Berichtswesen: Wichtige Informationsfunktion für Unternehmen
Carin Münzel
Dr. Carin Münzel, geb. 1957, eidg. dipl. Wirtschaftsprüferin, studierte Wirtschaftswissenschaften an der Universität Zürich. Während und nach ihrem Studium war sie bei KPMG als Revisorin tätig, wo sie berufsbegleitend 1992 das Wirtschaftsprüferdiplom erwarb.
Strukturierung des Netzwerkes
Je nach Unternehmensgrösse ist die Struktur unterschiedlich stark ausgebildet, ist der Bedarf an Controllerfunktion unterschiedlich gross. In kleinen Verhältnissen ist die Leistungserbringung auf wenige Linien beschränkt, das Netzwerk ist übersichtlich. Für die Erfassung der wesentlichen Führungskennzahlen genügt eine einfache Terminplanung sowie eine Kompetenzordnung. Die Terminplanung gibt vor, wann was wem zu liefern ist oder umgekehrt, wer was wann wo holt. Die Kompetenzordnung hält fest, wie die erforderlichen Berichte von wem in welcher Form aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden.
Je grösser aber das Unternehmen, je weiter die geografische Verteilung und je vielfältiger die genutzten Ertragspotentiale und entsprechend eingegangenen Risiken, desto umfassender muss die Strukturierung des Netzwerkes und der Terminplanung sein. Die Aufbauorganisation vom Berichtswesen muss auf dem Controller-Handbuch basieren. Die im Handbuch festgehaltenen Zielsetzungen, Definitionen und Aspekte bilden dann das Gerüst der Aufbauorganisation. So lässt sich auch in grossen Verhältnissen gewährleisten, dass
- die Ertragspotentiale und Risiken aller Kernleistungen in der richtigen Art und Weise erfasst werden, ohne sachfremde Massstäbe anzuwenden.
- alle Leistungsstandorte sachgerecht ermittelt und in Relation gestellt werden.
- die richtigen Kennzahlen pro Ertrags- und Risikopotential zeitgerecht in der richtigen Form an der zentralen Stelle zusammengetragen und zu einem Bericht zusammengefügt werden.
- dass ein verständlicher und verlässlicher Bericht zuverlässig und empfängergerecht erstellt und vermittelt wird.
Sollen diese Kriterien des Controlling-Berichtswesen eingehalten werden, muss die organisatorische Struktur vom Berichtswesen entsprechend ausgestaltet sein. Die notwendigen Informationen müssen mit der entsprechenden Autorität eingefordert werden können, ohne jedoch operative Entscheidungsbefugnisse auszuüben. Der Kompetenzordnung kommt also entscheidende Bedeutung zu. Die Basis bilden drei Elemente:
- Die Zielsetzung der Berichterstattung
- Die verfügbaren Mittel
- Die anzuwendenden Verfahren
Die Zielsetzung der Berichterstattung muss, wie in den Definitionen festgehalten, von der Unternehmensführung festgelegt werden. Durch die Ausformulierung der Kompetenzordnung und der Verantwortlichkeiten sowie des Umfangs und des Detaillierungsgrads der Berichterstattung ergibt sich die notwendige Struktur der Aufbauorganisation von dem Berichtswesen.
Der Aufbau vom Berichtswesen orientiert sich in der Praxis an der Aufbauorganisation des Unternehmens. Man unterscheidet nach folgenden Elementen und Organisationsformen:
- Funktional – Organisationsstrukturen nach Verrichtungen wie entwickeln, produzieren, verkaufen etc.
- Objektiv – Spartenstrukturen entweder nach Produktgruppen, Kundengruppen, Regionen, Divisionen etc.
Bei der Wahl der Organisationsstruktur sind auch deren kritische Aspekte und Schnittstellen zu berücksichtigen. Dies trifft auch auf das Berichtswesen zu. Übergänge der Berichterstattung zwischen einer Spartenstruktur zu funktionalen Strukturen wie beispielsweise Produktionseinrichtungen, die gemeinsam von zwei Sparten genutzt werden sind im Aufbau der Berichterstattung gezielt zu berücksichtigen.
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Ablauforganisation von einem Berichtswesen
Nachdem die Grundlagen vom Berichtswesen festgehalten wurden und eine organisatorische Struktur in Form einer Aufbauorganisation besteht, müssen die Abläufe festgehalten werden. Eine Ablauforganisation regelt die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Arbeiten. Dazu sind die involvierten Stellen im Unternehmen sowie die räumlichen, zeitlichen und zielorientierten Aspekte zu berücksichtigen. Diese sollen gewährleisten, dass
- der Informationsfluss zur Speisung der zu erstellenden Berichte funktioniert,
- die Verarbeitung der Informationen und die Erstellung der Berichte erfolgt, sowie
- die Kommunikation der Berichte erwartungsgemäss und verlässlich ausgeführt wird.
