Belege: Keine Buchung ohne Beleg
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Anforderungen der Belege
Belege bezeichnen elektronische oder Papier-Dokumente, mit denen finanziell relevante Vorgänge im Unternehmen nachgewiesen (belegt) werden und müssen unter anderem folgenden Angaben enthalten:
- Ausstellungsdatum
- Belegart / Belegtext (Geschäftsvorfall)
- Betrag und Währung
- Kontierungs- u. Verbuchungsvermerk
- Belegnummer
- Visum
- Belegaussteller.
Die Belege können nach weiteren Kriterien unterteilt werden:
Nach Entstehungsart:
- Originalbeleg (Urbeleg)
wie Rechnung, Bankbelastung, Bankgutschriften
- Künstliche Belege (Zusatzbelege) gibt es für Vorgänge
wie Abschreibungen, zeitl. Abgrenzungen, Storni etc.
Nach Objekten:
- Bankbelege
- Kassen-Belege
- Lohnbelege
- Lieferanten-Rechnungen
- Debitoren-Rechnungen
- Quittungen
- Gutschriften
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Nach der Herkunft:
- Internen Geschäftsbelegen (im Unternehmen erstellte Belege)
- Externe Geschäftsbelege (von Dritten erstellte Belege)
- Eigenbelege (Ersatz für Originalbelege).
Zudem kann zwischen
- Einzelbelegen (nur ein Geschäftsvorfall)
- Sammelbelegen (decken mehrere Geschäftsvorfälle ab)
unterschieden werden.
Die Belegverbuchung kann entsprechend dem “EVA-Prinzip” in drei Phasen unterteilt werden, nämlich in
- ... Erfassung der Belege (E),
- ... Verarbeitung der Belege (V),
- ... und Ausgabe der verarbeiteten Daten (A).
Weitere Anforderungen an die Belegerfassung, Verarbeitung und –Aufbewahrung gibt die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV).
Für die Erfassung der Buchungsbelege sind gemäss Art. 2 Abs. 1 GeBüV die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung). Im Fall einer elektronischen oder in einer vergleichbaren Weise erfolgten Erfassung und Aufbewahrung der Buchungsbelege sind überdies die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten (Art. 2 Abs. 2 GeBüV). Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Darüber hinaus sind die Belege so aufzubewahren, wie notwendig ist, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.
Im Hinblick auf die Aufbewahrung ist zudem sicherzustellen, dass Buchungsbelege sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufbewahrt werden (Art. 5 GeBüV). Andererseits muss es möglich sein, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können (Art. 6 Abs. 1 VeGüV).
