IT-Budgetierung: So gelingt die IT-Planung und IT-Budgetierung

Planung & Unternehmenssteuerung

Das Controlling-Cockpit für die erfolgreiche Planung und Steuerung.

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Grundlage für die IT-Planung und IT-Budgetierung ist die strategische Ausrichtung der Informationstechnik und Telekommunikation. Es geht nicht nur um die strategische Ausrichtung der IT-Produkte und der IT-Plattformen, sondern auch um die ganzheitliche IT-Architektur, nach der sich der IT-Bebauungsplan richtet sowie die Wahl der Entwicklungs- und der Betriebsumgebung. Denn wir wollen die Anforderungen unserer IT-Kunden erfüllen! Instrumente hierfür sind die Portfolios der IT-Produkte und IT-Kunden. Auch der IT-Markt in seinen Fassetten prägt das Portfolio ebenso wie die Anforderungen unserer Kunden, der Wettbewerb und die technischen Optionen. Halten wir die langfristige Ausrichtung fest in Form der schriftlich formulierten strategischen Planung! Mittelfristplanung und das mittelfristige IT-Budget sollen sich zeitlich eng mit der operativen IT-Budgetierung verbinden, da eins auf dem anderen aufbaut.

Ohne Ziele hilft die beste Technik nichts

Ziele haben Vorrang!

Wenn wir von Budgetierung sprechen, hören wir oft von Problemen in der Versorgung durch Informationsverarbeitung und von mangelnder Verfügbarkeit der beteiligten Kolleginnen und Kollegen. Wir diskutieren diese Dinge oft zu sehr von der Technik her, setzen den Fokus auf die Funktion bestimmter Excel-Makros, die Verknüpfung mit Datenbanken und fragen nach komplexer Standard-Software. Wichtiger ist jedoch, sich mit den originären Zielen dieser Aufgabe zuzuwenden! Ziel ist, das Unternehmen zu steuern nach vorgegebenen oder erarbeiteten Zielen, nach denen sich alle unsere Aktivitäten ausrichten. Wir müssen uns dabei über eine Vielzahl von Zielen verständigen, die häufig miteinander konkurrieren: z.B. Erhöhung der Verfügbarkeit der Kernsysteme bei gleichzeitiger Verbesserung des Service-Levels sowie Abschluss der sechs wichtigsten Entwicklungsprojekte bei Reduzierung des Einsatzes Externer usw.

Abb. 1: Vorgehensmodell

Was wir benötigen, ist das Einsammeln der Ziele und eine Ordnung des Vorgehens, um diese komplexe Planungs- und Budgetierungslandschaft beherrschbar zu machen. Ein einfaches Vorgehensmodell (Abb. 1) lässt sich nutzen, das einige relevante und kritische Eckpunkte und Fragen nennt. Zu Beginn des Projektes sollten wir uns auf die Beantwortung dieser Fragen konzentrieren. Damit gestalten wir den Planungsprozess. Fragen der technischen Unterstützung stehen hier an letzter Stelle, denn sie sind erst dann relevant, wenn die Stufen vorher beantwortet und allen Beteiligten transparent sind! Einige Punkte sollen hervorgehoben werden:

Aufgaben

Es geht nicht primär darum, Kosten zu planen: Es sind Ziele (!) zu planen und daraus Aufgaben abzuleiten. Was sind das für Aufgaben, um welche Handlungsfelder geht es?

• Produktportfolio: Welche IT-Produkte bieten wir an? Welche IT-Produkte ändern wir, entwickeln wir neu, bei welchen betreiben wir nur Mindestwartung?

• Entwicklungs-/Betriebsplattformen: Wo entwickeln wir und ggf. mit wem oder von wem lassen wir entwickeln. Wie sehen die Betriebsplattformen aus?

• Welche Projekte müssen/wollen wir durchführen, um unser Bestehen zu sichern?

• Welche Kunden wollen wir neu gewinnen, welche halten und von welchen uns trennen?

• Was können wir gegen unsere stärksten Wettbewerber tun?

• Welche Umsatzerlöse/Verrechnungsumsätze benötigen wir, um unseren Kostenblock IT zu decken?

• Was ist mit unserer Aufbauorganisation, was mit unserem Personalkonzept, was mit Externen?