Effektives Debitorenmanagement: Fundament für die Liquiditätsplanung
Isabelle Weber
Isabelle Weber ist CEO und Founder von Weber CFO Consulting GmbH und im Bereich Digital CFO as a Service tätig. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in diversen Finanzbereichen mit den Schwerpunkten Implementation von Finanzinstrumenten und Modernisierung der Finanzstrukturen und -prozesse.
Passende Arbeitshilfen
Idealerweise ist das Debitorenmanagement in der Buchhaltung angesiedelt. Rechnungsausstände werden in Absprache mit der Verkaufsabteilung angemahnt.
Die Voraussetzung: Eine gute Basis schaffen
Damit die Debitoren gut bewirtschaftet werden können, benötigt man eine solide Basis.
Rechnungen sollten regelmässig und vor allem zeitnah gestellt werden.
Wird die Rechnungsstellung gebündelt und lediglich ein- oder zweimal pro Monat vorgenommen, gehen die Tage zwischen Rechnungsstellung und eigentlichem Rechnungsdatum verloren, und das Geld trifft verspätet ein.
Um die Buchhaltung dabei sauber zu halten, sollte ein Nebenbuch geführt werden, aus dem jederzeit die aktuellen Ausstände jedes einzelnen Kunden hervorgehen. Auch die Fälligkeit beziehungsweise die Überfälligkeit sollte daraus abgelesen werden können.
Die Zahlungskonditionen optimieren
Nicht nur die Debitoren-Zahlungskonditionen, sondern auch die Kreditoren-Zahlungskonditionen sind wichtig, denn die Debitoren finanzieren die Kreditoren. Dazu möchte ich ein Beispiel nennen: Firma X kauft Handelsprodukte oder Material beim Lieferanten ein, um ein Fertigfabrikat zu erstellen. Die entsprechende Rechnung muss mit einer Zahlungsfrist von zehn Tagen bezahlt werden. Gewährt nun Firma X wiederum ihren Kunden eine Zahlungsfrist von 45 Tagen, dauert es unter Umständen lange, bis sie das Geld erhalten, um z.B. die Lieferantenrechnung zu bezahlen. Bei einem monatlich gleichbleibenden Geschäft ist das weniger problematisch. Jedoch bei einem stark schwankenden saisonalen Geschäft kann dieser Einfluss beträchtlich sein, sodass eine grössere finanzielle Reserve benötigt wird.
Vorteile eines strikten Mahnprozesses
Ein strikter Mahnprozess lässt Sie nach aussen professioneller auftreten. Stellen Sie sich vor, sie erhalten eine Rechnung über eine Dienstleistung oder ein Produkt mit einem Monat Verzögerung und bekommen dann nach vier Monaten Überfälligkeit die erste Mahnung. Diese Handhabung animiert mich als Schuldner überhaupt nicht zur Zahlung, denn das Debitorenmanagement wird ja salopp gehalten. Hingegen erhalte ich die Rechnung direkt nach der Ausführung der Lieferung oder Leistung und ein paar wenige Tage nach der Fälligkeit die erste Mahnung, nehme ich diese Schuld viel eher ernst und bezahle umgebend meine Rechnung, da ich davon ausgehe, dass mir ansonsten auch zeitnah die zweite Mahnung zugestellt wird.
Beispiel: Je nach Kapazität und Höhe der Debitorenausstände rate ich dazu, die Kunden mit überfälligen Rechnungen anzumahnen. Ich empfehle, alle überfälligen Rechnungen mit einer ersten Mahnung zu belegen. In den meisten Fällen versendet man im regulären Mahnprozess bis zu drei Mahnungen, bevor man die notwendigen rechtliche Schritte einleitet. Die erste Mahnung kann entweder direkt oder in Absprache mit der Verkaufsabteilung versendet werden. Bei allen weiteren Mahnschreiben empfehle ich, dass der verantwortliche Verkäufer vor der Versendung des Dokuments kontaktiert wird und seine Zustimmung gibt.
Einfache Lösung – Automatisierung im Mahnprozess
Heutzutage finden sich viele Software-Tools für einen automatisierten Mahnprozess. Ist eine Rechnung überfällig, so versendet das System automatisch die erste, zweite und dritte Mahnung. Die Fristen, an welchem überfälligen Tag die Mahnung versendet wird, können dabei individuell eingestellt werden.
