Archivierung: Zentrale Punkte zur digitalen Ablage
André Egli
André Egli, dipl. Treuhandexperte, ist Leiter Treuhand und Vorsorge bei der Balmer-Etienne AG in Luzern.
Daniel Schnider
Daniel Schnider, Berater, Prokurist, diplomierter Experte in Rechnungslegung und Controlling, ist Mitglied im Team Treuhand Digital bei der Balmer-Etienne AG.
Die elektronische Archivierung
Viele Unternehmungen streben die papierlose Firmenumgebung mit einem effizienten und schnellen digitalen Beleg- und Informationsfluss an. Die Praxis sieht aber oftmals komplett anders aus. Firmen verfügen über kein konkretes Daten- und Speicherungskonzept, was dazu führt, dass Daten unterschiedlich oder doppelt gespeichert werden, Daten und Belege nicht oder nicht schnell genug auffindbar sind oder aufwendige individuelle, sprich mitarbeiterbezogene Speicherstrukturen (Explorer) angelegt werden. Dies hat für die Unternehmungen wesentliche Ineffi zienzen und Mehrkosten zur Folge – begleitet auch von Risiken, dass mit unterschiedlichen Daten und Datengrundlagen gearbeitet wird.
Zudem ist festzustellen, dass viele Unternehmungen, welche bereits über eine elektronische Archivierung verfügen, die Papierbelege aus Sicherheitsgründen nicht entsorgen. Dies ist häufig eine Folge davon, dass die Unternehmungen unsicher sind, welche gesetzlichen Anforderungen im Konkreten hinter der elektronischen Archivierung stecken.
Rechtliche Voraussetzungen
Der Gesetzgeber hat die Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen in mehreren Gesetzen geregelt. Die obligationenrechtlichen Vorschriften (Art. 957a OR) fordern eine Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung. Dies beinhaltet die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge sowie insbesondere die Nachprüfbarkeit.
Weitere Bestimmungen finden sich in der Geschäftsbücherverordnung (Ge-BüV). Diese verlangt, dass die Belege so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Sämtliche Änderungen müssen protokolliert sein, unabhängig davon, ob die Belege in elektronischer oder in Papierform aufbewahrt werden. Die Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) jedes Belegs ist sicherzustellen. Zudem ist wichtig, dass archivierte Informationen von aktuellen Informationen getrennt sind resp. so gekennzeichnet sind, dass eine Unterscheidung möglich ist.
Die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) stellte in der Vergangenheit ungleich höhere Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung als an die Aufbewahrung auf Papier. Per 1. Januar 2018 wurde diese unverständliche Ungleichheit beseitigt und die MWSTV angepasst, welche nun mit den Anforderungen gemäss OR und der GeBüV korrespondiert. Selbstverständlich müssen die archivierten Dokumente während der gesamten gesetzlichen Archivierungsfristen wieder lesbar gemacht werden. Sehen Sie das anhand dieser Abbildung.
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Datenschutzregelungen
Neben den nationalen Datenschutzregelungen kommen auch internationale Vorschriften (z.B. die im Mai 2018 in der EU in Kraft getretene Verordnung zum Datenschutz DSGVO) zur Anwendung. Diese können extraterritoriale Wirkung entfalten und somit auch für Schweizer Unternehmen gelten, welche Daten von Personen mit Wohnsitz oder Aufenthalt im EU-Raum verarbeiten oder aufbewahren. Die DSGVO verlangt beispielsweise explizit die Möglichkeit einer Löschung von Daten, wenn z.B. eine betroffene Person dies ausdrücklich wünscht oder der Zweck nicht mehr gegeben ist, für den die Daten erhoben wurden. Damit kann die Archivierung von Daten für jene Unternehmungen zu einem Stolperstein werden, welche für die Aufbewahrung von Daten unveränderbare Datenträger benützen (z.B. WORM-Speicher).
Sollten Daten auf einem solchen Speicher vorhanden sein, für die nach Datenschutzrecht die Möglichkeit einer Löschung bestehen muss, ist die Löschung entweder nur unter technisch hohen Anforderungen möglich, oder der ganze Datenträger muss mit allen anderen Daten vernichtet werden. Die Datenschutzbestimmungen sind grundsätzlich nur für personenbezogene Daten einschlägig.
Da davon auszugehen ist, dass sich die schweizerische Datenschutzgesetzgebung in Zukunft eng an die EU-Richtlinien anlehnen wird, tun auch Schweizer Unternehmungen gut daran, bei der digitalen Ablage und Archivierung von Daten frühzeitig Vorkehrungen zu treffen, dass die Anforderungen der Datenschutzgesetzgebung eingehalten werden können.
Praktische Umsetzung
Unternehmungen, welche die physische Aufbewahrung von Belegen durch eine vollständige digitale Ablage ersetzen wollen, müssen somit eine Vielzahl von gesetzlichen Anforderungen beachten. Das in der Praxis oft anzutreffende Einscannen von Belegen und Ablegen als normales PDF-File im Explorer erfüllt in den seltensten Fällen die gesetzlichen Anforderungen.
Ausgangspunkt für das Gelingen der Umstellung bildet ein Konzept, welches auf den Lebenszyklus von Daten und Dokumenten ausgerichtet ist. In diesem Konzept werden die Ziele, Anforderungen und Hilfsmittel definiert. Die Umstellung auf eine digitale Archivierung bietet die Chance, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. «Mit dem Essen kommt der Appetit», und umgehend werden auch vorgelagerte Prozesse (z.B. Debitoren-, Kreditorenprozess) in die Analyse miteinbezogen.
