Debitoren und Kreditoren: Diese Punkte sind für die Buchhaltung zentral
Fritz Beck
Fritz Beck hat langjährige Erfahrung im Bereich Treuhand und Wirtschaftsprüfung sowie im Finanz- und Rechnungswesen. Er leitet die Treuhandund Wirtschaftsprüfungsabteilung in einem mittelgrossen Treuhandbüro.
Remo Rutschi
Remo Rutschi hat mehrjährige Erfahrung als Treuhänder in verschiedenen Unternehmen. Seit 2004 ist er in der Rutschi + Partner AG tätig und begleitet diverse Gesellschaften im KMU - Bereich als Treuhand- oder als Revisionsstelle.
Was sind Debitoren und Kreditoren?
Debitoren sind Forderungen, beispielsweise gegenüber Kunden, die aus Lieferungen und Leistungen Ihres Unternehmens entstehen. Der Debitor ist also ein Schuldner, in der Regel also der Kunde, welcher offene Rechnungen zu begleichen hat. In der Finanzbuchhaltung werden diese Guthaben über das Bilanzkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen als Sammelkonto verbucht.
Kreditoren sind Schulden gegenüber Lieferanten Ihres Unternehmens, welche aus Lieferungen und Leistungen an Ihr Unternehmen entstehen. In der Finanzbuchhaltung werden diese Schulden als kurzfristige Verbindlichkeiten auf dem Sammelkonto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen geführt.
In der Summe zeigen die Debitoren Ihnen auf, wie viel Geld Ihnen Ihre Kunden noch schulden. Demgegenüber stehen die Kreditoren, welche aufzeigen, wie viel Sie Ihren Lieferanten aus Lieferungen und Leistungen schulden. Per Saldo resultiert ein theoretischer Geldab- oder -zufluss zu einem bestimmten Zeitpunkt. Zu jedem Jahresabschluss gehört auch eine Aufstellung der offenen Posten der Debitoren und Kreditoren.
Offene-Posten-Buchhaltung
Grundsätzlich kann sowohl die Debitoren- als auch die Kreditorenbuchhaltung nach dem Prinzip der Offene-Posten-Buchhaltung oder aber mittels Führung der Hilfsbuchhaltungen Debitoren und Kreditoren geführt werden.
Bei kleineren Betrieben kann die Führung der Offene-Posten-Buchhaltung durchaus Sinn ergeben. In solchen Betrieben ist die Anzahl Kunden- und Lieferantenbelege meist überschaubar, und diese können direkt bei der Bezahlung in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. In solchen Fällen werden die Kundenrechnungen entweder in einem separaten Auftragsbearbeitungsprogramm oder von Hand (Word, Excel oder Ähnliches) erstellt. Die Kreditorenrechnungen werden in der Regel gesammelt und mit einem Sammelauftrag bezahlt. Die entsprechenden Verbuchungen erfolgen dann beim Zahlungseingang (Debitoren) oder beim Zahlungsausgang (Kreditoren), was meistens monatlich bei der Verbuchung der Bankbelege erfolgen wird. Bei diesem System sind grösstenteils die heute vielfältig bestehenden automatischen Prozesse wie automatische Verbuchung der Zahlungseingänge oder die automatische Erkennung des Kreditors mittels Codierzeile nicht nutzbar.
Die Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung ist ein wesentliches Element in der Finanzbuchhaltung im Unternehmensalltag. Sie befasst sich mit der Verbuchung von Forderungen sowie Gutschriften, die sich aus Verkäufen und Leistungserbringung ergeben. Als Teilgebiet der Finanzbuchhaltung erfasst die Debitorenbuchhaltung sämtliche kundenbezogenen Transaktionen. Damit werden also die Forderungen verwaltet, die Sie gegenüber Ihren Kunden haben. Dazu gehören auch die Fälligkeitsüberwachung bezüglich offener Posten sowie die Prüfung des Zahlungseingangs. Im Falle säumiger Kunden kümmert sich die Debitorenbuchhaltung auch um das Mahnwesen beziehungsweise Inkasso-Aufgaben. Dabei ist auch die Einschätzung sowie Prüfung der Bonität oder des Debitorenrisikos eine zentrale Aufgabe. Die juristische Grundlage der Debitorenbuchhaltung für Unternehmen in der Schweiz ist das Obligationenrecht (OR).
