Debitorenbuchhaltung: Buchhaltungsbeispiele der Debitoren
Die Debitorenbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens und erfasst sämtliche Forderungen gegenüber Kunden. Sie dient dazu, offene Rechnungen systematisch zu verwalten, Zahlungseingänge zu überwachen und gegebenenfalls Massnahmen bei Zahlungsverzügen einzuleiten. Da viele Unternehmen ihre Waren und Dienstleistungen auf Rechnung verkaufen, ist eine präzise Debitorenbuchhaltung entscheidend, um die Liquidität sicherzustellen und Zahlungsausfälle zu minimieren. Darüber hinaus umfasst die Debitorenbuchhaltung auch das Mahnwesen. Kunden, die ihre Rechnungen nicht fristgerecht begleichen, werden durch Zahlungserinnerungen und Mahnungen an ihre Verpflichtungen erinnert. Sollte eine Forderung uneinbringlich sein, kann der Gläubiger rechtliche Schritte einleiten, wie eine Betreibung oder ein Inkassoverfahren.
Buchungsbeispiel 1
Die Anders AG entnimmt dem Schweizerischen Handelsamtsblatt am 03.09.2xxx, dass gegen ihre Kundin, die Meyer AG, die Betreibung auf Konkurs eingeleitet wurde. Die offene Forderung gegenüber der Meyer AG beläuft sich auf CHF 27’200.
| Datum | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 02.09.2xxx | dubiose Debitoren | Debitoren | 27’200.00 |
Sollte es im Falle eines Verlustscheins dennoch später zu einem teilweisen oder vollständigen Ausgleich der zuvor endgültig abgeschriebenen Forderung kommen, ist der erhaltene Betrag buchhalterisch wie eine neue Forderung zu erfassen und ein ausserordentlicher Ertrag in Höhe des Nettobetrags sowie Umsatzsteuer zu berücksichtigen.
Buchungsbeispiel 2
Das Unternehmen U erhält vom ehemaligen Kunde G am 18.07.2xxx wider Erwarten eine Bankgutschrift in Höhe von CHF 1200.– (inkl. MWST), obwohl die Forderung gegen G bereits im Vorjahr aufgrund eines Verlustscheins als endgültiger Verlust behandelt wurde. (Hinweis: Das Beispiel berücksichtigt den in Jahr 2025 gültigen MWST-Satz von 8.1%).
Tabelle ansehen
| Datum | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| 18.07.2xx1 | Kundendebitoren | 1200.00 | |
| A.O. Ertrag | 1110.00 | ||
| Kreditor Umsatzsteuer | 89.90 |
In der Praxis wird das Erfolgskonto Forderungsverluste dazu genutzt, die effektiv eingetretenen, definitiven Verluste auf Forderungen zu erfassen. Im Konto Veränderung WB Forderungen bzw. Delkredere wird die Anpassung des Bestands an mutmasslichen, noch nicht eingetretenen Verlusten auf den offenen Forderungen verbucht.
Berücksichtigung der Umsatzsteuer
Im Hinblick auf die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung ist es wichtig zu beachten, dass bei zweifelhaften Abschreibungen vom Nettobetrag der Forderung abgeschrieben wird, d.h. vom Nennwert der Forderung ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer ist erst dann zu berichtigen, wenn der Forderungsverlust endgültig ist, wenn die Forderung endgültig uneinbringlich geworden ist (z.B. durch die Mitteilung über die Einstellung des Konkursverfahrens gegen den Kunden, Erhalt eines Verlustscheins). Die Berichtigung der Umsatzsteuer auf die endgültig uneinbringlich gewordene Forderung führt zu einem Erstattungsanspruch gegenüber dem Steueramt.
Eine mehrwertsteuerkonforme Buchung einer Einzelwertberichtigung im Rahmen der Erstellung der Jahresrechnung hat das Bruttoprinzip der Eidgenössischen Steuerverwaltung zu berücksichtigen, damit eine Umsatzabstimmung ohne grossen Zeitaufwand möglich ist.
Buchungsbeispiel zur mehrwertsteuerkonformen Behandlung
Die Handelsunternehmung Alpha AG verkauft am 17.05.2xx1 Waren im Wert von CHF 6725.– inkl. MWST an den Kunden Frey, wobei eine Zahlungsfrist von 30 Tagen gilt. Nach zweifacher vergeblicher Mahnung sowie nach Verstreichen einer nochmaligen Nachfrist beantragt die Alpha AG 11.11.2xx1 die Betreibung auf Konkurs gegen den Kunden Frey und hat hierzu einen Kostenvorschuss in Höhe von CHF 70.– an das Konkursamt zu zahlen, der über das Postkonto beglichen wird.
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