Digitalisierung im Finanzbereich: Sieben Schritte zum Erfolg
Andreas Bünter
Andreas Bünter ist Experte für Kosten- und Supply-Management im Mittelstand. Eidg. dipl. Finanzanalytiker. Autor des Buches «Digitale Transformation zur Steigerung der Wettbewerbskraft».
1. Überzeugen Sie Ihre Angestellten
Sie kennen inzwischen all die Vorteile einer digitalen Transformation: mehr Freizeit, weniger Leerläufe, geringere Betriebskosten, höhere Wettbewerbskraft usw. Vermutlich denken Sie, dass die Belegschaft in begeisterten Jubel ausbrechen wird, wenn Sie ihr diese Vorteile darstellen. Wer möchte nicht gerne in den Genuss dieser Vorzüge kommen, vor allem wenn es um die eigene Abteilung, die eigene Arbeit geht? Wer würde diese Veränderungen nicht mit offenen Armen willkommen heissen?
Das ist ein äusserst wichtiger Aspekt, weswegen er später noch einmal ausführlich beschrieben wird. Es genügt jedoch, wenn Sie vorerst im Hinterkopf behalten, dass Sie nicht gleich mit der Planung vorpreschen sollten. Zunächst müssen Sie Ihre Mitarbeiter überzeugen.
2. Legen Sie bestimmte Ziele fest und planen Sie gründlich
Zunächst müssen Sie festlegen, was Sie für Ihre Finanzabteilung erreichen wollen. Beschränken Sie sich während dieser Phase des Planungsvorgangs jedoch nicht auf Offensichtliches. Was würden Sie gerne in Ihrer Finanzabteilung ändern, wenn Ihnen keine Grenzen gesetzt wären? Die Chancen stehen gut, dass Ihnen digitale Werkzeuge bei der Umsetzung dieser Ambitionen helfen können.
Lassen Sie auch Ihre Belegschaft zu Wort kommen: Sowohl ihre Unterstützung als auch etwaige Erkenntnisse und Wünsche sind von wesentlicher Bedeutung für Ihr Vorhaben. Mitarbeiter in Einstiegspositionen kennen sich mit bestimmten Vorgängen wesentlich besser aus als Personen in einer Führungsposition.
Bedenken Sie auch andere Kennzahlen Ihres Unternehmens wie:
- Ausgangskennzahlen
- Marktforschung
- Markenstrategie
- Leistungserwartungen
- notwendige ROI (Return on Investment)
So fällt Ihnen die Festsetzung von Zielen leichter, und Sie gehen sicher, dass Ihre Ziele nicht mit jenen in anderen Abteilungen kollidieren.
Sobald Sie die Zielsetzung abgeschlossen haben, kann die Suche nach der geeigneten Technologie für deren Umsetzung beginnen.
Anschliessend müssen Sie die konkrete Umsetzung planen. Es kann natürlich immer zu unvorhergesehenen Zwischenfällen kommen, aber planen Sie in Etappen, kleineren Schritten, nicht in Megaprojekten. Je umfangreicher Ihr Plan für die Digitalisierung im Finanzbereich ist, desto schneller werden Sie scheitern. Sie müssen sich agil und wendig positionieren, statt in Megaprojekte zu verfallen, deren Ende gar nicht absehbar ist. Schnelle Erfolge sind gefragt. Erfolgserlebnisse!
Unter anderem müssen Sie auch an die Partner und Anbieter denken, mit denen Sie zusammenarbeiten wollen, und ein Verständnis dafür entwickeln, wie viele Ressourcen und welche Technologien für die Digitalisierung Ihres Finanzbereichs benötigt werden. Seien Sie sich im Klaren darüber, welche Kosten Sie erwarten und von welchen Verbesserungen das gesamte Unternehmen profitieren kann. Suchen Sie sich einen agilen Partner, welcher in Etappen denkt, in Quick-Wins!
