Elektronische Mehrwertsteuerabrechnung: Der neue Standard
Michel Hürlimann
Michel Hürlimann, Bachelor of Science in Business Administration, Senior Consultant im Indirect Tax Team bei EY in Zug. Michel Hürlimann berät nationale als auch internationale Kunden aus unterschiedlichen Industriesektoren im Bereich der indirekten Steuern. Zu seinen Schwerpunkten gehören die Besteuerung der digitalen Wirtschaft und die EU-Mehrwertsteuer.
Passende Arbeitshilfen
ESTV Portale – elektronische Mehrwertsteuerabrechnung
Die Online-Abrechnung steht im bereits bestehenden «ESTV-SuisseTax» (mit Account) und seit 1. Januar 2021 im «MWST-Abrechnung easy» (ohne Account) allen Steuerpflichtigen zur Verfügung.
Funktionen der beiden Portale zur elektronischen Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnung
Das «ESTV Suisse Tax» bietet als Vollversion alle derzeit verfügbaren und nachstehend genannte Funktionen:
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Online Ausfüllen und Einreichen der Mehrwertsteuerabrechnungen und der Korrekturabrechnungen
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Automatische Berechnung der Steuer
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Gesicherter Zugriff während 24h am Tag
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Elektronische Einreichung der Berichtigungsabrechnung im Hinblick auf die Jahresabstimmung
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Elektronische Beantragung von Fristverlängerungen durch Steuerpflichtigen oder dessen Treuhänder
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Massenfristverlängerungen durch Treuhänder für deren Kunden
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Übersicht der pendenten sowie abgeschlossenen online eingereichten Mehrwertsteuerabrechnungen
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Erinnerungsfunktion zur Einreichen der nächsten Abrechnung
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Upload-Funktion direkt aus der Buchhaltungssoftware
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Bestellung von Unternehmer- und Eintragungsbescheinigungen
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Elektronische Benutzerverwaltung (Einfügen und Mutieren von Benutzerrechten und Auszahlungsadressen)
Das «MWST-Abrechnung Easy» unterstützt die folgenden Funktionalitäten:
Diese Online Dienstleistung ersetzt das klassische Papierformular in einer einfachen Form, ohne Account und einfachen Log-in mittels Zugangscode, jedoch mit folgenden eingeschränkten Funktionalitäten im Vergleich zur Vollversion (ESTV-SuisseTax):
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Online Ausfüllen und Einreichen der Mehrwertsteuerabrechnungen
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Automatische Berechnung der Steuer
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Gesicherter Zugriff während 24h am Tag
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Erinnerungsfunktion zur Einreichung der nächsten Mehrwertsteuerabrechnung
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Treuhandfirmen können die Abrechnungsfreigabe ausdrucken, durch den Kunden auf Papier unterschreiben lassen und per Post bei der ESTV einreichen
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Erfassen der Auszahlungsadresse
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Verschiedene Berechtigungsarten
Berechtigungsarten «ESTV-SuisseTax»
Das «ESTV-SuisseTax» verfügt über ein Rollenkonzept, womit sichergestellt wird, dass nur die jeweils berechtigten Personen die Abrechnungen einreichen bzw. Mutationen in den Stammdaten vornehmen können. Das Portal unterstützt folgende Berechtigungsarten
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Ausfüller: Kann die Mehrwertsteuerabrechnung ausfüllen, jedoch nicht selbst elektronisch versenden. Diese Rolle wird durch den Superuser bestimmt.
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Einreicher: Kann die Mehrwertsteuerabrechnung ausfüllen und elektronisch einreichen. Auch diese Rolle wird durch den Superuser bestimmt.
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Superuser: Besitzt die gleichen Rechte wie der Einreicher und führt zusätzlich die Benutzerverwaltung.
Pro Unternehmung muss mindestens ein Superuser angelegt werden. Zusätzliche Superuser, Einreicher oder Ausfüller werden dann elektronisch vom Superuser bestimmt.
Es gilt sicherzustellen, dass der Superuser seine ihm anvertrauten Aufgaben (Verwaltung der Berechtigten und Einreichen der Mehrwertsteuerabrechnungen durch ihn selbst oder durch den Einreicher) effektiv wahrnimmt.
Berechtigungen «MWST-Abrechnung easy»
Im Gegensatz zum «ESTV-SuisseTax Portal» wird durch ein vereinfachtes Login der teilweise aufwändige Registrierungsprozess erleichtert. Das «MWST-Abrechnung Easy» sieht des Weiteren keine Berechtigungsarten vor.
Anmeldung/Vollmacht
Beim «ESTV-SuisseTax Portal» muss in einem ersten Schritt ein Benutzerkonto für den Superuser eröffnet werden. Hierfür ist eine gültige E-Mail-Adresse sowie eine Mobiltelefonnummer erforderlich, da die entsprechenden Passwörter via E-Mail und SMS versendet werden. Aus Datenschutzgründen wird eine Vollmacht generiert, die auf dem Postweg an die Sitzadresse der betroffenen Firma gemäss UID-Register (im Falle von ausländischen Unternehmern an den inländischen Steuervertreter) gesendet wird. Sobald der ESTV die unterschriebene Vollmacht vorliegt, wird der Antrag geprüft und das Konto freigeschaltet, wobei die Freischaltung per E-Mail bekanntgegeben wird.
Um die Abrechnung mit «MWST-Abrechnung Easy» einreichen zu können, muss sich die steuerpflichtige Person auf dem Login-Portal der ESTV mit dem ihr zugestellten Abrechnungscode einloggen. Der Abrechnungscode kann ebenfalls auf der Internetseite der ESTV online nachbestellt werden. Um dem Treuhänder die Erstellung der Mehrwertsteuerabrechnung zu ermöglichen, muss der Steuerpflichtige seinen Abrechnungscode weiterleiten.
Die Errichtung eines eigenen Accounts ist hierbei nicht notwendig.
Elektronische Mehrwertsteuerabrechnung - Ein Fazit
Durch die Einführung «MWST-Abrechnung Easy» wurde der Prozess zur Einreichung der Mehrwertsteuerabrechnung weiter vereinfacht. Nichtsdestotrotz, muss im Unternehmen weiterhin sichergestellt sein, dass nur formell und inhaltlich korrekte Mehrwertsteuerabrechnungen eingereicht werden.
Nach wie vor sind unter dem Einreichungssystem «ESTV-SuisseTax Portal» Prozesse zu definieren, um die Einreichung einer korrekten MWST-Abrechnung sicherzustellen, da Superuser sowie Einreicher jederzeit eigenständig Mehrwertsteuerabrechnungen einreichen könnten. Die Verteilung der Rollen innerhalb der Unternehmung muss sensibel vorgenommen und der Handlungsspielraum der bestimmten Personen entsprechend ausgestaltet werden. Prozessabläufe für die jeweiligen Aufgaben sollten definiert werden, um sicherzustellen, dass im Hinblick auf die Möglichkeiten, die der Superuser besitzt, keine eigenmächtigen Entscheidungen getroffen werden.
Für Treuhandfirmen, die ausländische Kunden betreuen, scheinen bei dem «MWST-Abrechnung Easy» Portal die Nachteile zu überwiegen. Insbesondere müssen Freigabequittungen weiterhin in Papierform vom im Ausland ansässigen Kunden zu unterzeichnet und im Original retourniert werden. Demgegenüber bietet das herkömmliche «ESTV-SuisseTax Portal» eine Vereinfachung mit der rein «digitalen» Abwicklung.