Das Konzept bildet den Grundstein, um die passenden Hilfsmittel zu evaluieren. Neben der Frage, ob und wie die bestehende IT-Infrastruktur als Basis verwendet werden kann, sind auch weitere Hilfsmittel wie Scanning-Lösungen, ein Archivierungssystem oder ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzuplanen. Ein DMS ermöglicht das Speichern, Anzeigen und Modifizieren von Dokumenten, die noch in Bearbeitung sind. Dahinter steht eine Versionierung von Dokumenten, die jede Änderung automatisch und transparent nachweist. Vielfach bietet ein DMS auch Workflows an, d.h. für die Bearbeitung von Dokumenten können jegliche Prozesse mit Arbeits- oder Visumsschritten hinterlegt werden. Sobald das Dokument final ist, ist es in der Version unveränderbar und geht in den Archivstatus über.
Ausgehend von den Konzeptzielen und der firmenspezifischen Aufbau- und Ablauforganisation sind dabei die Anforderungen an ein Archivierungssystem oder DMS zu defi nieren (Datenfluss, Ablagesystematik, Visumregelungen, Logfiles, Schnittstellen usw.). Jeder Bearbeitungsschritt muss in einem sogenannten Logfile protokolliert werden mit Angabe vom Zeitpunkt des Vorgangs und Nutzeridentifikation. Eine Umstellung auf elektronische Archivierung und elektronische Datenflüsse wird nur erfolgreich sein, wenn sich die ganze Organisation in ihren Prozessen und in ihrem Denken darauf ausrichtet.
Nach erfolgter Umsetzung sind die Abläufe verfahrenstechnisch in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten. Die Verfahrensdokumentation soll einem Aussenstehenden (z.B. einem Revisor) aufzeigen,
a) wie sämtliche Buchhaltungsbelege vom Eingang über die Verarbeitung bis zur Verbuchung und Ablage durch die betrieblichen Prozesse fliessen und welche technischen Hilfsmittel zum Einsatz kommen;
b) wie die Integrität der Daten gewährleistet wird und wie die archivierten Belege während der notwendigen Aufbewahrungsfrist vollständig und inhaltsgetreu reproduziert werden können.
Weiter enthält diese Verfahrensdokumentation auch Arbeitsanweisungen für die einzelnen Prozessabläufe. Grosse Beachtung müssen Arbeitsanweisungen für jene Mitarbeitenden erhalten, welche über Administratorenrechte verfügen. Dies ist notwendig, da Administratoren über Möglichkeiten verfügen, Dokumente bewusst oder unbewusst zu löschen und Einstellungen zu ändern, welche einem DMS die Revisionstauglichkeit absprechen würde. Um dies langfristig sicherzustellen, empfiehlt sich eine gezielte Überwachung im Rahmen des internen Kontrollsystems.
Die Datensicherung und -sicherheit nimmt zunehmend eine immer wichtiger werdende Rolle ein. Das erwähnte Konzept soll aufzeigen, wie die Daten
a) virtuell und physisch vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl geschützt werden;
b) regelmässig mit einem Back-up gesichert werden (georedundant auf zwei verschiedene und ortsunabhängige Server);
c) auf dem verwendeten Datenträger innerhalb der benötigten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
IT-Outsourcing
Zunehmend mehr Unternehmen lagern ihre IT-Infrastruktur an spezialisierte Unternehmen aus. Hier gilt zu beachten, dass der Servicenehmer (nicht der externe Dienstleister) auch bei einem Outsourcing letztlich in der Verantwortung für die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Daten verbleibt. Betreffend Belegablage ist es somit von zentraler Bedeutung, dass auch der Outsourcing-Anbieter die gesetzlichen Vorgaben einhalten kann. Es ist sinnvoll, mit dem externen Dienstleister eine Vereinbarung zu treffen, welche die Arbeiten und Verantwortlichkeiten im Bereich der Buchführungspflichten regelt. Dies gilt selbstverständlich auch, wenn Daten in einer Cloud gehalten werden. Weiter ist zu prüfen, ob Arbeitsanweisungen im Umgang mit den Systemen auf den IT-Dienstleister auszuweiten sind. Fällt ein Schweizer Unternehmen unter den Anwendungsbereich der DSGVO, ist bei der Auslagerung personenbezogener Daten eine entsprechende Vereinbarung mit dem externen Dienstleister ausdrücklich erforderlich (sogenannte Auftragsdatenverarbeitungs-Vereinbarung).
Schlussfolgerung
Will sich ein Unternehmen digital transformieren und den Belegfluss digitalisieren, so wird eine elektronische Archivierung unumgänglich. Die Anforderungen an eine gesetzeskonforme digitale Archivierung in Kombination mit der Einhaltung allfällig relevanter Datenschutzverordnungen sind anspruchsvoll und können nur mit einem ganzheitlichen Konzept erreicht werden. Eine sorgfältige Planung, Grundlagenarbeit und Prozessbeschreibungen (Verfahrensdokumentation) sind unumgänglich. Die Einführung einer digitalen Archivierung kann zeitaufwendig sein, und dazu sind Mitarbeiterressourcen notwendig. Damit die digitale Archivierung in allen Belangen gelebt wird, braucht es eine Belegschaft, welche dies stützt. Vertrauen der Mitarbeitenden ist wichtig und ein griffiges Change-Management allenfalls notwendig. Mit einer digitalen Archivierung lassen sich wesentliche Effizienzsteigerungen erzielen und Kosteneinsparungen realisieren.
