Mahnprozess: So vermeiden Sie Risiken im Mahnprozess
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Internes Kontrollsystem zur Vermeidung von Risiken im Mahnprozess
Ein internes Kontrollsystem befähigt eine Organisation dazu, Unregelmässigkeiten, Fehler und Risiken zu vermeiden oder zu verringern. Deshalb gehört es zum Ziel eines IKS, die Erreichung der Unternehmensziele im Allgemeinen sowie einen ordnungsmässigen Ablauf bestehender Prozesse im Besonderen zu unterstützen. Das IKS besteht aus Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem) und Regelungen zur Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen (internes Überwachungssystem).
Vorgehensweise zur Gestaltung eines IKS
Massgebende Kriterien für die Ausgestaltung eines IKS sind vor allem die strategischen Vorgaben und Geschäftsgrundsätze sowie das Risikoprofil, die Branche und Grösse eines Unternehmens. Von diesen sollen Prozesse zur Identifikation, Messung, Kontrolle und Überwachung von Risiken festgelegt werden. Schlüsselkontrollen sowie die Aufrechterhaltung und Dokumentation der Verantwortlichkeiten, Kompetenzen sowie Informationsflüsse in der Organisationsstruktur gehören ebenfalls dazu.
Während mit dem Begriff Risiko aus einer übergeordneten Perspektive die Abweichung von einer Zielsetzung bezeichnet werden kann, soll ein internes Kontrollsystem gerade zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Für die Risikobeurteilung sowie die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten werden die identifizierten Schlüsselprozesse nach den Prozessrisiken bzgl. Reporting, Compliance und Vermögensschutz eingeschätzt. Im Anschluss daran werden die Kontrollen, die diese Risiken abdecken, gegenübergestellt. Durch die systematische Auflistung und Gegenüberstellung der Schlüsselprozesse, -risiken und -kontrollen mittels einer Risiko-Kontroll-Matrix wird schnell die Vollständigkeit und Wirksamkeit bestehender Kontrollen sowie allfälliger Kontrollschwächen sichtbar. Nach der Implementierung der Kontrollen werden die Kontrollschwächen analysiert, und ein Aktionsplan wird erstellt, um die Kontrolllücken zu schliessen. Abschliessend sollte ein Prozess der kontinuierlichen Überprüfung bzw. Verbesserung des IKS etabliert werden.
Spezifische Anforderungen legt der Schweizer Prüfungsstandard (PS 890) fest, wonach ein IKS
- vorhanden und überprüfbar sein muss, d.h., es ist dokumentiert;
- den Geschäftsrisiken und der Geschäftstätigkeit angepasst sein muss;
- den Mitarbeitenden bekannt sein muss und durch sie angewendet wird,
- auf einem vorhandenen Kontrollbewusstsein basieren muss, welches in der Unternehmung vorherrscht.
Für den Aufbau und die Gestaltung eines IKS wird vielfach das COSO-Framework als Orientierungshilfe herangezogen. Das COSO-Modell wurde erstmals 1992 in einer vereinfachten Fassung vom Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, kurz COSO, veröffentlicht. COSO gliedert den Inhalt und den Aufbau eines IKS in Komponenten, deren Zusammenwirken gewährleisten soll, dass die Ziele des IKS erreicht werden.
Den Komponenten des COSO-IC-Rahmenwerks entspricht der Prozessablauf zur Entwicklung eines IKS. Danach werden die Voraussetzungen, Grundsätze und Richtlinien auf der obersten Führungsebene bis zu den operativen Kontrolltätigkeiten beteiligter Mitarbeitender entwickelt, definiert und festgehalten und schliesslich über einen Überwachungs- und kontinuierlichen Verbesserungsprozess wieder zusammengeführt.
So sind gemäss COSO die folgenden fünf notwendigen Komponenten eines internen Kontrollsystems für den Mahnprozess zu berücksichtigen:
- Kontrollumfeld
- Risikobeurteilung
- Kontrollaktivitäten
- Information & Kommunikation
- Überwachung
Die drei Zielkategorien des COSO-Konzepts zeigen auf, welchen Umfang ein IKS in einer Unternehmung abdecken kann bzw. sollte. So betrifft ein zentrales Ziel die Effektivität und Effizienz der operativen Geschäftstätigkeit einer Organisation, während die beiden anderen Ziele die Verlässlichkeit der Berichterstattung sowie die Gesetzes- und Normenkonformität (Compliance) betreffen.
Jetzt weiterlesen mit 
- Unlimitierter Zugriff auf über 1100 Arbeitshilfen
- Alle kostenpflichtigen Beiträge auf weka.ch frei
- Täglich aktualisiert
- Wöchentlich neue Beiträge und Arbeitshilfen
- Exklusive Spezialangebote
- Seminargutscheine
- Einladungen für Live-Webinare
