Umsatzabstimmung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Steuerpflichtige
Daniela Schläpfer
Daniela Schläpfer hat einen Abschluss als Fachfrau im Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis sowie einen MAS FH in MWST/VAT LL.M. Sie ist Mandatsleiterin bei der altrimo ag in Appenzell, wo sie Unternehmen und Privatpersonen im Zusammenhang mit der Buchführung, den direkten Steuern und inbesondere der Mehrwertsteuer berät.
Im Zusammenhang mit der Umsatzabstimmung zu erwähnen ist, dass steuerpflichtige Personen, die nach der Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode abrechnen, grundsätzlich ebenfalls verpflichtet sind, eine Umsatzabstimmung zu erstellen.
Wieso eine Umsatzabstimmung erstellen, wenn sie direkt aus der Finanzbuchhaltungs-Software generiert werden kann?
Häufig bietet die eingesetzte Finanzbuchhaltungs- Software eine Abstimmung auf Knopfdruck an. Warum also so viel Zeit investieren, wenn die Abstimmung direkt aus der Software selbst generiert werden kann?
Grundsätzlich gleichen diese Umsatzabstimmungen und Verprobungen aus der Software zuverlässig die bereits abgerechneten Buchungen mit den nachträglich erfassten, stornierten oder abgeänderten Buchungen ab. Die buchhalterischen Vorgänge ohne Steuercodes werden dabei jedoch nicht berücksichtigt. Folglich sind Buchungen, bei denen kein MWST-Code gesetzt ist, nicht in einer solchen Abstimmung erfasst. Diese automatisch generierten Abstimmungen sind folglich nur so gut wie die zugrunde liegende Buchhaltung. Um die Vollständigkeit der Abstimmung sicherzustellen, ist es daher für all jene, welche für die Mehrwertsteuer in einem Unternehmen verantwortlich sind, unumgänglich, die Umsatzabstimmung manuell vorzunehmen. Doch wie ist die Herangehensweise abgesehen von den inhaltlichen Vorgaben? Welche Schritte sind vorzunehmen, und wie kann die selbst erstellte Abstimmung kontrolliert werden?
Ausführungen zum Inhalt einer Umsatzabstimmung sind im Absatz 2 des Artikels 128 Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) festgehalten und helfen bei der Erstellung einer individuellen Vorlage für ein Unternehmen.
Schritt 1: Abgleich der Buchhaltung mit den abgerechneten Umsätzen
Die Umsätze aus der Buchhaltung mit den Umsätzen in der Abrechnung abzugleichen, kann selbst bei fundierten MWST-Kenntnissen eine sehr anspruchsvolle und zeitintensive Aufgabe sein. Es ist daher vorteilhaft, wenn Erträge unterschiedlicher Art in der Buchhaltung bereits auf verschiedene Konten aufgeteilt sind. Im Idealfall sind die Umsätze nach Inlandsleistungen, Leistungen im Ausland, Exportlieferungen, Entgeltsminderungen sowie den unterschiedlichen Steuersätzen aufgeteilt. Eine sinnvolle Aufstellung für den Abgleich der verbuchten und der abgerechneten Umsätze ist daher die Auflistung der einzelnen Ertragskonten analog zur Buchhaltung (Saldobilanz). Mögliche Differenzen sind in den betroffenen Konten somit schneller auffindbar.
Zeitliche Abgrenzungen, Rückstellungen, interne Umbuchungen sowie weitere nicht umsatzrelevante Buchungen sind bei der Abstimmung nicht zu berücksichtigen. Dabei spielt die Abrechnungsart der Mehrwertsteuer jedoch eine wesentliche Rolle. Während bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten die Debitoren- und Kreditorenbuchungen bereits umsatz- bzw. vorsteuerrelevant sind, sind die Forderungen und Verbindlichkeiten bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten in der Umsatz- und Vorsteuerabstimmung nicht zu berücksichtigen bzw. zu «neutralisieren».
Differenzen zwischen den in der Finanzbuchhaltung erfassten Umsätzen und in der Steuerperiode deklarierten Umsätzen müssen lückenlos nachvollzogen und dokumentiert sein. Nur so kann die Vollständigkeit der abgerechneten Umsätze gewährleistet werden. Ausserdem unterstützt eine kohärente Prüfspur den späteren Nachvollzug im Rahmen einer MWST-Kontrolle.
Schritt 2: Kontrolle, ob MWST-relevante Buchungen abgerechnet wurden
Bei buchhalterischen Vorgängen, die nicht alltäglich sind oder manuell verbucht werden, kann es vorkommen, dass die Erfassung ohne oder mit dem falschen Steuercode vorgenommen wird. Solche Vorgänge können beispielsweise der Eintausch eines Firmenfahrzeugs als Anzahlung für ein Ersatzfahrzeug, geldwerte Leistungen an Mitarbeiter oder nahestehende Personen in Form eines Handy-Abonnements oder des Anteils der privat genutzten Wohnung etc. sein. Obwohl der Ertrag aus der Nutzung der Wohnung zu Wohnzwecken keine Umsatzsteuer auslöst, ist die Miete trotzdem in der Jahresabstimmung als von der Steuer ausgenommene Leistung zu deklarieren. Zudem können solche Leistungen eine Vorsteuerkorrektur auslösen. Es ist daher sinnvoll, die Buchhaltung auf derartige Leistungen hin zu überprüfen und die Beträge gegebenenfalls in der Umsatzabstimmung nachträglich zu deklarieren.