Passende Produkt-Empfehlungen
Aufgaben und Ziele der Debitorenbuchhaltung
Sämtliche geschäftlichen Vorfälle im Zusammenhang mit Ausgangsrechnungen und Zahlungseingang gehören zur Debitorenbuchhaltung. Das Forderungsmanagement bildet den hauptsächlichen Aufgabenbereich. Dieses verwaltet sämtliche Debitorenkonten. Hier geht es darum, dass Debitoren das Zahlungsziel einhalten, als auch auf die fristgerechte Begleichung offener Forderungen zu achten. Ausstehende Forderungen sind für ein Unternehmen ein Ärgernis und können sowohl den Gewinn reduzieren als auch die Liquidität negativ beeinflussen. Ein straffes Forderungsmanagement ist in jedem Fall zu empfehlen, damit die offenen Posten möglichst vollumfänglich und zu den vereinbarten Zeitpunkten eingebracht werden können. Hier gilt es natürlich, das richtige Mass anzuwenden, denn das Unternehmen ist auf seine Kunden angewiesen und möchte ein möglichst gutes Verhältnis zu diesen pflegen. Doch wirken sich Zahlungsverzögerungen negativ auf die Liquidität resp. die Verfügbarkeit der kurzfristigen flüssigen Mittel aus. Dies kann die Handlungsfähigkeit des Unternehmens einschränken. Nicht fristgerecht bezahlte Rechnungen generieren zudem Mehraufwand, weil Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet werden müssen. Damit sich dieser Aufwand in Grenzen hält, kann die Nutzung einer entsprechenden Businessoftware nützlich sein. Mit diesen Systemen können Mahnläufe automatisch generiert werden und mittels hinterlegter Vorlagen standardisiert und zum richtigen Zeitpunkt versendet werden. Eine entsprechende Software mit dem dazugehörenden Zahlungsmanagement kann auch ein wichtiges Kontrollinstrument darstellen. Durch die laufende und korrekte Verbuchung der Forderungen und der Zahlungseingänge können jederzeit die offenen Positionen sowie die zu erwartenden Zahlungseingänge ersichtlich gemacht werden.
Die Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung ist das Pendant zur Debitorenbuchhaltung. Kreditoren sind für ein Unternehmen hauptsächlich Gläubiger, welche im Rahmen von Geschäftsbeziehungen als externe Zulieferer oder Erbringer von Dienstleistungen auftreten. Die Waren oder Dienstleistungen werden dabei im Voraus geliefert oder ausgeführt. Die Kreditoren stellen somit für das Unternehmen Schulden dar. Vom Lieferanten wird eine entsprechende Rechnung erstellt, welche anschliessend im Unternehmen weiterverarbeitet werden muss.
Rechnungsprüfung und Kontierung
Dieser Vorgang wird auch Rechnungsprüfung genannt. Wesentliche Aufgaben sind die Erfassung bzw. Überprüfung von Eingangsrechnungen, der Datenabgleich, die Zahlungsfreigabe und auch die Buchhaltung des Zahlungsausgangs. Bestehende Rechnungen werden auch formell auf ihre Richtigkeit überprüft.
Die Erfassung der Eingangsrechnungen in Teilschritten:
- Die Rechnung wird dem jeweiligen Kreditor zugeordnet.
- Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer werden erfasst, bearbeitet.
- Die Rechnung wird mit einem Geschäftsfall in Verbindung gebracht (Kontierung).
- Verbuchung der Eingangsrechnung
- Ablage, Archivierung der Belege
Zahlungsmanagement Kreditoren
Wie bei den Debitoren ist ein funktionierendes Zahlungsmanagement bei den Kreditoren von grosser Bedeutung. Durch eine laufende Erfassung der eingehenden Kreditorenrechnungen kann jederzeit die Höhe und die Fälligkeiten der noch zu bezahlenden Rechnungen bestimmt werden. Auch dies ist ein wichtiges Kontrollinstrument, können so doch die Zahlungsabflüsse (Liquiditätsabflüsse) ersichtlich gemacht werden. Zu empfehlen ist die Nutzung der vorgegebenen Zahlungsfristen, damit die Liquidität jederzeit gewährleistet ist. Dazu ist wie erwähnt die laufende Erfassung der Lieferantenrechnung nötig. Die Zahlungen können mit den entsprechenden Systemen nach Fristen gestaffelt zur Zahlung freigegeben werden. Auch im Bereich Kreditoren bringt eine entsprechende Software viele Vorteile. Wenn die Stammdaten korrekt erfasst und hinterlegt sind, erfolgt die Erfassung der Belege mit den Zahlungsdaten einfach mittels Scannen von QR-Code oder VESR-Codierzeile. Damit sind die nötigen Daten in der Hilfsbuchhaltung erfasst. Mit dem Zahlungsmanagement können die Zahlungen einfach und fristgerecht ausgelöst und meistens direkt via E-Banking an das entsprechende Finanzinstitut übermittelt werden.
Darstellung in der Finanzbuchhaltung – Bilanz
Sowohl die Zahlen der Debitoren- als auch der Kreditorenbuchhaltung fliessen letztendlich in gesammelter Form in die Finanzbuchhaltung ein. Wie mehrfach erwähnt, handelt es sich bei den entsprechenden Programmen um Hilfsprogramme oder Nebenbücher mit den jeweiligen Vorzügen je nach angewendeter Methode. Letztendlich ist für den Jahresabschluss einer Gesellschaft aber die Finanzbuchhaltung ausschlaggebend. Die offenen Debitorenforderungen werden mindestens beim Jahresabschluss in die Finanzbuchhaltung auf der Aktivseite der Bilanz als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bilanziert. Das gleiche Vorgehen gilt für die offenen Kreditoren, welche auf der Passivseite der Bilanz als Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen bilanziert werden. Bei den integrierten Systemen findet dieser Austausch zwischen Hilfsbuchhaltung und Finanzbuchhaltung laufend statt, während bei den manuellen oder losgelösten Systemen die nötigen Überträge manuell gemacht werden müssen.
