Kostenrechnung einfach erklärt: Das müssen Sie beachten

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt jedoch, dass dies nicht immer der Fall ist: In einer Verwaltungseinheit wird die Kostenrechnung jährlich durchgeführt, wobei die Ergebnisse von den Rechnungswesen-Mitarbeitenden in die einzelnen Produkte übertragen und anschliessend an das zentrale Rechnungswesen weitergeleitet werden. Dieser Prozess dauert etwa eine Woche, doch obwohl alle Beteiligten von ihrer effizienten Verwaltungsführung überzeugt sind, bleibt unklar, ob die erhobenen Daten tatsächlich zur Steuerung des Unternehmens beitragen.

Darüber hinaus ist die Vorgabe von Standards für eine einheitliche und vergleichbare Kostenrechnung essenziell, insbesondere in grösseren Unternehmen. Einheitliche Regelungen zu Anlagekategorien, Abschreibungsmethoden oder Kalkulationszinssätzen schaffen eine belastbare Basis für valide Analysen. Ebenso wichtig ist die technische Umsetzbarkeit, denn das IT-System muss in der Lage sein, das definierte Kostenrechnungskonzept abzubilden. Dies bedeutet, dass das Konzept der Kostenrechnung im Vorfeld klar definiert werden muss, anstatt es nachträglich an bestehende IT-Lösungen anzupassen.

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt ist die zeitliche Belastung der Mitarbeitenden. Die Implementierung einer Kostenrechnung kann nicht nebenbei erfolgen, sondern erfordert ausreichende personelle Ressourcen, um effektiv umgesetzt zu werden. Dabei ist zu beachten, dass die Kostenrechnung keine exakte Wissenschaft ist. Vielmehr geht es um eine praktikable Lösung mit einem angemessenen Kosten-Nutzen-Verhältnis, auch wenn dies manchmal im Widerspruch zu den Anforderungen der Finanzbuchhaltung stehen kann.

Ein bewährtes Prinzip bei der Einführung einer Kostenrechnung ist die 80:20-Regel. Sie besagt, dass sich die Kostenrechnung auf die wesentlichen Kostenbereiche konzentrieren sollte, die verursachungsgerecht auf Kostenstellen und Produkte verteilt werden können. Beispielsweise fokussieren sich Dienstleistungsunternehmen primär auf die Personalkosten, da diese meist den grössten Anteil der Gesamtkosten ausmachen. Gleichzeitig gilt: Think big, but start small. Eine etappenweise Einführung einer Kostenrechnung ist oft die effektivste Strategie. Es empfiehlt sich, mit einer einfachen Variante zu beginnen und das System anschliessend gemäss den entstehenden Informationsbedürfnissen weiterzuentwickeln.