Power BI: Tipps und Tricks für das Controlling

Die WHU – Otto Beisheim School of Management hat 2023 im WHU Controller Panel die Zukunftsthemen des Controllings untersucht. Bei der Frage, welche Themen über die nächsten fünf Jahre den stärksten Bedeutungszuwachs erfahren werden, landeten auf den ersten vier Plätzen: 

• Informationssystem 
• Data Management 
• digitale Kompetenzen 
• Business Analytics 

Das ist nicht wirklich überraschend, denn es hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass Organisationen einer sich ständig verändernden und komplexen Welt gegenüberstehen, mit dem Akronym VUCA bezeichnet (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität). 

Mit Volatilität sind die Unbeständigkeit und die schnellen Veränderungen im Unternehmensumfeld (Märkte, Technologien und Kundenbedürfnisse) gemeint. 

Gleichzeitig stehen Unternehmen vor Unsicherheiten (z. B. geopolitische Ereignisse, Naturkatastrophen oder globale wirtschaftliche Entwicklungen), die schwer vorherzusagen sind. Die Komplexität des Umfelds von Unternehmen erhöht sich. Unternehmen müssen mit vielschichtigen Beziehungen, Technologien, sich änderenden Lieferketten und Prozessen umgehen. Informationen werden mehrdeutig (Ambiguität). Meist gibt es keine klaren Antworten oder eindeutigen Lösungen. 

Das wirkt sich auf die Steuerung von Unternehmen aus: 

• Unternehmen müssen ihre Strategien flexibel gestalten, um auf unerwartete Veränderungen reagieren zu können. Statische Pläne sind nicht mehr ausreichend. 
• Organisationen müssen sich schnell an neue Gegebenheiten anpassen. Dies erfordert eine flexible Organisationsstruktur und schnelle Entscheidungsprozesse. 
• VUCA erhöht das Risiko von Fehlern und Unsicherheiten. Unternehmen müssen Risiken bewusst eingehen und gleichzeitig Mechanismen zur Risikominimierung entwickeln. 
• Um in einer VUCA-Welt erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen innovativ sein. Neue Ideen, Technologien und Geschäftsmodelle sind entscheidend. 
• Führungskräfte müssen sich an die VUCAUmgebung anpassen. Sie müssen flexibel, lernbereit und in der Lage sein, mit Unsicherheiten umzugehen. 

Insgesamt erfordert VUCA eine andere Haltung und eine proaktive Unternehmenssteuerung. Es ist wichtig, sich auf Veränderungen einzustellen und gleichzeitig die Stabilität zu wahren. 

Das kann nur mit einer Kultur des «datadriven decision» geschehen. Dazu bedarf es einer Datenkultur, Datenqualität und Business- Intelligence-Werkzeugen. Eines davon ist Power BI. Wenn über Power BI gesprochen wird, dann ist meist damit Power BI Desktop gemeint, vereinfacht gesagt der Teil der Plattform, mit dem man Dashboards erstellen und Business Intelligence (BI) betreiben kann. Unter Business Intelligence (BI) wird im Allgemeinen ein Prozess verstanden, der Sammlung, Integration, Analyse und Präsentation von Geschäftsdaten beinhaltet, um Organisationen bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Durch den Einsatz von BI-Technologien und -Strategien können Unternehmen grosse Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen sammeln, diese Daten in Informationen umwandeln (Data Storytelling) und so schneller und rationaler Entscheidungen treffen. Ein Teil davon ist Power BI Desktop. 

Power BI ist ein eigenes Tool oder besser gesagt eine Plattform, die nicht Teil von Microsoft Office, folglich auch nicht von Excel ist. Dennoch werden Power-BI-Berichte immer mit Excel-Dashboards verglichen. Der Vergleich «hinkt», wie man so schön sagt, dennoch will ich das in diesem Beitrag ebenfalls mit Blick auf die Erstellung von Dashboards tun.

Power BI Desktop 

Mit Power BI Desktop wird das notwendige Datenmodell erstellt, das heisst, es werden Daten aus verschiedenen internen und externen Quellen wie ERP- und CRM-Systemen, Finanzbuchhaltungsystemen, Datenbanken, Online-Transaktionssystemen u. v. m. in das Modell geladen. Dafür stehen derzeit (März 2024) 116 sogenannte Konnektoren (Schnittstellen) zur Verfügung, mit denen Daten aus verschiedenen Quellen importiert werden können. Diese Konnektoren ermöglichen den Zugriff auf Datenbanken, Cloud-Dienste, Dateien usw. Dabei setzt Power BI Desktop das Feature Power Query ein (siehe Ausgabe 6/2022). Als Anwender kann man folglich seine mit Power Query in Excel gesammelten Erfahrungen nutzen. 