Ein wichtiges Element für ein systematisch aufgebautes Berichtswesen ist die Dokumentation der vorgesehenen Abläufe. In diesem Beispiel wird der Controlling-externe Prozess der Datensammlung für die Produktionszahlen des Produktes XY dargestellt. Die gewählte Methode der Darstellung erlaubt die Schnittstelle zum funktionalen Bereich des Verkaufs zu berücksichtigen. Der Produktion wird hier also ein Leistungsbeitrag zuerkannt und auch zugerechnet. Dies geht zurück auf die unternehmensspezifische Definition, dass jedem funktionalen Bereich auch eine Leistungskomponente zugerechnet wird.
Eine weitere Methode der Darstellung der Ablauforganisation von einem Berichtswesen ist die Netzwerktechnik. Unabhängig davon, welche Methode zur Anwendung kommt, muss gewährleistet sein, dass sowohl der Zufluss der Information, deren Verarbeitung, die Lieferung des Resultats aufgezeichnet, auf Vollständigkeit geprüft, also der ganze Ablauf systematisch geregelt wird.
Merksätze für das Berichtswesen
Das Berichtswesen erfüllt im Unternehmen eine wichtige Informationsfunktion. Die Empfänger der Informationen sind Mitarbeiter im Unternehmen. Es lohnt sich, bei der Wahrnehmung der Informationsfunktion einige psychologische Aspekte zu berücksichtigen.
- Information entsteht beim Empfänger: Informationen werden gemäss den festgehaltenen Definitionen für bestimmte Adressaten erstellt. Entscheidend ist jedoch, dass die Berichtsempfänger auch verstehen, was für Aussagen gemacht werden. Im Idealfall sind die Adressaten in die Definition der notwendigen Informationen einzubeziehen. Sollte das notwendige Fachwissen fehlen, kann dieses bei der Gelegenheit aufgebaut werden. So lässt sich auch sicherstellen, dass Missverständnisse gleich von Beginn an vermieden werden.
- Ergebnisse provozieren Rechtfertigung: Die Auswertungen der gesammelten Informationen werden als Resultate in der Berichterstattung festgehalten. Die Interpretation der Resultate erfolgt individuell auf der Basis von Fachwissen und Erfahrung. Diese sind subjektiv unterschiedlich breit und tief. Folglich werden die Analyseergebnisse subjektiv unterschiedlich ausfallen. Es lässt sich feststellen und festhalten, ob Leistungsziele erfüllt wurden. Dies ist mit ein Grund, weshalb Berichte materiell aufgebaut sind und auf Kommentare meist verzichtet wird. Dadurch lässt sich vermeiden, dass das Ergebnis bekämpft wird und der Fokus auf mögliche Verbesserungen und die Weiterentwicklung verloren geht.
- Qualität vor Quantität: Alle möglichen Mengen an Auswertungen zu erstellen, mit Grafiken und Tabellen zu untermalen ist zweifellos ein Leistungsausweis des Controllers. Die Empfänger der Berichte stehen dieser Informationsflut leider häufig etwas verloren gegenüber. Sie sehen sich gezwungen auszuwählen, was für die Entscheidungsfindung und Weiterentwicklung wichtig und richtig ist. Und dies meist unter erheblichen Zeitrestriktionen. Die Zeit, Musse und Liebe zum Detail, die dem Controller für die Analyse zur Verfügung steht, geht der Unternehmensführung beim Studium und der Besprechung der Berichte meist ab. Es ist daher eine der wichtigsten Aufgaben des Controlling, die wesentlichen Informationen auszuwählen, übersichtlich und empfängergerecht darzustellen sowie den Bericht auf die Kerninformationen zu konzentrieren.
- Positive Nachrichten motivieren: Der Ausdruck Abweichungsanalyse hat einen eher negativen Beigeschmack. Damit wird psychologisch eher eine Schwäche, ein Nicht-Erreichen von Zielen abgeleitet. Für ein positives, sachliches Gesprächsklima ist dies nicht förderlich. Soll ein sachliches Diskussionsklima herrschen, ist die psychologische Wirkung von Bezeichnungen in den Berichten zu berücksichtigen.
Der grösste Teil der in Berichten vermittelten Informationen ist in der Regel positiv. Ziele werden erreicht oder übertroffen, strategische Meilensteine erreicht. Dies sollte in den Berichten mit gleichem Gewicht zum Ausdruck kommen wie die Schwächen.
