Effektives Kostenmanagement: Haben Sie Ihre Kosten im Griff?

Steuer- und Finanzratgeber für Unternehmen

Steuertipps. Vorsorge- und Finanzplanung. Kostenoptimierungen.

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Neben den Steuerungsaufgaben gehören zu einem funktionierenden Kostenmanagement-Konzept auch Kostenplanungs- und -kontrollaufgaben. In wirtschaftlich schwierigen bzw. unsicheren Zeiten (wie seit Längerem durch COVID-19 und aktuell durch den Ukraine-Krieg), ist es erforderlich, die veränderten Absatzchancen mit erforderlichen Anpassungen der Produktionskapazitäten in Einklang zu bringen. Heftige Preisanstiege bei Rohstoffen und Transportmitteln, aber auch Beschaffungsengpässe stellen hierbei das Kostenmanagement und eigentlich die gesamte Unternehmenssteuerung auf eine harte Probe. Einen kurzfristigen und reaktiven Schwerpunkt im Kostenmanagement zu setzen, um das Überleben des Unternehmens zu sichern, ist aktuell im Fokus. Nicht ausser Acht zu lassen sind jedoch die gesamtwirtschaftlichen und gesellschaftlichen Entwicklungen – wie Sustainability & ESG sowie der «Green Deal» der EU –, die zu einem nachhaltigen Transformationsprozess ganzer Geschäftsmodelle führen und die strategische Dimension des Kostenmanagements betreffen.

Um konkrete Massnahmen zur Erreichung der erarbeiteten Kostenziele umsetzen zu können, ist zunächst die Ist-Situation in Form einer Kostenanalyse zu erfassen. Dabei geht es darum, einen Überblick über den Kostenzustand des Unternehmens zu erhalten. Gegenstand derartiger Analysen sind das Kostenniveau (absolute Höhe der Kosten), die Kostenstruktur (Anteil der fixen und variablen Kosten) und der Kostenverlauf (Reaktion der Kosten auf Variation eines oder mehrerer Kostentreiber wie z.B. Beschäftigung oder Beschaffungspreise etc.). Ausserdem gilt es, die relevanten Kostentreiber an sich und deren Einfluss auf das Kostenverhalten zu identifizieren.

Umfassende Kostensteuerung

Aufbauend auf den Planvorgaben und den Ergebnissen der Kostenanalyse lassen sich nun konkrete Handlungsbedarfe identifizieren und diese in einer Massnahmenplanung, einer Programmplanung oder in einem permanenten Prozess etablieren. Die Implementierung dieser Massnahmen bedingt üblicherweise mehr oder weniger drastische Veränderungen der bestehenden Organisation, Prozesse, Produkteigenschaften oder sogar des Produktportfolios.

Eine zuverlässige Kostenkontrolle sicherstellen

Um Abweichungen von den Planvorgaben erkennen und rechtzeitig entgegenwirken zu können, sind Kontrollen durchzuführen. Diese können den Charakter von Soll-Ist-Vergleichen haben. Dies bringt jedoch den Nachteil mit sich, dass bei Abweichungen nicht mehr entgegengewirkt werden kann. Deshalb ist es sinnvoll, in kürzeren Abständen sogenannte Planfortschrittskontrollen durchzuführen. Dies ist vor allem für Massnahmen und Projekte üblich. Dabei wird überprüft, ob man mit dem derzeitigen Stand der Entwicklungen die endgültigen Zielvorgaben noch erreichen kann bzw. ob der Weg zum Ziel noch stimmt.

Ausserdem ist es ratsam, in regelmässigen Abständen die Rahmenbedingungen, die zum Zeitpunkt der Planung vorherrschten, auf Gültigkeit zu überprüfen. Den Abweichungen lässt sich durch Massnahmen entgegenwirken, oder die Massnahmen sind an die geänderten Zielvorgaben anzupassen.

Um dem steuernden Charakter des Kostenmanagements zu entsprechen, sind im Rahmen der Kostenanalyse auch Frühwarnindikatoren in die Kostenanalyse und die Planungsvorgänge miteinzubeziehen. Dabei handelt es um Signale, die die zukünftigen Entwicklungen der Rahmenbedingungen anzeigen.