3. Denken Sie an kurz- und langfristige Ergebnisse
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie den dynamischen, an Sprints orientierten Planungsprozess angehen sollen, dürften Sie auch in der Lage sein, Prognosen abzugeben. Nichts wäre ärgerlicher, als nach einer erfolgreich abgeschlossenen Transformation mit unvorhergesehenen Folgen konfrontiert zu werden, mit denen sich Ihre Finanzabteilung auch noch herumschlagen muss.
Denken Sie also darüber nach, wie sich Ihr Plan in den nächsten Jahren auf das Unternehmen auswirken wird. Überlegen Sie auch, welche Nachwirkungen in den darauffolgenden drei Jahren auftreten könnten. Denken Sie jedoch immer an kurzfristige Erfolge. Zehn Minuten mal dort eingespart mal zehn Mitarbeitende bringt mehr, als alles neu zu erfinden.
Rechnen Sie auch damit, dass Sie mit neuen Herausforderungen konfrontiert werden. Zum Beispiel müssen Sie Ihre Mitarbeiter mit der neuen Technologie vertraut machen. Jenen Angestellten, die bisher überwiegend manuelle Arbeit verrichtet haben, müssen nun neue Aufgaben zugeteilt werden. Bedenken Sie solche Aspekte schon im Voraus, damit sie dem Erfolg Ihrer Abteilung später nicht im Weg stehen.
Sorgen Sie ausserdem dafür, dass jeder Mitarbeiter Ihrer Abteilung über Ihren Plan unterrichtet wird. Je mehr Feedback Sie erhalten, desto grösser sind Ihre Erfolgschancen. Die Zustimmung Ihrer Vorgesetzten spielt zwar eine wesentliche Rolle, übergehen Sie jedoch nicht die Gefühle und Gedanken der Mitarbeiter, die in der Unternehmenshierarchie tiefer angesiedelt sind.
Legen Sie Ihre Pläne auch anderen Abteilungsleitern vor, schliesslich arbeitet Ihr Ressort mit den meisten davon zusammen. Sie sollten es daher tunlichst vermeiden, dass die Verbesserungen in Ihrer Abteilung einer anderen schaden. Vermutlich müssen sich diese Abteilungen so oder so mit Ihnen weiterentwickeln, und das ist auch gut so. Allerdings sollten sie nicht unter Zugzwang geraten, sondern genügend Zeit für die notwendigen Anpassungen haben.
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4. Erstellen Sie eine «Abteilungsinventur» Ihrer digitalen Ressourcen
Bevor Sie Kontakt mit Anbietern oder Vertriebspartnern aufnehmen, sollten Sie den Technologie-Stack Ihres Unternehmens kennen. Oft bietet dieser bereits Unterstützung für einige der in Schritt 3 festgelegten Ziele, und in manchen Fällen befindet sich die Umsetzung vielleicht sogar schon in greifbarer Nähe. In solchen Fällen ist nur mehr ein geringfügiges Upgrade erforderlich.
Sie dürfen ruhig kreativ sein, wenn es um Ihre Ziele für die Digitalisierung im Finanzbereich geht, aber bedenken Sie auch, dass in Fragen der Technologie weniger oft mehr ist.
Zum jetzigen Zeitpunkt sollten Sie sich auf Werkzeuge konzentrieren, die für die Realisierung Ihrer Ziele absolut unabdingbar sind. Sobald Sie nach Abschluss der digitalen Transformation eine solide Grundlage errichtet haben, fällt es Ihnen auch wesentlich leichter, weitere Tools zur Umsetzung anderer Ziele einzubinden.
5. Optimieren Sie alle Tätigkeiten Ihrer Finanzabteilung
Da gerade von Rationalisierung die Rede ist: Jetzt ist der optimale Zeitpunkt, um die Tätigkeiten Ihrer Finanzabteilung zu analysieren. Sind Änderungen denkbar, die auch ohne neue Technologien zu mehr Effektivität führen?
Wenn Sie diesen Schritt überspringen, investieren Sie womöglich in digitale Ressourcen, die Sie überhaupt nicht benötigen. Verschwenden Sie daher weder Zeit noch Geld für Tools und Trainings, um am Schluss herauszufinden, dass diese keine oder nur unzureichende Verbesserungen für die betroffenen Vorgänge bringen.
