigaben sind dabei möglich.
Aus den Zahlungen werden automatisch Buchungen in den Nebenbüchern bzw. in der Finanzbuchhaltung. Eine Integration optimiert somit die Verarbeitungsprozesse in der Kreditoren-, Debitoren-, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung. Die Anbindung benötigt die Aktivierung der Schnittstellen zwischen der Bank und Abacus via Vertrag und klare Regelungen für die Zahlungsfreigaben.
Die Zukunft der Buchführung gestalten
Die Digitalisierung eröffnet nicht nur neue Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen, sondern verändert auch die Rolle der Buchhalter und Treuhänder grundlegend. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Integration von KI wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Qualität des Rechnungswesens erheblich verbessert.
Die DeepBox repräsentiert die Spitze des Eisbergs in dieser digitalen Revolution. Ihr Einsatz zeigt, dass die Buchführung nicht nur digitalisiert, sondern auch optimiert werden kann, um einen echten Mehrwert für Unternehmen zu schaffen. Die Zukunft der Buchführung ist zweifellos digital, und diejenigen, die die Möglichkeiten der Technologie nutzen, werden einen entscheidenden Vorteil erlangen.
Möchten auch Sie die Zukunft Ihrer Buchführung aktiv gestalten und weitere Technologien kennenlernen? Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie auf Ihrem Weg in die digitale Buchführung zu begleiten und Ihnen die vielfältigen Möglichkeiten näherzubringen.
