Umsatzabstimmung MWST: Dokumentationspflichten bei der MWST
Die MWST ist eine Selbstveranlagungssteuer. Die steuerpflichtige Person ist zur korrekten Abrechnung der MWST gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) verpflichtet. Damit die steuerpflichtige Person die MWST richtig abrechnen und im Zweifel der ESTV die Richtigkeit der Abrechnung glaubhaft machen kann, muss sie diversen Dokumentationspflichten nachkommen. Eine mangelhafte Dokumentation kann sich nachteilig auf die steuerpflichtige Person auswirken. Eine präzise Umsatzabstimmung MWST hilft, Differenzen frühzeitig zu erkennen und verhindert, dass falsche Deklarationen später zu Steuernachzahlungen führen.
Buchführung
Steuerpflichtige Unternehmen müssen im Rahmen einer Selbstveranlagung die MWST abrechnen. Die Grundlage für die Abrechnung der MWST ist die Buchführung gemäss Obligationenrecht (OR). Für steuerpflichtige Personen, die nicht nach OR zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet sind, gelten spezielle Aufzeichnungspflichten.
Die MWST erfordert eine gewisse Anpassung der Buchführung an die Besonderheiten dieser Steuer. In den meisten Fällen dürfte die Schaffung zusätzlicher Konten oder Codes für die MWST sowie eine Anpassung bestehender Journale oder Hilfsbücher genügen.
Die Buchführung muss so erfolgen, dass die Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung nachvollzogen werden können. Diese Prüfspur ist eine wichtige Komponente, welche die formelle Dokumentation der Buchführung sicherstellt. Die Prüfspur muss jederzeit ohne Zeitverlust gewährleistet sein.
Gegebenenfalls muss die steuerpflichtige Person Vorsteuern korrigieren oder kürzen. Allenfalls kann sie auch mittels Einlageentsteuerung Vorsteuern nachträglich abziehen. Die entsprechenden Berechnungen müssen nachvollziehbar zu einem sachgerechten Ergebnis führen und gelten als Buchungsbelege.
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