Jahresplanung: Für den Unternehmer
Dr. iur. Bernhard Madörin
Dr. iur. Bernhard Madörin ist in Basel geboren und aufgewachsen. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Gymnasiums studierte er Rechtswissenschaften an der Universität Basel und beendete sein Studium mit der Dissertation im Steuerrecht. Erste Berufserfahrungen im Treuhandbereich sammelte er in den Jahren 1983 bis 1998 als Mitarbeiter und späterer Partner im Treuhandbüro seines Vaters, wodurch er sich in der Branche etablierte. Mit der Gründung seines eigenen Treuhandbüro «Treuhand Dr. iur. Bernhard Madörin» im Jahre 1998 machte er sich selbstständig. Seit 2000 ist Dr. iur. Madörin nun Partner und langjähriges Mitglied des Verwaltungsrates der artax Fide Consult AG. Neben seiner Tätigkeit als Geschäftsführer hat er als Steuer- und Treuhandexperte die Gesamtverantwortung für die Bereiche Steuern, Recht und Unternehmungsberatung inne und kann heute auf rund 30 Jahre Berufserfahrung als Treuhänder und selbständiger Unternehmer zurückblicken. Um das Angebot im Bereich einer umfassenden Finanzberatung abzurunden, hat Herr Dr. iur. Madörin die Ausbildung zum Versicherungsvermittler VBV erfolgreich abgeschlossen und sich über ein Partnerunternehmen im Vermittlerregister der FINMA eintragen lassen.
Januar
Der erste Monat gehört den Mitarbeitern. Wurden alle Mitarbeitergespräche geführt? Gibt es daraus als Arbeitgeber Aufgaben, die noch zu erledigen sind? Sind die neuen Saläre definiert und gepflegt? Erfolgte die Meldung an die Sozialversicherungseinrichtungen? Sind die Lohnausweise erstellt? Liegt eine Jahresplanung für Ferien und Abwesenheiten vor? Besteht Personalbedarf? Haben alle Mitarbeiter eine Liste über Feiertage, «Brücken» und Betriebsferien? Neben den Personalfragen sollte die Jahresplanung der Verwaltungsratssitzungen erstellt sein.
Tipp: Beginnen Sie mit einer groben Jahresplanung!
Februar
Die Januarzahlen sollten vorliegen und der Vergleich mit dem Budget führt zu einer ersten Beurteilung über die inhaltliche Konsistenz der Planzahlen. Der Rohabschluss des vergangenen Jahres sollte auch bei KMU’s spätestens jetzt bei der Jahresplanung vorliegen. Besteht Anpassungsbedarf an das Budget? Ist die Ertragslage des Unternehmens mindestens so befriedigend, dass der Betrieb weiter geführt werden kann? Besteht Anpassungsbedarf in der Unternehmensausrichtung?
März
Für die meisten KMU’s ist dies der Monat des finalen Geschäftsabschlusses. Dabei ist sorgfältig zwischen einem guten wirtschaftlichem Ergebnis und einem optimalen steuerlichen Ergebnis zu wählen. Die meisten KMU’s haben einen Geschäftsabschluss, der für Steuern massgebend ist und als Betriebsergebnis zählt. Das hat den Nachteil, dass Steueroptimierungen die Ertragskraft schwächen und so zum Beispiel den Bankkredit negativ beeinflussen können. Ab einer gewissen Betriebsgrösse von 10 – 20 Mitarbeitern, je nach Ertragskraft, kann eine duale Rechnungslegung gewählt werden, Steuerabschluss und betriebswirtschaftlicher Abschluss. Spätestens jetzt sollte die erste Verwaltungsratssitzung erfolgen und die Generalversammlung vorbereitet werden. Ist die Zusammensetzung des Verwaltungsrates ausgewogen. Bedarf es frischen Blutes?
April
Zeit für die Generalversammlung. Jahresbericht, Abnahme der Jahresrechnung, Décharge, Wahlen, etc. Je besser vorbereitet, je einfacher. Am Entlastungsbeschluss dürfen nach Gesetz Personen, die an der Geschäftsführung mitgewirkt haben, nicht abstimmen. Manchmal führt dies zur Unmöglichkeit der Abstimmung. Ich empfehle trotzdem eine Abstimmung, wenn auch eine gesetzeswidrige. Der Vorteil liegt darin, dass der Beschluss zwar anfechtbar, aber nicht nichtig ist. Wird er nicht angefochten, wird er rechtskräftig, was zur Rechtssicherheit beiträgt. Sind Minderheitsaktionäre vorhanden, kann auch freiwillig ein Vergütungsbericht vorgelegt werden und zur Abstimmung gebracht werden. Dies hat den Nachteil, dass eine gewisse Transparenz zu Tage kommt. Es hat den Vorteil, dass Anfechtungen über die Höhe der Bezüge nach Ablauf der GV-Anfechtungsfrist von zwei Monaten kaum mehr möglich sind. Denken Sie daran: Ein Minderheitsaktionär kann eine Strafanzeige wegen der Entschädigung der Bezüge der Geschäftsleitung machen und mancher Staatsanwalt hat Lust, einen solchen Fall an Hand zu nehmen.
