Zahlungserinnerung: Tipps für Gläubiger
Freundlich erinnern statt direkt mahnen
Eine unbezahlte Rechnung kann viele Gründe haben: Vielleicht ist sie im Spam-Ordner gelandet, vielleicht ging sie im Geschäftsalltag einfach unter. Gerade in der Schweiz, wo Geschäftsbeziehungen oft auf gegenseitigem Vertrauen basieren, ist der erste Schritt bei Zahlungsverzug selten gleich die harte Mahnung. Stattdessen setzen viele Unternehmen auf einen diplomatischeren Weg.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Es ist eine formlose, aber gezielte Aufforderung, eine fällige Rechnung nachträglich zu begleichen. Sie ist in Ton und Aufbau deutlich zurückhaltender als eine Mahnung und verfolgt das Ziel, an die Zahlung zu erinnern, bevor weitere Schritte nötig werden.
Im Unterschied zur Mahnung wird bei der Zahlungserinnerung noch kein rechtlicher Druck aufgebaut. Es handelt sich vielmehr um eine Art freundliche Erinnerung im Sinne von: „Da ist noch etwas offen – können Sie das bitte prüfen?“
Rechtlich gesehen ist eine Zahlungserinnerung in der Schweiz nicht vorgeschrieben, aber gängige Praxis – besonders in kundenorientierten Branchen. Sobald eine Rechnung fällig ist, kann rechtlich auch direkt gemahnt oder betrieben werden, doch viele Gläubiger:innen entscheiden sich bewusst für diesen „softeren“ Zwischenschritt – aus Respekt, Kundenbindung oder schlicht zur Deeskalation.
Wann sollte man eine Zahlungserinnerung verschicken?
Der richtige Zeitpunkt ist eine Gratwanderung. Zu früh – und es wirkt kleinlich. Zu spät – und das Risiko steigt, dass der offene Betrag untergeht oder gar nie beglichen wird.
In der Praxis hat es sich bewährt, eine Zahlungserinnerung 5 bis 10 Tage nach dem Fälligkeitsdatum zu versenden – vorausgesetzt, es ging vorher keine Zahlung oder Rückmeldung ein. Diese Frist signalisiert, dass man aufmerksam ist, ohne sofort Druck zu machen. Man gibt der Kundin oder dem Kunden die Chance, auf das Versäumnis zu reagieren, ohne sich gleich rechtfertigen oder verteidigen zu müssen.
Dabei lohnt es sich auch, den Kontext zu berücksichtigen:
- Bei Stammkundschaft oder langjährigen Geschäftsbeziehungen darf man ruhig etwas grosszügiger sein – manchmal reicht auch ein kurzer Anruf oder eine freundliche E-Mail.
- In Fällen mit höherem Ausfallrisiko, bei Neukunden oder bei grösseren Beträgen, ist eine raschere und dokumentierte Reaktion sinnvoll.
Was oft unterschätzt wird: Die Zahlungserinnerung ist auch ein wichtiges Signal nach innen. Sie zeigt, dass das Unternehmen seine Finanzen im Griff hat und systematisch arbeitet. Gerade für kleinere Betriebe oder Selbstständige ist das kein nebensächlicher Aspekt. Die Liquidität ist wie die Luft zum Atmen.
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