Power Query ermöglicht eine Transformation der Daten, indem sie bereinigt, normalisiert und konsolidiert werden. Dieser Schritt ist entscheidend, da die Qualität der Daten direkt die Gültigkeit der BI-Ergebnisse beeinflusst. Das Ergebnis dieses Teilprozesses sind Tabellen, die dann in einem nächsten Schritt auf einer PowerPoint-ähnlichen Oberfläche (Dashboard) mit sogenannten Visuals (Diagramme oder Tabellen) verdichtet und analysiert werden können. Diese Visuals dienen dazu, komplexe Datensätze in leicht verständliche, visuelle Formate zu transformieren, die Trends, Muster und Einsichten auf einen Blick erkennbar machen. Durch die Interaktivität der Visuals können Nutzer Daten in Echtzeit untersuchen, Filter anwenden und Details auf Abruf untersuchen. Dabei bieten die meisten Visuals auch eine statistische Analyse an. 

In Excel ist man es gewohnt, jeden Teilschritt einer Datenanalyse mittels Funktionen in Tabellen zu berechnen. In Power BI gibt es dafür ein anderes Konzept. Die Daten stehen grundsätzlich in Tabellen zur Verfügung, weitergehende Analysen und Verdichtungen können mittels DAX-Funktionen in sogenannte Measures durchgeführt werden. Diese Measures werden in Power BI Desktop entwickelt und direkt den Visuals zugeordnet. Measures werden nicht physisch im Datenmodell gespeichert. Stattdessen werden sie dynamisch zur Laufzeit berechnet, d.h. die Berechnung erfolgt on-the-fly, wenn Sie Abfragen ausführen oder Berichte anzeigen. Wer bereits in Excel mit Power Pivot und dort mit DAX gearbeitet hat, ist auch hier im Vorteil. 

Ist der Power-BI-Bericht fertig und soll innerhalb der Organisation zur Verfügung gestellt werden, so können Sie ihn im sogenannten Power-BI-Dienst veröffentlichen und mit anderen teilen. Dazu wird allerdings eine Power BI-Pro-Lizenz benötigt. 

Excel- versus Power-BI-Dashboards 

Power BI ist, wie der Name schon sagt, ein Business-Intelligence-Tool, Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm. Während Business Intelligence in Power BI integriert ist, muss das in Excel in der jeweiligen Datei mittels Formeln und Funktionen erst eingerichtet werden. Während Power BI mittels einfach zu bedienender Visuals, Datenschnitten und Crossfiltern recht schnell die Erstellung eines Dashboards und die Datenanalyse ermöglicht, muss dazu in Excel die Datenverdichtung per Power Query erst durchgeführt werden, und die Datenselsketion kann dann ebenfalls mit Datenschnitten und/oder Schaltflächen erfolgen. Im Diagrammbereich ist m.E. Excel derzeit (März 2024), was Formatierungs- und Gestaltungsmöglichkeiten betrifft, immer noch überlegen. Dazu benötigt man in Power BI Kenntnisse in der Programmiersprache R oder kauft nach dem ICBS-Standard gestaltete Visuals. Crossfilter sind in Excel ohne VBA-Programmierung nicht möglich, lassen sich aber über mehrere Steuerfelder in der Funktionalität herstellen. 

Beide Tools nutzen Power Query für den Zugriff auf Datenquellen. Es stehen bei Power Query für Excel deutlich weniger Konnektoren («Schnittstellen») für Datenquellen zur Verfügung. Die klassischen Datenquellen wie TXT, CSV, XLSX sowie die meisten Datenbank-Typen werden allerdings angeboten und sind im Controlling-/ Finance-Umfeld völlig ausreichend. 

Microsoft hat mit Power BI ein Tool geschaffen, mit dem es gelingt, in kurzer Zeit eine beeindruckende, interaktive Präsentation zu erstellen und zu verteilen! Die Interaktion erfolgt durch die bereits erwähnten Cross-Filter. Das heisst, klickt man einen Teil eines Visuals (z. B. Kostenstelle) an, werden alle anderen Visuals ebenfalls auf diese Kostenstelle ausgefiltert. Ausserdem lassen sich sehr leicht und intuitiv Ebenenwechsel (Drill-down) vollziehen. 

