Buchführungsmethodik: Geschäftsvorfälle des Betriebs korrekt dokumentieren

Orientierung am Konzept von Konto und Buchungssatz

Zentrales Element der Erfassung und Speicherung der Buchführungsinformation ist das Konto, vom Format her eine Tabelle mit beliebig vielen Zeilen und zwei (als Soll und Haben) bezeichneten Spalten. Das Rechnungswesen unterscheidet Bestandskonten und Erfolgskonten. Bestandskonten nehmen Bestände an Gütern und Geld auf, also erfolgsneutrale Zustände:

• Aktive Bestandskonten halten das Vermögen fest; auf ihnen wird also die Kapitalverwendung aufgezeichnet. Die Zugänge werden im Soll verzeichnet («gebucht»), die Abgänge im Haben.
• Passive Bestandskonten erfassen die dem Unternehmen zur Verfügung gestellte Finanzierung wie Eigenmittel und Verbindlichkeiten. Die Passivkonten zeichnen also die Herkunft des Eigen- und des Fremdkapitals auf. Die Zugänge werden im Haben, die Abgänge im Soll gebucht.

Erfolgskonten nehmen erfolgswirksame Vorgänge auf. Erfolg ist in der Buchführung ein neutraler Begriff und bezeichnet sowohl Gewinn als auch Verlust:

• Aufwandskonten werden verwendet, um die Minderung des Eigenkapitals festzuhalten. Aufwand bedeutet «Werteverzehr», also z. B. den Verbrauch von Material, Personalkosten, Zinsen oder Abschreibungen. Die Zahlung einer Lieferantenrechnung ist dagegen kein Aufwand, sondern der Abgang einer Verbindlichkeit. Aufwand wird immer im Soll gebucht.
• Ertragskonten werden mit «Wertzuflüssen» gebucht, die das Eigenkapital erhöhen. Die wichtigste Ertragsart in einem Unternehmen sind die Umsatzerlöse. Die Zahlung eines Kunden ist dagegen kein Ertrag, sondern der Abgang einer Forderung. Erträge werden immer im Haben gebucht.

Diese Systematik ist dazu angelegt, von einer Momentaufnahme der Bestandskonten ausgehend eine Darstellung der Geschäftsvorfälle im Zeitablauf der Abrechnungsperiode zu entwickeln. Das ergibt sich daraus, dass jeder Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten verändert – aber eben meist auch nicht mehr als zwei oder drei, während die anderen Konten unverändert bleiben. Der Geschäftsvorfall wird als «Buchungssatz» erfasst, also der Verbrauch von Material als Buchung auf einem Aufwandskonto (im Soll) und einem Materialbestandskonto (im Haben, als Materialabgang).