Anlagenbuchhaltung: Neueinrichtung einer Anlagenbuchhaltung

Steuer- und Finanzratgeber für Unternehmen

Steuertipps. Vorsorge- und Finanzplanung. Kostenoptimierungen.

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Phase 2: Konzeptionelle Klärungen

In der zweiten Phase erfolgt die Festlegung einer geeigneten Anlagestruktur. Dabei ist zu bestimmen, welche Anlagegüter wie, wo, von wem, womit und worin erfasst werden sollen. Zudem ist zu definieren, wie diese kategorisiert und gruppiert werden, beispielsweise Maschinen, Büroausstattung, Fahrzeuge. Eine logische und branchenspezifische Gliederung, beispielsweise nach Produktionsanlagen, IT-Ausrüstung und Ähnlichem, ist zu empfehlen.

Des Weiteren ist die Festlegung der Abschreibungsmethoden erforderlich, wobei der Fokus auf betriebswirtschaftlich sinnvollen bzw. steuerlich akzeptierten Methoden liegt. Im Rahmen der Verfahrenswahl ist zudem die Entscheidung für eine der folgenden Methoden der Abschreibung zu treffen: lineare Abschreibung, degressive Abschreibung oder leistungsbezogene Abschreibung. In Bezug auf die Verfahren sind folgende Merkmale zu nennen:

Die lineare Abschreibung ist dadurch gekennzeichnet, dass der Anlagenwert jedes Jahr um einen festen Betrag reduziert wird. In Abgrenzung dazu wird bei der degressiven Abschreibung in den ersten Jahren ein höherer Abschreibungssatz angewendet, der im Laufe der Zeit abnimmt. Die leistungsbezogene Abschreibung basiert demgegenüber auf der tatsächlichen Nutzung oder Leistung des Anlageguts. In der Praxis gilt für die Wahl der Abschreibungsmethode, dass sie sowohl den gesetzlichen Anforderungen entsprechen als auch eine realistische Abbildung der Wertentwicklung der Anlagen ermöglichen sollte.

Schließlich sind auch die Abschreibungszeiträume bzw. Nutzungsdauern und die Abschreibungssätze festzulegen. Die Abschreibungssätze für die Anlagenbuchhaltung nach dem Schweizer Obligationenrecht werden durch das Merkblatt A der Eidgenössischen Steuerverwaltung angegeben, wobei diese entlang der verschiedenen Anlagenklassen unterschieden werden. Allerdings stellt dieses Merkblatt der ESTV nur eine Orientierung mithilfe von Pauschalen für die Buchwertabschreibung (degressive Abschreibungsmethode) oder die Abschreibung vom Anschaffungswert (lineare Abschreibungsmethode) dar. Abweichungen von den pauschalen Abschreibungssätzen sind bei wirtschaftlicher Notwendigkeit grundsätzlich möglich, erfordern jedoch eine entsprechende Begründung.

Weitere Entscheidungen, die in dieser Phase zu treffen sind, beziehen sich auf:

• Bewertungsrichtlinien: Festlegen der Bewertung der Anlagegüter (Anschaffungskosten, Herstellkosten) und der Aktivierungsgrenze (z.B. Ab welchem CHF-Wert werden Güter aktiviert bzw. bis zu welchem Wert werden sie direkt als Aufwand in Buchhaltung erfasst?). Hierfür sollte eine klare Grenze festgelegt sein (z.B. Aktivierungsgrenze von CHF 1000.–), und es sollten auch steuerliche Aspekte einbezogen werden.
• Inventarisierung: Ratsam ist die Überprüfung bzw. Einrichtung des Prozesses zur ordnungsgemässen Erfassung neuer Anlagegüter sowie zur regelmässigen Überprüfung des Bestands (physische Inventur). Zugänge sollten wenn immer möglich eine Inventarnummer erhalten, und auch für Anlagenabgänge sollte es einen ordnungsgemässen Prozess geben, der die Einholung eines Nachweises für Anlagenabgänge (z.B. Verkaufsbeleg, Verschrottungsnachweis u.a.) regelt und einfordert.
• Reporting und Dokumentation: Alle Berichtsanforderungen und erforderlichen Dokumentationen (z.B. Anlagenverzeichnis, Abschreibungsverlauf) sollten klar bezeichnet werden. Ebenso ist für das Reporting mindestens festzulegen, wo (in welchem Bericht) welche Information über das Anlagevermögen und seine Entwicklung, wie und mit welcher Frequenz an wen berichtet wird. In diesem Zusammenhang wird empfohlen, Berichte zur Anlagenverwaltung in das bestehende Controlling- und Reporting-System zu integrieren.