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Leider manchmal notwendig – die rechtlichen Schritte
Rechtliche Schritte, namentlich das Einleiten einer Betreibung, kann im Grunde genommen gegen jede Person ohne vorherige Ereignisse vorgenommen werden. Was man sich bewusst machen sollte, ist, dass diese rechtlichen Schritte eine kostspielige Angelegenheit sein können und man als Gläubiger im Voraus für diese Kosten aufkommen muss. Deshalb sollten die rechtlichen Schritte immer gut überlegt sein. Zudem kann man Kunden damit sehr verärgern, vor allem wenn die Betreibung nicht gerechtfertigt ist.
Praxistipp: Es ist ratsam, dass man vor jeglichen rechtlichen Schritten das Gespräch mit dem Kunden sucht.
Erkennt der Schuldner seine Schuld an, verfügt aber nicht über die notwendige Liquidität, um die Rechnung zu begleichen, sollte man eine Ratenzahlungsvereinbarung in Betracht ziehen. Dadurch werden die Ausstände zwar sehr verzögert beglichen, dies erspart aber viel Aufwand und oft damit verbundenen Ärger. Zudem ist eine Betreibung kein Garant, dass der Schuldner dadurch auch wirklich seine Ausstände begleicht. Die Chance, dass wir die offene Rechnung abschreiben müssen, besteht durchaus.
Nimmt man rechtliche Schritte gegen einen Kunden vor, so ist es ratsam, dass man den Kunden zuvor schriftlich angemahnt hat und dies auch beweisen kann. Als Gläubiger muss man sein Anrecht auf den ausstehenden Betrag beweisen können, wenn es zu einem Rechtsfall kommt.
Betrifft der Ausstand Gläubiger aus einem anderen Land, so sollten die lokalen rechtlichen Grundlagen geprüft werden.
Das Debitorenmanagement in der Liquiditätsplanung
Wie oben bereits erwähnt, tangiert das Debitorenmanagement auch die Liquiditätsplanung. Die eingehenden Zahlungen der Kunden sind Teil einer Liquiditätsplanung. Geplant werden Zahlungseingänge anhand der Verkäufe bzw. des Ertrags. Dabei sind die Zahlungskonditionen zu berücksichtigen, denn sie haben Einfluss auf den zeitlichen Zahlungseingang der Buchung. Die Herausforderung dabei ist, die Zahlungsmoral der Kunden abzubilden. Ich schlage dazu vor, dass man analysiert, in welcher Frist die Debitoren durchschnittlich ihre Rechnungen bezahlen. Dies kann dann in der Liquiditätsplanung prozentual berücksichtigt werden.
Beispiel: Stelle ich fest, dass 80% meiner Kundenrechnungen fristgerecht bezahlt werden, so berücksichtige ich den gebuchten Ertrag unter der Berücksichtigung der Zahlungskonditionen zu 80% in dem entsprechenden Monat. Die anderen 20% werden im Folgemonat berücksichtigt. So kann man die Zahlungseingänge von Kunden möglichst akkurat in der Liquiditätsplanung abbilden.
Abschreibung von Debitorenausständen
Der wohl letzte Schritt im Mahnprozess ist das Ausbuchen von Debitorenausständen. Hat man die Kenntnis darüber, dass ein Kunde seiner Zahlungsverpflichtung nicht nachkommen kann, muss der offene Betrag über den Debitorenverlust endgültig ausgebucht werden.
Zum Jahresende sollten die Debitorenausstände, die älter als drei Monate sind, angeschaut und ein entsprechender «Pro-rata-Betrag» abgegrenzt werden.
Effektives Debitorenmanagement - Ein Fazit
Das Debitorenmanagement ist nicht zu unterschätzen, da es in den meisten Fällen die Hauptquelle ist, welche die Ausgaben des Geschäfts finanziert. Daher lohnt es sich, es professionell aufzubauen und mit den entsprechenden Ressourcen zu besetzen. Die meisten Buchhaltungssysteme bieten heutzutage diverse Automatisierungshilfen, die es ermöglichen, das Debitorenmanagement zügig abzuwickeln. Ausserdem setzt ein effektives Debitorenmanagement die Firma in ein professionelles Licht.
Arbeitet man tagtäglich in den eigenen Prozessstrukturen, ist es oft schwierig, das Optimierungspotenzial zu erkennen. Es lohnt sich, die Finanzprozesse von einem Experten aus neutraler Sicht überprüfen und optimieren zu lassen.
