IT-Budgetierung: So gelingt die IT-Planung und IT-Budgetierung
Budgetierung ist komplex, nicht kompliziert
Wir sprechen zumeist von Budget/IT-Budget. Das aber ist nicht die primäre Zielsetzung unseres Handels, vielmehr wollen wir den Plan schaffen, der aussagt, was wir im Planjahr erreichen wollen und was nicht. D.h. in welche Richtung wir uns engagieren wollen und wohin wir steuern.
Wir haben eine Reihe von Regel- und Daueraufgaben, die fest geplant sind und Maschinen- und Personaleinsatz bedingen – und wir haben temporäre Aufgaben. Damit wir messen können, inwieweit wir die Ziele des Plans erreichen und um Steuerungsbedarf zu erkennen, bedarf es einer Messlatte, nämlich des Budgets.
| Die Planung | ist der Prozess |
|---|---|
| Der Plan | ist das Ergebnis des Planungsvorganges |
| Das Budget | ist die Zusammenfassung des Planes in Mengen- und Geldeinheiten |
| (Der Zeithorizont | ist ein Geschäftsjahr) |
Grundlage für die IT-Planung und IT-Budgetierung ist die strategische Ausrichtung der Informationstechnik und Telekommunikation. Es geht nicht nur um die strategische Ausrichtung der IT-Produkte und der IT-Plattformen, sondern auch um die ganzheitliche IT-Architektur, nach der sich der IT-Bebauungsplan richtet sowie die Wahl der Entwicklungs- und der Betriebsumgebung. Denn wir wollen die Anforderungen unserer IT-Kunden erfüllen! Instrumente hierfür sind die Portfolios der IT-Produkte und IT-Kunden. Auch der IT-Markt in seinen Fassetten prägt das Portfolio ebenso wie die Anforderungen unserer Kunden, der Wettbewerb und die technischen Optionen. Halten wir die langfristige Ausrichtung fest in Form der schriftlich formulierten strategischen Planung! Mittelfristplanung und das mittelfristige IT-Budget sollen sich zeitlich eng mit der operativen IT-Budgetierung verbinden, da eins auf dem anderen aufbaut.
Ohne Ziele hilft die beste Technik nichts
Ziele haben Vorrang!
Wenn wir von Budgetierung sprechen, hören wir oft von Problemen in der Versorgung durch Informationsverarbeitung und von mangelnder Verfügbarkeit der beteiligten Kolleginnen und Kollegen. Wir diskutieren diese Dinge oft zu sehr von der Technik her, setzen den Fokus auf die Funktion bestimmter Excel-Makros, die Verknüpfung mit Datenbanken und fragen nach komplexer Standard-Software. Wichtiger ist jedoch, sich mit den originären Zielen dieser Aufgabe zuzuwenden! Ziel ist, das Unternehmen zu steuern nach vorgegebenen oder erarbeiteten Zielen, nach denen sich alle unsere Aktivitäten ausrichten. Wir müssen uns dabei über eine Vielzahl von Zielen verständigen, die häufig miteinander konkurrieren: z.B. Erhöhung der Verfügbarkeit der Kernsysteme bei gleichzeitiger Verbesserung des Service-Levels sowie Abschluss der sechs wichtigsten Entwicklungsprojekte bei Reduzierung des Einsatzes Externer usw.
Das Vorgehensmodell ist in sechs Ebenen gegliedert:
Ziele
An oberster Stelle steht die Frage, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Werte dabei verfolgt werden. Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Überlegungen und definiert die strategische Ausrichtung.
Aufgaben
Aus den Zielen leiten sich spezifische Handlungsfelder ab. Hier wird festgelegt, welche Aufgaben zur Zielerreichung erforderlich sind und welche konkreten Aktivitäten ausgeführt werden müssen.
Beteiligte:
Im nächsten Schritt wird analysiert, welche Personen und Funktionen in den Prozess eingebunden werden sollten. Die Identifikation der richtigen Akteure ist entscheidend, um die Aufgaben erfolgreich umzusetzen.
Rahmenbedingungen:
Anschliessend werden die relevanten Einschränkungen und Bedingungen betrachtet. Dazu gehören zeitliche, umweltbezogene oder organisatorische Faktoren, die den Prozess beeinflussen können.
Prozesse:
Daraufhin wird der Fokus auf die Gestaltung optimaler Abläufe gelegt. Es werden effiziente Prozesse definiert und analysiert, wie diese mit benachbarten Prozessen abgestimmt werden können, um Synergien zu schaffen.
Organisatorische und technische Unterstützung:
Abschliessend wird entschieden, welche Betriebsmittel und technischen Ressourcen genutzt werden sollen, um die Prozesse optimal zu unterstützen. Dies umfasst die Auswahl geeigneter Technologien und organisatorischer Strukturen.
Hinweis: Diese strukturierte Herangehensweise stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte bei der Planung und Umsetzung berücksichtigt werden und ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt wird. Sie dient als Leitfaden für die erfolgreiche Realisierung von Projekten und strategischen Zielen.
Was wir benötigen, ist das Einsammeln der Ziele und eine Ordnung des Vorgehens, um diese komplexe Planungs- und Budgetierungslandschaft beherrschbar zu machen. Ein einfaches Vorgehensmodell (Abb. 1) lässt sich nutzen, das einige relevante und kritische Eckpunkte und Fragen nennt. Zu Beginn des Projektes sollten wir uns auf die Beantwortung dieser Fragen konzentrieren. Damit gestalten wir den Planungsprozess. Fragen der technischen Unterstützung stehen hier an letzter Stelle, denn sie sind erst dann relevant, wenn die Stufen vorher beantwortet und allen Beteiligten transparent sind! Einige Punkte sollen hervorgehoben werden:
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