Informationsmanagement: Gestaltung des betrieblichen Berichtswesens

Informationsmanagement - Problemstellung

Das Problem besteht oft darin, die vielfach irgendwo im Unternehmen vorhandenen, aber verstreuten Informationen den Entscheidern zugänglich sowie nutzbar zu machen. Das Fehlen eindeutiger Definitionen einiger Kennzahlen und betriebswirtschaftlicher Sachverhalte führt vermehrt zu Missverständnissen zwischen den Produktionsbereichen und dem Controlling als führungsunterstützendes Organ. Folglich wird oft viel Zeit für administrative und erläuternde Tätigkeiten verschwendet und manche Berichte oder Analysen gleichen Inhalts müssen mehrmals erstellt werden, weil sich nicht alle Adressaten auf dem gleichen Wissensstand befinden. Dementsprechend wird das Reporting noch immer als wesentlicher Aufwandstreiber im Controlling und Rechnungswesen angesehen. Somit erstaunt es wenig, dass eine hohe Erwartung an die Optimierung und Effizienzverbesserung der internen Berichtsprozesse in vielen Unternehmen besteht und entsprechende Projekte nach sich zieht.

Ein gut funktionierendes internes Berichtswesen und eine darauf aufbauende Transparenz des Unternehmensgeschehens fördern das gemeinsame Verständnis des Geschäfts im Kreis der Führungskräfte und generieren somit einen nicht zu unterschätzenden Wettbewerbsvorteil. Allerdings zeigt die CFO-Studie 2019 der Beratung Horvath & Partners, dass die Herausforderungen für die Optimierung des Berichtswesens in der Praxis in fehlenden Ressourcen, unterschiedlichen Anforderungen und fehlenden Standards, in der Dezentralisierung von Organisationen und Strukturen, einer fehlenden Datenintegration und Transparenz über die Aufwandstreiber liegen (Isensee und Hüsler, 2020).

Der vorliegende Beitrag erläutert nach einer Einleitung und Klärung der wichtigsten Begriffe die wesentlichen Arten von betrieblichen Berichten sowie die wesentlichen Gestaltungsfaktoren betrieblicher Berichtssysteme bietet damit eine Grundlage für das Informationsmanagement. 

Zentrale Begriffe

Informationen

Als Informationen versteht man Daten, die eine Person subjektiv wahrnehmen und verwerten kann. Insofern besitzen Informationen für ihre Empfänger einen relevanten Aussagegehalt. Zur Aufbereitung von Daten werden häufig Informationssysteme verwendet, zu denen auch das betriebliche Berichtswesen gezählt wird. Mit Hilfe von Informationen werden die betrieblichen Daten miteinander verknüpft, ausgewertet und den Empfängern durch Informationssysteme zur Verfügung gestellt.

Berichtswesen

Unter dem Begriff internes bzw. betriebliches Berichtswesen (auch Reporting, Informationswesen) versteht man alle Einrichtungen, Regelungen und Personen, Daten, Mittel und Massnahmen eines Unternehmens zur Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen über den Betrieb und seine Umwelt in Form von Berichten. Während das Berichtswesen über die betrieblichen Prozesse, Einrichtungen usw. informiert, umfasst das Informationswesen zusätzlich sämtliche administrative Aufgaben wie Belegarchivierung oder Buchführung. Im Folgenden wird nur das betriebliche Berichtswesen untersucht. Heute ist das Berichtswesen fast ausschließlich im Controlling angesiedelt und gilt als eines der wichtigsten Informationsquellen im Unternehmen.