Eine manuelle Datenerfassung für Planung, Szenarien & Co. oder Kommentare ist in Power BI nicht möglich. Diese Daten müssten in einer Excel-Datei oder anderweitig erfasst und dem Modell hinzugefügt werden. Power BI bietet ein responsives Design, was es ermöglicht, Berichte und Visualisierungen an verschiedene Bildschirmgrössen und verschiedene Endgeräte anzupassen. Das ist in Excel überhaupt nicht möglich.

Power-BI-Sicherheit 

Power-BI-Berichte können in der Cloud oder auf einem Server (On-Premise) gespeichert und genutzt werden. Falls die Berichte und Dashboards nicht in der Cloud gespeichert werden können, steht dafür der Power BI Report Server (kostenpflichtig) zur Verfügung. Der Power BI Report Server ermöglicht es Ihnen, Power-BI-Berichte und -Dashboards auf Ihrem eigenen Server zu hosten und zu veröffentlichen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie aus Sicherheitsgründen oder aufgrund von Compliance-Anforderungen keine Cloudspeicherung verwenden möchten. 

Um den Power BI Report Server zu verwenden, benötigen Sie eine Power-BI-Premium- Lizenz, eine Power-BI-Pro-Lizenz genügt dafür nicht. Benutzer können auf die Berichte über den Webbrowser oder den Power BI Desktop zugreifen. Sie müssen die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf die Berichte auf dem Server haben. 

Bei Excel hingegen ist der Schutz lediglich auf Dateiebene möglich. Eine Datei kann leicht kopiert oder gelöscht werden. Der Schutz ist hier unzulänglich! 

Power BI ermöglicht über definierte Rollen und Benutzerberechtigungen eine Row-level- Security.¹ Damit können Sie ein Modell erstellen und über dieses Konzept steuern, wer was ansehen darf. Bei Excel-Dashboards müssen Sie dazu Datei-Varianten erstellen und versenden. 

Die Datenverarbeitungskapazität ist in Excel die gleiche, da sowohl Power BI als auch Excel für den ETL-Prozess Power Query nutzen. Hier wäre zu ergänzen, dass ein Power-BISemantikmodell den Vorteil bietet, die Daten zeitgesteuert zu aktualisieren (z. B. täglich nachts 3 Uhr). In Excel können Daten in einer geöffneten Datei nur manuell oder nach einem festgelegten Zeitintervall oder beim Öffnen einer Datei aktualisiert werden. 

Die Power-BI-Plattform 

Die Power-BI-Plattform ist ein Teil des Microsoft Power-BI-Diensts, der eine umfassende Umgebung für Business Intelligence bietet. Dabei sind mit Business Intelligence (BI) die Prozesse, Technologien und Werkzeuge gemeint, die dazu dienen, Daten zu sammeln, zu analysieren und in sinnvolle Informationen umzuwandeln, die Entscheidungen unterstützen. Der Hauptzweck von BI ist es, Organisationen dabei zu helfen, ein besseres Verständnis ihrer eigenen Geschäftsabläufe und Marktdynamiken zu erlangen, um ihre Effizienz, Produktivität und Rentabilität zu steigern. Diese Plattform umfasst mehrere Komponenten und Dienste, die es Benutzern ermöglichen, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, diese Daten zu verarbeiten und zu modellieren, interaktive Berichte und Dashboards zu erstellen und diese innerhalb ihrer Organisation oder mit einem breiteren Publikum zu teilen. Zu den Hauptkomponenten der Power-BI-Plattform gehören: 

Power BI Desktop 

Eine kostenlose Anwendung, die die Hauptumgebung für das Entwerfen von Datenmodellen, Berichten und Dashboards bietet. Power BI Desktop ermöglicht es, Daten zu importieren, zu transformieren, zu modellieren und visuell ansprechende Berichte zu erstellen. 

Power BI Service 

Eine Online-SaaS-(Software as a Service-) Lösung, die das Teilen, Veröffentlichen und Verwalten von Berichten und Dashboards ermöglicht. Über den Power BI Service können Benutzer auf veröffentlichte Berichte zugreifen, Dashboards erstellen, mit Kollegen zusammenarbeiten und Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten treffen. 

Power BI Mobile 

Mobile Apps für iOS, Android und Windows- Geräte, die den Zugriff auf Power-BI-Berichte und Dashboards von unterwegs aus ermöglichen. Mit Power BI Mobile können Benutzer jederzeit und überall Daten einsehen und auf dem Laufenden bleiben. 