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Mai
In diesem Monat ist der Focus auf langfristige Verträge mit halbjährlicher Kündigungsfrist, somit Ende nächsten Monat. Sind alle Mietverträge OK? Existiert eine Vertragsübersicht über die Verträge, oder zumindest die wichtigsten? Sollen die Personalversicherungsverträge weiter geführt werden (BVG, UVG, KVG, etc.).
Juni
Spätester Termin für die GV, falls diese noch nicht durchgeführt worden ist. Für jüngere Mitarbeiter, die sich positiv entwickeln, kann eine Lohnerhöhung per 01.07. überlegt werden. Umstrukturierungen sind bis Juni möglich, da diese in der Regel maximal 6 Monate nach dem letzten Geschäftsabschluss durchgeführt werden können.
Juli
Spätestens jetzt sollte der KMU-Inhaber das erste Mal Ferien machen. Eine meiner Devisen ist: «Es gibt auch ein Leben vor dem Tode». Ohne Erholung zerrt man an der Substanz der Lebensenergie. Erholung ist wichtig, damit man in Zeiten von Krisen oder Stress Energiereserven hat. Und, sofern man verheiratet ist, gehört dies zu einem ausgewogenen Familienleben. Der Bedarf an Erholung ist nicht zu unterschätzen. Die Zunahme der Burnouts, der Schlafprobleme und die der gesundheitlichen Implikationen findet oft Ihre Ursache in mangelnder Erholung und Ruhe.
August
Hier ist die Analyse der Halbjahreszahlen gefragt. Umsatz und Erfolg erstes Semester, Vergleich zu Budget und Vorjahr. Liegen wir auf Kurs? Haben wir genügend Reserven für Problemzeiten. Wie ist die Liquidität nach dem Sommer?
September
Gesundheitscheck. Als verantwortungsbewusster Arbeitgeber sind regelmässige Routinekontrollen und Vorsorgeuntersuchungen ein Muss. Ausgewogene Ernährung und angemessene Bewegung sind angesagt. Wer aber einen anspruchsvollen Beruf hat und 50 – 60 Stunden pro Woche auf hohen Touren dreht, muss nicht das Gefühl haben, nach einem anstrengenden Arbeitstag seinem Körper ein Wohlgefallen zu erbringen, wenn man noch eine Stunde Leistungssport betreibt. Das gleiche gilt für das Wochenende. Nach einer anspruchsvollen Arbeitswoche sich am Samstag oder Sonntag mit einem 2 stündigen Dauerlauf mit Keuchen und Schwitzen zu belasten ist Unfug. Sportliche Belastung ist dann sinnvoll, wenn dem Körper genug Ruhe zur Erholung bleibt, körperlich und mental. Permanenter Medienkonsum nach der Arbeit bis zum Einschlafen erlaubt auch nicht eine Ruhephase. Sich hinsetzen, ein Buch lesen, Musik hören, etwas Schreiben, oder einfach nur Nichtstun und ein wenig nachdenken, das gehört auch dazu.
Oktober
Nicht alles verplanen. Zeitreserve und Zeitspannen ohne volle Agenda erlauben auch Unvorhergesehenes verantwortungsbewusst zu erledigen.
November
Zeit für das Budget. Auch für kleinere Betriebe. Das kann für das erste Mal auch was ganz einfaches sein. Es geht zu Beginn mehr darum zu überlegen, wohin die Reise gehen soll. Wachstum, Konsolidierung, Rückgang? Erst mit der Übung kann man sich der Aufgabe der Plangenauigkeit stellen.
Dezember
Die Mitarbeitergespräche stehen an. Diese sollten einen weiten Rahmen haben. Es hat keinen Sinn, wenn Sie einem Mitarbeiter sagen, er hätte im Mai vor 8 Monaten einen Fehler gemacht. Die Resultate der Arbeit sind immer zeitnah zu würdigen. Die Jahresendgespräche dienen der Zukunftsplanung des Mitarbeiters und damit mittelbar dem Unternehmen.
