Controllingaufgaben: So organisieren Sie die verschiedenen Arbeiten

Zuordnung von Aufgaben

Die effektive Wahrnehmung von Controllingaufgaben hängt nicht nur von der klaren Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten ab, sondern auch davon, ob sich die entsprechenden Mitarbeiter sachlich und zeitlich richtig zuarbeiten. Auf die Aufgabenzuteilung wurde bei der Behandlung der Strukturorganisation des Controllerdienstes eingegangen und das sachlich richtige Zuarbeiten ergibt sich durch Ableitung aus den einzusetzenden Instrumenten des Controllerdienstes.

Damit bleibt die Aufgabe, die zeitliche Abfolge der einzelnen Controllerarbeiten zu untersuchen und Hilfsmittel der Ablauforganisation im Controllerdienst aufzuführen.

Controlling-Handbuch mit allen Controllingaufgaben

Als wichtigstes Hilfsmittel erachten wir ein unternehmensspezifisches Controller- und Controlling- Handbuch. In dieses Handbuch gehören unter anderem:

• Beschreibung aller Rechnungsweseninstrumente
• Beschreibung der Planungsstrukturen im Einzelnen (für strategische und operative Planung)
• Darstellung der Soll-Ist-Vergleichs-Auswertungen und der Bedeutung der darin enthaltenen Zahlen und Leistungen.

Alle aufgeführten Darstellungen sollten jeweils um die für die einzelnen Arbeiten geltenden Musterformulare (oder Bildschirmlayouts) ergänzt werden.

• Fachwörterbuch, in dem alle Begriffe zu Rechnungswesen, Planung, Steuerung und, sofern nicht in einem Führungshandbuch enthalten, zur Unternehmenspolitik definiert und erläutert werden (als Vorlage kann das Controller-Wörterbuch der IGC International Group of Controlling dienen).
• Grafische und textmässige Beschreibung der Abläufe, die bei Planeingaben zu beachten sind. Dies betrifft insbesondere die Eingabe von:
  • Investitionsanträgen
  • Planabsatz, -umsatz und Preisen (für operative Planung und ev. für dispositive Anpassungen)
  • Plankostenbetreffnissen und Planbeschäftigungen
  • Personalanforderungen
  • neuen Projekten (F&E, Anwendungstechnik, Verbesserungen)
  • Musterfunktions- oder Stellenbeschreibungen für zentrale und dezentrale Controller
  • Funktionsdiagramme für diejenigen Aufgaben, welche die Controller gemeinsam mit anderen Führungskräften zu lösen haben
  • Darstellung der Strukturorganisation des Controllerdienstes.

Diese Aufzählung kann nicht vollständig sein, da sie im jeweiligen Unternehmen auf die entsprechenden Gegebenheiten auszurichten ist. In grösseren Unternehmen wird es sich auch empfehlen, sowohl ein Controlling-Handbuch für Führungskräfte (mit Formularen, Begriffen und Abläufen) als auch ein Controller-Handbuch (Systeme und Organisation zusätzlich) zu führen und zu aktualisieren.

Jahreskalender mit Controllingaufgaben

Bezüglich der zeitlichen Abfolge der Controllerarbeiten scheint sich in Unternehmen, die auch ihre strategische Planung ausgebaut haben, ein gut strukturierter Jahreskalender auszubilden.

Die folgende Arbeitshilfe gibt Ihnen einen Überblick, wie ein derartiger Jahreskalender für Controller-Arbeiten aufgebaut sein kann. Es ist jedoch zu beachten, dass dieser Kalender speziell an das jeweilige Unternehmen anzupassen ist, da einzelne Aufgaben (Zeilen) eventuell noch in Unteraufgaben zu gliedern sind (Umfang der Aufgabe), und da der Zeitaufwand für die Erledigung der Aufgaben (Spalten) unterschiedlich hoch sein kann. Sollen gleichzeitig auch noch die Abhängigkeiten zwischen datenmässigen Inputs und den Datenaustausch zwischen dezentralem und zentralem Controllerdienst dargestellt werden, kann die hier gewählte Form des Balkendiagramms nicht mehr genügen. In solchen Fällen empfiehlt sich der Einsatz der Netzplantechnik.