Power BI Report Server 

Eine On-Premises-(Nutzungsmodell für Software auf eigenem Server-)Lösung für Unternehmen, die ihre Berichte und BI-Assets intern hosten möchten. Power BI Report Server bietet ähnliche Funktionen wie der Power BI Service, aber innerhalb der Sicherheitsgrenzen einer Organisation. 

Power BI Embedded 

Ein Azure-Dienst, der es Entwicklern ermöglicht, Power-BI-Berichte und -Dashboards in ihre eigenen Anwendungen zu integrieren. Dies ist ideal für Softwareanbieter, die BIFunktionen in ihre Produkte einbetten möchten, ohne eine separate BI-Infrastruktur aufbauen zu müssen.

Das Lizenzmodell für Power BI 

In der Schweiz gibt es verschiedene Power- BI-Lizenzmodelle. Hier sind die wichtigsten Optionen (März 2024): 

• Power BI Desktop: Ein Benutzer kann ein Power-BI-Modell, ein Dahboard erstellen und damit arbeiten. 
• Power BI Pro (CHF 9.– pro Benutzer/Monat): Einzelne Benutzer können mit modernen Self-Service-Analysen Berichte und Dashboards erstellen und veröffentlichen. 
• Power BI Premium (CHF 17.90 pro Benutzer/ Monat): Einzelne Benutzer haben Zugriff auf grössere Modellgrössen, häufigere Aktualisierungen, XMLA-Lese-/Schreibzugriff, Bereitstellungspipelines und andere Funktionen auf Unternehmensebene. Enthält alle Funktionen von Power BI Pro. 
• Microsoft Fabric Power BI Premium (ab CHF 4473.20 pro Monat für P1-SKU): Zugriff Ihrer Organisation auf Microsoft Fabric mit allen Funktionen von Power BI Premium und alle übrigen Microsoft Fabric- Workloads. 

Fazit 

Power BI ist für ein automatisiertes Standard- Reporting mit responsivem Design gut geeignet. Durch die Bereitstellung der Berichte/ Dashboards in einer Cloud stehen sie überall zur Verfügung, WIFI oder VPN-Zugang vorausgesetzt. Den Berichtsempfängern können Berechtigungen zugewiesen werden, welche Informtionen sie abrufen können. Die AUTOR Rainer Pollmann (Dipl.-Kfm.), geschäftsführender Partner von Pollmann & Rühm Training (Augsburg), Mitglied im Internationalen Controller Verein, ist Referent für die WEKA Business Media AG und verfasst regelmässig Fachpublikationen zum Thema Controlling, zuletzt «Warum Kommunikationscontrolling wichtig ist», Controller Magazin 01/2024. Erstellung benötigt allerdings andere Kenntnisse, als sie bisher in der Anwendung von Excel notwendig waren. Allerdings gibt es seit einigen Jahren den Trend zum Aufbau eigener BI-Teams innerhalb des Controllings von grösseren Unternehmen, die solche Modelle und Berichte erstellen. Auch verursacht Power BI in der Organsiation zusätzliche Kosten. Sollte es nur um die Erstellung von Dashboards gehen, dann kann Excel immer noch eine Alternative sein (Newsletter 2022/3). Wenn Self BI ermöglicht werden soll, responsives Design, Sicherheit sowie individualisierte Berichte wichtig sind, dann sollte Power BI gewählt werden. 

Das Aufgabenfeld des Controllers verändert sich seit Jahren und segmentiert sich in verschiedene Bereiche. Vom Biltroller über den Service Experten, den Data Scientist, den BI-Experten bis hin zum Berater des Managements ist alles dabei. Wer angesichts der VUCA-Welt sich selbst in der Nische Business Intelligence positionieren möchte, der baut ggf. tiefergehende Kenntnisse in der Nutzung von Power BI und der diversen Services aus dem Power-BI-Kosmos auf. 

^Fussnoten

^{1 Die Sicherheit auf Zeilenebene (Row-Level Security, RLS) ist ein Sicherheitsmechanismus, der den Zugriff auf Datensätze in einer SQL Server-Tabelle basierend auf dem Autorisierungskontext des aktuellen Benutzers einschränkt. Mit anderen Worten: Die angezeigten Datensätze werden abhängig davon ausgewählt, wer der Benutzer ist und auf welche Datensätze er oder sie Zugriff hat.}