6. Bedienen Sie sich hilfreicher Kennzahlen
Die Bedeutung dieses Schritts kann gar nicht überbewertet werden. Oft sind die vielen Vorteile, die eine digitale Transformation verspricht, derart attraktiv, dass Führungskräfte einfach mit der Umsetzung beginnen, ohne sich Gedanken über aussagekräftige Messwerte zu machen. Letztendlich wissen sie also nicht so recht, ob die Transformation ihnen tatsächlich genützt hat.
Selbst wenn die neuen Werkzeuge tatsächlich effektiv sind, kann es passieren, dass ihr Potenzial mangels konkreter und nachvollziehbarer Kennzahlen nicht gänzlich ausgeschöpft wird.
Die Ermittlung solcher Kennzahlen hilft Ihrem Unternehmen im Übrigen auch langfristig bei seiner Entwicklung. Definieren Sie diese daher lieber noch heute in aller Ruhe als überstürzt in fünf Jahren anlässlich einer anderen Gelegenheit. Daten bezüglich Ihrer digitalen Infrastruktur zu sammeln, zu analysieren und vorweisen zu können, ermöglicht Ihrer Abteilung, sich von jetzt auf gleich anzupassen.
Kennzahlen zu haben, ist zwar nützlich, aber eben auch nur dann, wenn sie tatsächlich jemand auswertet. Tut das niemand, haben Sie womöglich genügend Daten, um diversen Problemen aus dem Weg zu gehen, steuern aber geradewegs auf diese zu. Aus diesem Grund sollten Sie regelmässig Meetings abhalten, in denen die Messwerte bezüglich der in Ihrer Abteilung verwendeten Technologien ausgewertet und besprochen werden.
Diese Kennzahlen sollten Sie auch regelmässig an Stakeholder und Entscheidungsträger übermitteln, damit Ihnen keine Gelegenheit entgeht, Ihren Betriebsablauf zu optimieren.
Schliesslich sollten Sie auch grossen Wert auf Transparenz legen. Es ist irrelevant, was aus Ihren Kennzahlen herausgelesen werden kann, wenn Entscheidungsträger sie nicht auf Anhieb verstehen.
7. Verfolgen Sie einen iterativen Ansatz
Der letzte Schritt zur Umsetzung einer erfolgreichen digitalen Transformation umfasst die regelmässige Auswertung ihres Fortschritts.
Indem Sie den Ablauf der Transformation periodisch überprüfen, stellen Sie sicher, dass nicht ein kleiner Fehler Ihres Teams zu ungeahnten langfristigen Konsequenzen führt. Das ist mit agil und Sprints gemeint – grob gesagt.
Jedes Unternehmen ist anders. Auch jede Finanzabteilung ist anders. Wenn es um die digitale Transformation Ihres Unternehmens geht, müssen Sie die Vorgehensweise an Ihre Finanzabteilung anpassen. «Schlechte Prozesse digitalisiert bleiben schlechte Prozesse.»
Natürlich ist Ihr Unternehmen nicht das erste, das vor dieser Herausforderung steht. Es existieren somit einige Herangehensweisen, die auch Sie wirklich befolgen sollten:
- Konzentrieren Sie sich auf die Vorteile, aber erstellen Sie einen gut durchdachten Plan, welcher agil, in Etappen, mit Quick-Wins umgesetzt wird.
- Führen Sie einen zweiseitigen Dialog.
- Vergessen Sie nicht die anderen Angestellten.
- Fördern Sie Ihre Mitarbeitenden.
Selbst wenn Ihre Transformation bereits im vollen Gange ist oder schon erfolgreich abgeschlossen wurde, kann Ihr Unternehmen von zukunftsorientierten Führungskräften profitieren, die ein Gespür für die bedeutsame Rolle der Technologie haben. Sollten Sie also noch keinen «Digitalchef» engagiert haben, wäre vielleicht jetzt ein guter Zeitpunkt, um über potenzielle Kandidaten nachzudenken. In jedem Fall sollten Sie zumindest jene Angestellten fördern, die die Weiterentwicklung Ihrer Finanzabteilung im digitalen Zeitalter unterstützen.