Bei steuerpflichtigen Personen, welche nicht voll vorsteuerabzugsberechtigt sind, sowie bei Personen, die nach der Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode abrechnen, ist es ebenfalls wichtig, die bezugsteuerpflichtigen Leistungsbezüge zu überprüfen und eine allfällige Differenz bei der Bezugsteuer nachzudeklarieren. Bei steuerpflichtigen Personen mit vollem Vorsteuerabzugsrecht ist die Vollständigkeit der deklarierten Bezugsteuer ebenfalls zu prüfen, eine nachträgliche Deklaration hat jedoch keinen Einfluss auf eine allfällige Nachzahlung und Rückforderung der Steuer.
Schritt 3: Abstimmung der verbuchten und abgerechneten Umsatzsteuer
Sind sämtliche Erträge in der Umsatzabstimmung aufgeführt, kann die geschuldete Umsatzsteuer der Steuerperiode kalkuliert werden. Die berechnete Umsatzsteuer aus der Abstimmung muss mit der verbuchten Umsatzsteuer in der Buchhaltung übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, muss die Differenz zwischen der verbuchten und berechneten Umsatzsteuer eruiert werden. Häufige Gründe sind verbuchte Erträge ohne Steuercode oder mit einem Vorsteuer- anstatt einem Umsatzsteuercode. Eine korrekt eingerichtete Finanzbuchhaltung erleichtert die Suche und Nachvollziehbarkeit von Differenzen. Schliesslich muss die aus der Umsatzabstimmung errechnete Umsatzsteuerdifferenz mit der nicht abgerechneten Umsatzsteuer in der Buchhaltung übereinstimmen.
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Schritt 4: Abstimmung der Vorsteuer
Differenzen zwischen der Buchhaltung und den MWST-Abrechnungen entstehen nicht nur bei den Umsätzen, sondern auch bei den Vorsteuern. Daher ist die Abstimmung der verbuchten Vorsteuern mit den abgerechneten Beträgen empfehlenswert bzw. nach Art. 128 Abs. 3 MWSTV sogar notwendig. Der Abgleich der Vorsteuerkonten verursacht in der Regel einen wesentlich geringeren Aufwand als die Umsatzabstimmung.
Grundsätzlich können durch das buchhalterische Erfassen, Korrigieren oder Löschen von Aufwendungen in einer bereits abgerechneten Periode Differenzen zwischen den verbuchten und abgerechneten Vorsteuern entstehen, wenn die Abrechnung nicht korrigiert oder die Änderungen nicht im darauffolgenden Quartal berücksichtigt werden.
Werden Vorsteuern direkt auf das jeweilige Vorsteuerkonto ohne Steuercode gebucht, werden diese Beträge nicht automatisch in der MWST-Abrechnung berücksichtigt. Um solche Differenzen bereinigen zu können, wird die verbuchte Vorsteuer in einer Steuerperiode den abgerechneten Beträgen gegenübergestellt. Die Differenz ist in der Jahresabstimmung zu deklarieren.
Schritt 5: Finale Berechnung der Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen
Vorsteuerkorrekturen in Bezug auf von der Steuer ausgenommene Umsätze sowie Vorsteuerkürzungen beispielsweise im Zusammenhang mit dem Erhalt von Subventionen sind ebenfalls in der Jahresabstimmung final auf die Richtigkeit hin zu überprüfen und allenfalls zu korrigieren.
Dies trifft besonders auf umsatzabhängige Vorsteuerkorrekturen zu. Eine Prüfung der abgerechneten und verbuchten Korrekturen und Kürzungen ist im Hinblick auf die Selbstkontrolle unumgänglich. Im Zusammenhang mit der Vorsteuerkürzung ist zu erwähnen, dass auch die in den Ziffern 900 und 910 zu deklarierenden Beträge abgestimmt werden sollten.
Schritt 6: Abstimmung des MWST-Zahlungskontos
Wurden die vorgängig beschriebenen Abstimmungsschritte vorgenommen, sollte die Verbindlichkeit oder Forderung gegenüber der Eidg. Steuerverwaltung mit dem ausgewiesenen Betrag auf dem MWST-Zahlungskonto übereinstimmen. Weisen die beiden Beträge Differenzen auf, sind eine Prüfung der Buchungen auf dem Verbindlichkeitenkonto sowie allenfalls eine erneute Überprüfung der Umsatz- und Vorsteuerabstimmung unumgänglich. Allenfalls gründen solche Differenzen auch auf Unstimmigkeiten aus vergangenen Steuerperioden. Sind die Beträge identisch, kann davon ausgegangen werden, dass sämtliche Umsätze mit der Umsatzsteuer abgerechnet und die verbuchte Vorsteuer geltend gemacht wurden. Vorbehalten bleibt stets die steuerlich korrekte Qualifikation der Leistungen.
Schlussfolgerungen/Fazit
Eine korrekt eingerichtete Finanzbuchhaltung sowie die sorgfältige Zuteilung der MWST-Codes vereinfacht die Abstimmung der Umsatz- und Vorsteuern. Die finale Überprüfung der Buchhaltung im Zusammenhang mit ausserordentlichen buchhalterischen Vorgängen, geldwerten Leistungen, Vorsteuerkorrekturen etc. gehört ebenso zur jährlichen Abstimmung wie der Abgleich der verbuchten Umsatz- und Vorsteuern sowie dem MWST-Verbindlichkeitenkonto. Die Abstimmung ist jährlich den unternehmensspezifischen Gegebenheiten anzupassen, wobei auf einer guten Basisabstimmung problemlos weitere buchhalterische Vorgänge hinzugefügt werden können.
